Formulaire de remboursement de dépenses
Uniformisez la façon dont votre équipe se fait rembourser ses dépenses liées au travail. Ce formulaire gratuit permet aux employés de consigner leurs dépenses et aux gestionnaires de les approuver rapidement, avec un menu déroulant de catégories et un total calculé automatiquement. Conçu pour les PME et les équipes à horaires variables qui veulent un processus simple et répétable.
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Qu’est-ce qu’un formulaire de remboursement de dépenses?
Un formulaire de remboursement de dépenses est un document qu’un employé utilise pour demander le remboursement de frais liés au travail qu’il a payés de sa poche. On y retrouve habituellement la date, une courte description de la dépense, une catégorie et le montant déboursé, ainsi que la période visée et le gestionnaire qui approuve la demande.
La plupart des employeurs exigent un reçu pour dépense ligne et plusieurs formulaires incluent un suivi direct des pièces justificatives. Ce formulaire offre à l’entreprise un registre clair et uniforme de ce qui a été dépensé, pourquoi, et par qui, ce qui facilite le suivi des remboursements.
Quelle est la différence entre un rapport de dépenses et un formulaire de remboursement?
Les deux se recoupent et certaines entreprises utilisent les termes de façon interchangeable. La différence en est une de portée. Une note de frais est généralement un document plus complet qui regroupe plusieurs dépenses d’entreprise sur une période donnée (souvent une semaine ou un mois), les classe par catégorie et sert à des fins comptables et fiscales.
Un formulaire de remboursement est habituellement plus simple : il se concentre sur le remboursement de dépenses précises, souvent avec les reçus joints.
Quelles dépenses sont généralement remboursables?
Les dépenses remboursables sont généralement les frais liés au travail qu’un employé paie de sa poche. Pour les PME et les équipes terrain, les exemples courants incluent le kilométrage pour l’utilisation d’un véhicule personnel, le stationnement, les fournitures ou l’équipement, les uniformes lorsque l’employeur les exige et les repas lors de formations ou d’événements d’entreprise approuvés.
Ce qui est admissible dépend de votre industrie et de votre politique interne de remboursement. Une politique écrite claire qui exige des reçus est le moyen le plus simple d’éviter toute confusion sur ce que l’entreprise rembourse ou non.
Dans quel délai un employeur doit-il rembourser un employé?
Les délais varient selon la province et la politique interne. La plupart des employeurs traitent les remboursements au prochain cycle de paie, soit un délai typique de quelques semaines. Certaines provinces imposent des échéances précises, tandis que d’autres laissent la question à la discrétion de l’employeur.
En pratique, établissez un délai de remboursement clair dans votre manuel d’employé et appliquez-le de façon constante. Ça évite les malentendus et assure aux employés que leurs dépenses seront remboursées rapidement.
Comment simplifier le remboursement des dépenses pour les équipes à horaires variables?
Un formulaire comme celui-ci est un bon point de départ pour uniformiser la façon dont votre équipe soumet ses dépenses. Mais pour les équipes à horaires variables, les fichiers Excel deviennent vite difficiles à gérer, surtout quand les employés travaillent sur plusieurs sites ou en quarts rotatifs.
Un logiciel de gestion des dépenses permet aux employés de soumettre leurs dépenses directement depuis leur téléphone, de joindre la photo du reçu sur le coup, et offre aux gestionnaires un seul endroit pour tout examiner et approuver. Cela réduit la paperasse, accélère les remboursements et garde les dossiers en ordre, même quand votre équipe est répartie entre plusieurs sites. Agendrix intègre la soumission et l’approbation des dépenses dans la même plateforme que votre équipe utilise déjà pour les horaires et le suivi du temps.
