Politique de protection des renseignements personnels

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (la « Politique ») AVANT D’UTILISER LES PRODUITS D’AGENDRIX.

La présente vise la protection des Renseignements personnels (ci-après définis) par AGENDRIX INC., faisant affaire sous le nom AGENDRIX (ci-après « Agendrix » ou « nous »).

Nous portons une attention particulière à la protection de vos Renseignements personnels sur notre site web www.agendrix.com et lorsque vous utilisez nos produits (collectivement la « Plateforme »). Cette politique vise la protection des Renseignements personnels des clients et usagers autorisés d’Agendrix, et a pour objet de vous expliquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels par l’entremise de la Plateforme. Cette politique vise également à se conformer aux lois canadiennes relatives à la protection des Renseignements personnels et, lorsqu’applicable, au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »). La présente politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels concernant nos employés ou nos fournisseurs.

Pour les fins des présentes, on entend par « Renseignement personnel » tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet de l’identifier, tel qu'un nom, un numéro d'identification, un numéro d’assurance sociale, son adresse postale, l’âge, une situation familiale, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

1. Introduction

1. L’utilisation de cette Plateforme est sujette au respect du contrat de service qui nous lie à vous et de la présente Politique. Si vous accédez à notre Plateforme et que vous l’utilisez, vous convenez d’être lié par les modalités et conditions contenues dans ces documents. Si vous n’acceptez pas d’être lié par ces modalités et conditions, veuillez ne pas accéder à notre Plateforme ni en utiliser les fonctions.

2. Consentement

1. Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné à des fins spécifiques et de manière à ce que vous compreniez la nature, les fins et les conséquences de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos Renseignements personnels. En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple).

   Chaque client d’Agendrix, en tant qu’employeur ou commettant, a la responsabilité de s’assurer que les utilisateurs autorisés et employés à qui il demande d’utiliser la Plateforme sont âgés de l’âge minimum requis pour donner un consentement valable en vertu de toute de toute loi et toute réglementation applicable aux fins de la collecte de leurs Renseignements personnels.

   Généralement, Agendrix obtiendra votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels au moment de la collecte des renseignements, sauf lorsqu’autrement requis ou autorisé par la loi.

   Votre consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement, Agendrix pourrait ne pas être en mesure de vous fournir certains services ou certaines fonctionnalités de la Plateforme.

   En utilisant la Plateforme et en communiquant des Renseignements personnels sur la Plateforme, vous consentez à ce que les Renseignements personnels que vous nous transmettez soient utilisés conformément à la présente politique et que certains de vos Renseignements personnels soient accessibles à votre ou vos employeurs via la Plateforme.

3. Collecte de vos Renseignements personnels

1. Nous ne recueillons que les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir notre relation avec vous et pour conclure les transactions que vous réalisez sur notre Plateforme.

   Avant de pouvoir utiliser les produits et services d’Agendrix, vous devez vous inscrire en fournissant notamment votre nom ainsi que les informations de carte de crédit pour ce qui est des clients qui commandent des produits autres que les produits sans frais.

   Certaines autres coordonnées personnelles et d’autres renseignements peuvent être demandés de temps à autre ou colligés dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme.

   Nous collectons également d’autre données et Renseignements personnels vous concernant, notamment si un employeur choisit d’utiliser les Fonctionnalités avancées de la Plateforme.

   Vos données sont aussi partagées avec des traiteurs de données tiers. Pour en savoir plus, consultez : https://www.agendrix.com/fr/traiteurs-de-donnees.

4. Fonctionnalités avancées

1. La Plateforme offre une fonction Photo Punch qui permet d’assurer l’identité de la personne qui entre et sort du travail par le biais d’une technologie de reconnaissance faciale. La Plateforme offre également une fonction de géolocalisation afin de déterminer que vous vous trouvez sur le lieu de travail ou tout autre lieu attendu par l’employeur lorsque vous entrez et sortez du travail.

   Si un employeur choisit d’utiliser la fonctionnalité Photo punch, une photo de votre visage sera prise avec l’appareil sur lequel la Plateforme est utilisée et enregistrée dans la Plateforme notamment afin de valider votre identité lorsque vous entrez et sortez du travail. De plus, vous pourriez vouloir associer une photo à votre profil d’usager en la téléversant sur la Plateforme.

   Si un employeur choisit d’utiliser la fonctionnalité Géolocalisation, votre localisation géographique sera transmise et enregistrée dans la Plateforme au moment où vous entrer et sortez du travail lors du pointage. Vous pouvez désactiver les fonctions de géolocalisation dans les paramètres de l’appareil sur lequel la Plateforme est utilisée si celui-ci le permet.

5. Utilisation de vos Renseignements personnels

1. Nous pouvons utiliser les Renseignements personnels vous concernant aux fins suivantes :

1. Effectuer les transactions requises sur notre Plateforme et pour l’utilisation pour nos produits (notez que nous utilisons un service externe de Stripe afin de vous permettre d’effectuer les paiements, lorsqu’applicable, et que ce service est soumis à ses propres termes et conditions d’utilisation);

2. Assurer le suivi de vos commandes et de vos comptes;

3. Communiquer les renseignements qui sont nécessaires au fonctionnement des produits d’Agendrix (horaires de travail, incluant la planification, les communications, la capture du temps (horodateurs fixes et mobiles), les feuilles de temps (feuilles de présence) ainsi que la répartition/coordination de services sur le terrain et chez la clientèle) et les autres renseignements relatifs à la gestion des présences au travail. Pour plus de clarté, ces renseignements seront communiqués ou accessibles aux employeurs à travers la Plateforme;

4. Les photos prises par la fonctionnalité Photo punch seront utilisées aux fins d’une validation préliminaire de l’identité de la personne entrant ou sortant du travail; dans les cas où la Plateforme ne reconnaît pas les caractéristiques du visage ainsi photographié, une alerte sera donnée à l’employeur. L’employeur pourra accéder à ces photographies à sa discrétion. Les photos de vous qui sont prises lors de l’utilisation de la fonctionnalité Photo punch peuvent également servir à alimenter et à entraîner la technologie de reconnaissance faciale de la Plateforme faciale afin de la rentre plus fiable;

5. En cas d’utilisation de la fonction Géolocalisation, votre position géographique au moment où vous pointez en entrant et en sortant du travail sera transmise à l’employeur, afin de déterminer que vous vous trouvez sur le lieu de travail ou tout autre lieu attendu par l’employeur à ces moments;

6. Comprendre et identifier vos besoins et vos préférences afin de vous offrir des services personnalisés;

7. Sans restreindre la généralité de ce qui précède, nous pouvons accéder aux comptes d’un ou plusieurs utilisateurs pour observer leurs comportements dans l’application, pour les assister (support technique), pour corriger une ou plusieurs données, pour importer des listes d’employés, pour importer une liste de ressources qui nous a été transmise par courriel ou autre par un représentant de nos clients, pour faire des horaires, ou pour créer des messages, commentaires ou notes dans les différents modules de nos produits. Nous posons ces gestes notamment pour faire des recommandations aux utilisateurs quant à leur utilisation des produits d’Agendrix; et

8. Enfin, même après que vous cessiez d’être un utilisateur autorisé d’un quelconque client, nous pourrons vous envoyer des avis par courriel, par SMS et/ou par Facebook aux adresses que vous nous fournissez, (i) dans le cadre du fonctionnement de nos produits, (ii) pour vous informer des changements dans les fonctions des produits d’Agendrix et (iii) pour vous informer d’offres promotionnelles. Notez que vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à cet égard en suivant la procédure décrite au point Retrait du consentement ci-dessous.

2. Vos Renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles énumérées ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement ou si la loi l’exige ou l’autorise.

6. Communication de vos Renseignements personnels

1. Les clients d’Agendrix utilisent les produits d’Agendrix aux fins de gérer les horaires de travail et la présence au travail de leurs employés, bénévoles, représentants, consultants, agents, mandataires et autres tiers qui agissent pour leur bénéfice ou en leur nom. À cet égard, un client d’Agendrix a plein accès aux Renseignements personnels de tous ses utilisateurs autorisés qui sont saisis dans les produits d’Agendrix. Chaque client d’Agendrix, en tant qu’employeur ou commettant, a seul la responsabilité du respect de la confidentialité et de la vie privée des utilisateurs autorisés, et de l’application de toute loi et toute réglementation régissant les relations de travail entre le client d’Agendrix et les utilisateurs.

   Sauf dans les cas et sous réserve des conditions décrites aux présentes, la communication de vos Renseignements personnels à un tiers requiert votre consentement. Nous pouvons toutefois, sans votre consentement, communiquer vos Renseignements personnels lorsque la loi l’autorise ou l’exige. Chaque fois que nous devrons divulguer des Renseignements personnels vous concernant, nous nous efforcerons de ne pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est requis dans les circonstances.

   Veuillez noter que si une tierce partie à qui nous transmettons des Renseignements personnels vous concernant opère dans une juridiction étrangère, la législation locale est susceptible de permettre à des tiers d’avoir autrement accès à vos Renseignements personnels sans votre consentement.

7. Renseignements sensibles

1. En règle générale, les produits d’Agendrix ne doivent pas être utilisés pour colliger de l’information sensible, comme de l’information médicale, de l’information financière personnelle, des numéros d’assurance sociale ou des informations concernant des condamnations criminelles ou pénales. Toutefois, il arrive que des usagers colligent et échangent de l’information sensible à l’aide des produits d’Agendrix. Notamment, vous pourriez être appelés à y laisser des renseignements sur les raisons médicales ou personnelles de vos absences au travail. L’obligation de respecter toute loi applicable aux renseignements médicaux et autres renseignements sensibles (y incluant, lorsqu’applicable, la Health Insurance Portability and Accountability Act pour les États-Unis) relève exclusivement de votre employeur ou commettant. En cas de doute sur la légalité de l’information sensible demandée, vous devez vous référer à votre employeur ou commettant et aux lois applicables à l’endroit où vous travaillez.

8. Conservation de vos Renseignements personnels

1. Nous conservons les Renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis, pour rencontrer les exigences légales de conservation et pendant la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes. Agendrix se réserve le droit d’établir de temps à autre des politiques de destruction des données, notamment pour détruire certaines données qui datent de plus de six (6) mois.

   Les produits d’Agendrix ne visent pas à maintenir des dossiers des usagers. Si de l’information personnelle doit être conservée pour quelque fin que ce soit, nous vous invitons à en faire des copies sur vos propres ordinateurs ou des copies papier.

9. Retrait du consentement

1. Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos Renseignements personnels, sous réserve de transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels en général, vous pourriez ne plus être en mesure d’utiliser la Plateforme et/ou les produits d’Agendrix, en tout ou en partie.

   Vous pouvez également en tout temps retirer votre consentement à recevoir des avis par courriel, par SMS et/ou par Facebook en modifiant les paramètres de communication de votre compte.

10. Questionnaires et sondages

1. En acceptant d’utiliser la Plateforme, vous consentez à ce que, de temps à autre, Agendrix puisse mener des sondages lui permettant de recueillir les Renseignements personnels que vous accepterez de fournir volontairement. Vous ne serez pas obligés de participer à ces sondages ni de fournir les Renseignements personnels demandés. Lorsque des Renseignements personnels sont fournis, Agendrix les utilise pour dresser le profil des utilisateurs de sa Plateforme en général. Si Agendrix a obtenu votre consentement en ce sens au moment de la cueillette de vos Renseignements personnels, elle pourra subséquemment communiquer avec vous pour obtenir vos commentaires concernant ses produits et services. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à être ainsi contacté, en envoyant un avis par courriel à l’adresse suivante : [email protected], en utilisant l’expression « Retrait de consentement » dans l’objet du courriel.

11. Utilisation de logiciels de navigation

1. Au cours de votre visite sur notre Plateforme, il est possible que nous utilisions une fonctionnalité des logiciels de navigation, les « cookies », pour recueillir de l’information de façon anonyme et établir votre profil de visiteur sur notre Plateforme. Un cookie est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur – et non l’utilisateur – à nos ordinateurs chaque fois que vous visitez notre Plateforme.

   Votre utilisation de cette Plateforme nous permet de compiler automatiquement certains renseignements concernant votre profil d’utilisateur. Nous utilisons ces renseignements pour adapter notre Plateforme à vos préférences et pour compiler des statistiques au sujet de la consultation et de l’utilisation de sa Plateforme afin de l’améliorer.

   Si vous le désirez, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des cookies ou pour qu’il les refuse. Vous n’avez pas besoin d’accepter les cookies pour visiter notre Plateforme. Mais si vous les refusez, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctionnalités de notre Plateforme.

12. Protection et exactitude des données

1. Agendrix a mis en place une série de mesures de sécurité visant à protéger vos Renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre toute consultation, communication, reproduction, utilisation et modification non autorisée. Ces mesures de sécurité incluent des mesures physiques, administratives et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

   Nous reconnaissons de plus qu’il est important que les Renseignements personnels soient exacts, complets et à jour, et nous prenons des mesures raisonnables afin de s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements utilisés ou communiqués. Toutefois, il vous incombe de nous informer de tout changement significatif relativement à vos Renseignements personnels qui pourraient survenir au cours de notre relation d’affaires. Si vous croyez que votre compte a fait l’objet d’une utilisation abusive ou que sa sécurité pourrait avoir été compromise, veuillez communiquer immédiatement avec nous.

13. Comment accéder à vos informations et les mettre à jour

1. Vous avez le droit de demander à consulter et à avoir accès aux Renseignements personnels qui sont détenus à votre sujet. Vous pouvez également demander que vos Renseignements personnels soient rectifiés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi.

   Vous pouvez mettre à jour vos Renseignements personnels en tout temps, en vous connectant à votre compte sur la Plateforme.

   Toutes les questions ou préoccupations concernant la présente politique ou à propos de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos Renseignements personnels, incluant les demandes d’accès ou de rectification, peuvent être adressées à notre délégué à la protection des Renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la section 16.

14. Traitement des Renseignements personnels des personnes se trouvant dans l’espace économique européen (EEE) et/ou dans l’Union Européenne (UE)

1. Agendrix respecte les dispositions du RGDP. La présente section 14 s’applique exclusivement au traitement des Renseignements personnels en lien avec l’EEE et l’UE, dans la mesure où ce traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE ou l’EEE et lorsque les activités de traitement sont liées à l’offre de bien ou de service ou au suivi du comportement de ces personnes, dans la mesure où il s’agit d’un comportement ayant lieu au sein de l’EEE ou de l’UE. En cas de conflit entre la présente section 14 et le reste de la politique, les dispositions de la présente section auront préséance.

2. 14.1 Consentement

1. Si votre consentement est fourni dans une déclaration écrite qui traite d’autres sujets, Agendrix s’assurera que la demande de consentement visant le traitement de Renseignements personnels soit clairement distincte.

3. 14.2 Collecte, conservation et utilisation des Renseignements personnels

1. Agendrix ne conservera pas de Renseignements personnels plus longtemps que cela est nécessaire pour mettre en œuvre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et Agendrix prendra les mesures raisonnables pour faire connaître à l’avance la période pendant laquelle ces Renseignements personnels pourront être conservés ou les critères permettant de déterminer cette période.

4. 14.3 Prise de décisions individuelles automatisées

1. Agendrix reconnaît que vous avez le droit de savoir si vos Renseignements personnels sont traités par un système automatisé de prise de décision. Sur demande, Agendrix vous fournira l’information sur le fonctionnement de ce système automatisé. À moins que cela ne soit requis ou autorisé par la loi, vous avez le droit de refuser qu’une décision basée exclusivement sur un système automatisé soit prise à votre égard, lorsque cette décision a des conséquences légales pour vous.

5. 14.4 Analyse d’impacts relative à la protection des Renseignements personnels

1. Agendrix procèdera à une analyse d’impacts relative à la protection des Renseignements personnels avant de mettre en œuvre des nouvelles technologies qui sont grandement susceptibles de porter atteinte à vos droits et libertés, incluant votre droit à la vie privée.

6. 14.5 Droit à l’effacement

1. Lorsque la loi le prévoit, vous avez le droit de requérir de Agendrix qu’elle procède au retrait et à l’effacement de Renseignements personnels, dans les meilleurs délais.

7. 14.6 Exactitude et protection

1. Agendrix mettra en œuvre, avant de recueillir des Renseignements personnels, des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des Renseignements personnels.

   Agendrix ne partagera de Renseignements personnels avec des agents, mandataires, consultants, entreprises de traitement de données ou fournisseurs de service externes que lorsque ceux-ci l’assurent que des mesures appropriées ont été mises en place afin de protéger les Renseignements personnels.

8. 14.7 Responsabilité

1. Agendrix s’assure qu’elle est responsable de la protection des Renseignements personnels et qu’elle est en mesure de démontrer son respect du RGPD lorsqu’elle procède au traitement de Renseignements personnels.

15. Procédure de plainte, droit d’accès ou de rectification

1. Agendrix prendra les mesures nécessaires pour faciliter l’exercice de votre droit d’accès, de rectification ou d’obtention de Renseignements personnels. Vous pouvez toujours obtenir de Agendrix la confirmation que des Renseignements personnels vous concernant font l’objet d’un traitement. Vous pouvez effectuer une demande d’accès auprès du délégué à la protection des Renseignements personnels aux coordonnées figurant à la section 16 de la présente politique.

   Vous serez informé relativement aux mesures prises à la suite de votre demande d’accès, dans les meilleurs délais.

   Toute rectification ou effacement de Renseignements personnels sera communiquée aux tiers auxquels ces renseignements auront été divulgués.

16. Délégué à la protection des Renseignements personnels

1. Le délégué à la protection des Renseignements personnels pour Agendrix Charles Vallières. Pour toute question ou demande relativement à la présente politique, vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des Renseignements personnels à [email protected].

17. Modification à la présente politique

1. Agendrix se réserve le droit de modifier le contenu de cette politique en tout temps. Tout changement apporté apparaîtra sur notre Plateforme et sera porté à votre attention lors de votre connexion. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de cette politique pour vos dossiers et de réviser cette section de notre Plateforme périodiquement.

2. La présente politique de protection des Renseignements personnels a été modifiée pour la dernière fois le 27 août 2020.