Marche à suivre pour une journée d’intégration réussie (+ exemples à copier)

La journée d’intégration appartient au processus d’accueil et d’intégration, aussi appelé processus d’onboarding. Les bénéfices d’un processus soigné sont nombreux, notamment une plus grande probabilité de rétention et une adaptation plus rapide.

Premier jour de travail. Votre nouvel employé est nerveux. Il se demande comment se déroulera sa journée, de combien de minutes il doit être d’avance, qui seront ses nouveaux collègues, s’ils lui plairont… s’il leur plaira. 🤯

Facilitez-lui la vie le plus possible et offrez-lui une journée d’intégration réussie grâce à cette marche à suivre.

La journée d’intégration, si importante que ça?

La journée d’intégration, qui a lieu lors du premier jour de travail ou du premier quart de travail d’un employé, est très importante car la première impression imprègne la perception d’une personne. Ainsi, le premier contact que vous avez eu avec vos candidats lors du processus de recrutement a été excessivement déterminant dans la vision qu’ils ont de votre organisation.

Le premier jour de travail est lui aussi très précieux, car il représente le premier contact avec l’environnement de travail et l’équipe de travail.

Les avantages d’une journée d’intégration réussie

• Favorise l’intégration à la nouvelle équipe;
• Favorise l’engagement au travail;
• Favorise le sentiment d’appartenance;
• Démarre sur des bonnes bases;
• Permet au nouvel employé de se familiariser avec l’énergie présente au sein de l’équipe, la dynamique;
• Donne un aperçu de la culture de l’entreprise.

Le premier jour de travail : un reflet de l’expérience employé

Le premier jour doit donner le ton à l’expérience employé. Cette journée d’intégration doit être le reflet de votre mission, de vos valeurs d’entreprise, de l’esprit d’équipe habituel, bref, de l’ambiance dans votre commerce, restaurant, pharmacie, résidence ou quelconque autre lieu de travail.

La journée d’accueil, une journée qui sort du quotidien

Paradoxalement, bien que le premier jour de travail (ou premier quart de travail) ait avantage à représenter l’expérience organisationnelle, il se veut à la fois tout à fait différent.

En effet, rappelez-vous vos arrivées dans un nouvel emploi, au sein d’une équipe déjà formée…

Disons-le, c’est assez agréable lorsque l’on est accueilli de manière quasi festive. Sentir la reconnaissance de nos pairs, de notre gestionnaire, l’excitation de découvrir de nouveaux collègues. Ce type d’accueil désamorce la nervosité et facilite la suite.

Comment transmettre cet engouement?

• En mettant du temps dans la préparation de la journée d’intégration;
• En ne laissant rien de cette journée au hasard;
• En organisant un moment rassembleur, tel qu’un repas ou une collation lors duquel on réunit l’équipe immédiate;
• En remettant le matériel à l’effigie de l’entreprise : chandail, gourde, casquette, tuque, etc.;
• En présentant la mission, les valeurs et le manuel de l’employé avec conviction et sincérité.

Meilleur accueil, rétention accrue.

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Journée d’intégration : un exemple à copier

Le premier quart de travail d’un employé, que ce soit une journée complète, une soirée, un avant-midi, peut toujours être organisé globalement de la même manière.

Voici donc des exemples de journées d’intégration pour un employé de bureau, pour un serveur dans un restaurant, pour un commis de commerce de détail.

Journée d’intégration dans un bureau

Ici, les heures seront mises en conséquence d’un quart de travail de 7h, démarrant le matin. Libre à vous de moduler cet exemple de journée d’intégration selon vos besoins. Si l’employé travaille à temps partiel, il est aussi possible de couper ce modèle en deux blocs de 3h30.

9h00 Arrivée du nouveau collaborateur.

9h15 Présenter la mission et la culture d’entreprise dès le départ (histoire et cie) pour créer l’engouement avant même de visiter et de débuter la journée.

💡Conseil de pro: si vous accueillez plusieurs employés la même journée et que vous avez un service RH qui prend le tout en charge, pourquoi ne pas faire cette présentation en groupe? Vos nouvelles recrues pourront déjà rencontrer de nouveaux collègues!

10h00 Visite des lieux (n’oubliez pas d’indiquer les emplacements des toilettes, de la machine à café, des casiers, etc.).

10h30 Pause

10h45 Présentation du fonctionnent des outils de travail.

11h30 Salutation à l’équipe de travail — Présenter le nouveau ou la nouvelle.

12h00 Repas ou collation d’accueil : pour couper la journée d’intégration en deux.

13h30 Présenter le manuel de l’employé et laisser du temps pour le lire.

15h30 Présenter le plan d’intégration : les étapes, les échéances, etc.

15:45 Retour sur la journée d’intégration et questions.

16h00 Départ 🙂

Journée d’intégration pour serveur dans un restaurant

Ici, nous prendrons le quart du souper à titre d’exemple.

14:30 Arrivée du nouveau collaborateur.

• Présenter la mission et la culture d’entreprise dès le départ (histoire et cie) pour créer l’engouement avant même de visiter et de débuter le quart;
• Faire le tour du menu ensemble, répondre aux questions.

15h00 Visite des lieux : salle des employés, cuisine, passe ou poste de travail, salle à manger, etc.

15h30 Présentation du fonctionnement du restaurant et ses différents outils :

• Où et comment consulter l’horaire de travail?
• Où et comment poinçonner ses entrées et sorties?
• Plan de la salle et numéros de tables
• Le rôle de chacun : qui prend les commandes, qui peut entrer dans la cuisine, qui sort les plats, qui dessert les tables, est-ce que chacun fait ses propres breuvages, etc.?
• Fonctionnement du restaurant

💡Conseil de pro : N’oubliez surtout pas de transmettre les pratiques internes et les pratiques « non dites » à votre nouveau. Par exemple, si c’est mal vu d’entrer dans la cuisine pendant le rush du repas, ne le laissez pas le découvrir à son détriment.

16h15 Salutation aux collègues : présenter le nouveau ou la nouvelle autour d’un plateau de muffins, de biscuits, d’un café ou tout autre élément qui rend le moment spécial.

16h30 Jumelage du nouvel employé avec un plus ancien avec qui il passera le quart de travail en mode observation.

20h00 Fin du quart de travail.

• Retour sur la journée d’intégration et questions
• Départ avec un menu et un plan de salle à étudier à la maison. 🙂

💡Conseil de pro : laissez votre nouvelle recrue partir plus tôt : les premières journées dans un nouvel emploi sont très stimulantes et demandent de l’énergie. Ils apprécieront de pouvoir quitter plus tôt! Cela vous donnera d’ailleurs du temps pour finaliser certaines choses que vous n’avez pas pu accomplir comme vous étiez en onboarding.

Journée d’intégration pour commis dans un commerce de détail

Ici, nous prendrons le quart de l’après-midi à titre d’exemple.

12:30 Arrivée du nouveau collaborateur

• Présenter la mission et la culture d’entreprise dès le départ (histoire et cie) pour créer l’engouement avant même de visiter et de débuter le quart.

13h00 Visite des lieux : salle des employés, commerce, entrepôt (backstore).

13h30 Comment fonctionne le commerce et ses différents outils :

• Où et comment consulter l’horaire de travail?
• Où et comment poinçonner ses entrées et sorties?
• Le rôle de chacun : caisse, commis de plancher, etc.
• Fonctionnement du commerce.

14h00 Salutation aux collègues : présentez le nouveau autour d’une collation, ce qui rendra le moment spécial.

14h15 Jumelage du nouvel employé avec un plus ancien avec qui il passera tout le quart de travail en mode observation.

16h00 Fin du quart de travail.

• Retour sur la journée d’intégration et questions
• Départ 🙂

Une journée d’intégration prometteuse : 10 éléments importants

Voici, en rafale, 10 éléments à ne jamais négliger pour une journée d’intégration réussie.

1. Organiser la journée d’intégration de A à Z et ne rien laisser au hasard;

2. Abréger le premier jour ou quart de travail : faire terminer le nouveau collaborateur 1h plus tôt que d’habitude, par exemple;

3. Présenter le plan d’intégration et de formation : s’assurer que le nouveau sache ce qui l’attend;

4. Présenter le nouvel employé à son équipe de travail et vice versa, et ce, en bonne et due forme;

5. Jumeler le nouvel employé à un collègue plus expérimenté, afin qu’il ait toujours une ressource vers laquelle se tourner;

6. Préparer un accueil chaleureux et spécial : un lunch, une collation, un café en équipe, ou encore un mot de bienvenue;

7. Prendre un moment pour présenter la mission, les valeurs et le manuel de l’employé avec conviction et sincérité;

8. Expliquer très clairement à votre nouveau venu ses tâches, ses responsabilités et les limites de son rôle;

9. Faire visiter les lieux de travail;

10. Réserver un moment pour répondre aux questions.

Le premier jour de travail : précieux pour vous et votre nouvelle recrue

Ce qu’il faut retenir de cet article est que la première journée de travail a une grande importance, autant pour un nouveau collaborateur que pour l’équipe de travail, de même que le gestionnaire. Cette journée ou ce quart de travail d’intégration facilitent le développement d’un sentiment d’appartenance, la fidélisation, et la rétention des nouveaux employés.

En espérant que ces exemples de journée d’intégration contribueront à optimiser l’expérience de votre nouvel employé au sein de votre organisation, tout en vous simplifiant la vie.

Bonne intégration! 🤩