Meilleur logiciel de gestion des horaires pour maisons de retraite au Canada
Gérer une maison de retraite, ou résidence pour personnes âgées, comporte son lot de défis. Notamment liés à la gestion du personnel. Un bon logiciel de gestion d’horaires pour le personnel infirmier peut grandement faciliter les choses.
Consultez notre guide pratique pour repérer les fonctionnalités essentielles d’un logiciel d’horaires pour une maison de retraite, une résidence pour aînés, ou un CHSLD, et trouvez la solution idéale pour votre organisation.
L’importance d’optimiser l’efficacité de la gestion du personnel
Agendrix compte de nombreux clients dans le secteur des résidences pour aînés et nous savons que le bien-être des résidents est la priorité absolue de tout gestionnaire.
Saviez-vous que l’optimisation de la gestion du personnel peut améliorer la qualité des soins, diminuer les coûts et prévenir l’épuisement professionnel?
L’utilisation d’Agendrix a changé positivement tout ce qui est en lien avec l’horaire et la paie, tant pour les gestionnaires que pour les employés.
Avant de vous guider dans le choix du bon logiciel d’horaires pour votre établissement, prenons un moment pour revoir les tâches clés des gestionnaires et les types de logiciels les plus utilisés en résidence pour aînés.
Principales fonctions liées à la gestion des maisons de retraite
Les gestionnaires de résidences pour aînés portent plusieurs chapeaux — des soins aux résidents à la gestion du personnel.
Former adéquatement les employés, assigner les quarts selon les plans de soins, bâtir des horaires équilibrés, tout en respectant les normes gouvernementales et les lois du travail, représente un véritable défi au quotidien.
Types de logiciels couramment utilisés dans les maisons de retraite
De nos jours, la plupart des gestionnaires de résidences pour aînés s’appuient sur une variété d’outils de gestion. Parmi les plus courants, on retrouve :
- Les logiciels de planification d’horaires, qui permettent d’aligner les horaires avec certaines exigences réglementaires.
- Les outils de paie et de suivi du temps, qui facilitent le calcul des salaires et le suivi de la présence des employés.
- Les logiciels RH, utilisés pour gérer l’intégration des employés, les avantages sociaux et les certifications.
Grâce à ces outils, les gestionnaires peuvent simplifier leur quotidien, consacrant moins de temps à l’administration et davantage à ce qui compte vraiment : le bien-être des résidents.
Choisir le meilleur logiciel de gestion d’horaires pour une maison de retraite
Voici les meilleures pratiques de l’industrie pour choisir un logiciel, notamment en ce qui concerne la gestion du personnel. En suivant ces étapes, vous serez assuré de choisir l’outil qui convient le mieux à vos besoins.
1. Évaluez les besoins et les exigences
- Identifiez les fonctionnalités clés dont votre établissement a besoin, comme les mises à jour d’horaire en temps réel, le suivi de la conformité et l’accessibilité mobile pour le personnel.
- Tenez compte des besoins particuliers de votre établissement (par exemple, les rotations de quarts, les quarts de nuit) et assurez-vous que le logiciel peut y répondre adéquatement.
2. Recherchez les options disponibles
- Faites des recherches sur les logiciels de gestion conçus spécialement pour les maisons de retraite.
- Recherchez des solutions adaptées aux milieux de soins de santé ou de soins de longue durée.
- Évaluez les fournisseurs en fonction de leur compréhension des réglementations en santé et des opérations propres aux établissements pour aînés.
3. Considérez les fonctionnalités et la convivialité
- Priorisez des fonctionnalités comme l’attribution automatique des quarts, la gestion des heures supplémentaires et les notifications en temps réel.
- Vérifiez si le logiciel offre un accès autonome pour les employés et plusieurs méthodes de pointage. Ces options permettent de réduire la charge administrative en donnant au personnel plus d’autonomie dans la gestion de leurs horaires.
- Examinez également dans quelle mesure le logiciel de gestion s’intègre à vos systèmes existants (par exemple : ressources humaines, paie, gestion des soins aux résidents).
4. Assurez-vous du respect de la conformité
- Assurez-vous que le logiciel vous aide à respecter les réglementations en matière de dotation, notamment les exigences provinciales concernant les ratios personnel-résidents, ainsi que la mise à jour des certifications et qualifications du personnel.
- Vérifiez également qu’il propose des alertes automatisées pour éviter les situations de non-conformité et les pénalités associées.
5. Demandez des essais gratuits ou une rencontre de démonstration
- Profitez des démos personnalisées ou essais gratuits pour tester les logiciels présélectionnés, afin d’évaluer leur convivialité et leurs fonctionnalités.
- Impliquez les parties prenantes clés (comme le personnel infirmier et les équipes administratives) dans la période d’essai pour vous assurer que la solution répond réellement à leurs besoins quotidiens.
6. Examinez le niveau de service offert
- Examinez le niveau de service offert par le fournisseur du logiciel, notamment les délais de réponse et la disponibilité des ressources de formation.
- Assurez-vous que le fournisseur propose un soutien continu ainsi que des mises à jour régulières pour garantir le bon fonctionnement du logiciel à long terme.
7. Comparez les prix et le retour sur investissement
- Comprenez bien la structure tarifaire et le coût total d’acquisition, y compris les frais d’installation initiaux et les coûts récurrents.
- Évaluez le retour sur investissement potentiel en tenant compte des économies de temps, de l’amélioration de la conformité et de la réduction de la charge administrative.
Les avantages d’un logiciel de gestion d’horaires pour le personnel infirmier et les préposés
Les gestionnaires de maisons de retraite craignent parfois que l’implantation d’un nouveau logiciel perturbe les opérations quotidiennes. Heureusement, en suivant les bonnes pratiques décrites plus haut, la transition se fera en douceur et les interruptions seront limitées.
Au contraire, vous pouvez plutôt vous attendre à constater les avantages suivants presque immédiatement après l’implantation d’un logiciel de gestion.
1. Efficacité accrue de la gestion du personnel
- La planification devient automatisée : les quarts de travail sont attribués en fonction de la disponibilité des employés.
- Les horaires sont optimisés selon les besoins en soins des résidents, réduisant considérablement les risques de sous-effectif ou de sureffectif.
2. Meilleure conformité et documentation
- Des fonctionnalités RH avancées permettent de suivre les certifications et permis des employés, ce qui vous aide à éviter les problèmes de conformité liés à du personnel non qualifié.
- Vous bénéficiez également de registres précis et bien organisés pour les audits et les inspections.
- Les dossiers de vos employés seront numérisés et centralisés, évitant de perdre des informations précieuses ou encore de devoir faire déplacer vos employés pour signer un document, par exemple.
3. Communication améliorée
- La communication est centralisée directement dans le logiciel de planification du personnel infirmier : le personnel reçoit les mises à jour, les changements de quart et les annonces importantes en temps réel.
- Cela réduit considérablement les risques de malentendus, en particulier lors de modifications de dernière minute ou d’échanges de quarts.
4. Réduction de la charge administrative
- Les tâches administratives sont simplifiées : la planification, les demandes de congé et les échanges de quarts se gèrent facilement au même endroit, ce qui vous permet de consacrer plus de temps aux tâches réellement prioritaires.
- La génération automatisée de rapports vous offre une vue d’ensemble sur les niveaux de dotation, les heures supplémentaires et les coûts de main-d’œuvre.
5. Satisfaction accrue des employés
- Les employés ont un meilleur contrôle sur leur horaire grâce à la possibilité de faire des demandes de congé et d’échanger des quarts facilement, directement via le logiciel.
- Des sondages intégrés permettent de recueillir des commentaires précieux, que vous pouvez utiliser pour améliorer l’équilibre travail-vie personnelle, renforcer le moral des équipes et réduire le taux de roulement.
6. Intégration précise avec la paie
- Une intégration fluide avec les systèmes de paie permet un suivi exact des heures travaillées, des heures supplémentaires et des congés, ce qui réduit considérablement les erreurs de paie.
- Vous gagnez également un temps précieux en éliminant la saisie manuelle et les vérifications fastidieuses.
7. Évolutivité
- À mesure que votre organisation se développe, le logiciel s’adapte facilement à vos nouveaux besoins. Il peut accueillir un plus grand nombre d’employés, de quarts de travail et même plusieurs emplacements, sans compromettre la performance, ni la simplicité d’utilisation.
Améliorez votre gestion des horaires et offrez de meilleurs soins à vos résidents avec Agendrix
Choisissez le bon logiciel de planification pour le personnel de votre maison de retraite, et vous verrez rapidement une amélioration de vos opérations, de votre conformité et de la qualité des soins offerts aux résidents.
Le logiciel de planification d’Agendrix automatise toutes ces tâches répétitives et chronophages, comme la création des horaires, la gestion des employés et le suivi de la conformité, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire de votre établissement un milieu de vie exceptionnel.
Comment les maisons de retraite peuvent-elles assurer la conformité aux exigences de dotation en personnel?
L’utilisation d’un logiciel de gestion pour résidences pour aînés peut grandement faciliter le respect des ratios de personnel exigés par la réglementation. Ces systèmes peuvent vous alerter lorsque la dotation tombe en dessous des normes en vigueur, vous assurant ainsi que chaque quart de travail est couvert par un nombre suffisant d’employés qualifiés.
Quels sont les défis courants en matière de dotation dans les maisons de retraite?
Les maisons de retraite sont régulièrement confrontées à plusieurs défis en lien avec la gestion du personnel, notamment :
- La pénurie de main-d’œuvre et le taux élevé de roulement, causés par des conditions de travail exigeantes.
- La planification adéquate des quarts, surtout pendant les périodes de pointe ou en situation d’urgence.
- La gestion de la fatigue et de l’épuisement du personnel, souvent liés au sous-effectif ou aux heures supplémentaires répétées.
- La coordination des demandes de congé, des vacances et des échanges de quarts, tout en respectant les normes de soins et les exigences réglementaires.
Comment un logiciel de planification peut-il améliorer la gestion du personnel dans une maison de retraite?
Un logiciel de planification pour infirmiers et préposés en établissements de soins de longue durée automatise l’attribution des quarts de travail en fonction des besoins des résidents, assurant ainsi une couverture adéquate.
Il facilite également la communication avec le personnel, suit la disponibilité des employés et gère les demandes de congé, ce qui réduit les risques de sous-effectif et les conflits d’horaire.
En optimisant les horaires, ce type de solution contribue à diminuer l’épuisement professionnel et à améliorer la satisfaction au travail.
Comment les maisons de retraite peuvent-elles réduire le roulement de personnel?
Pour réduire le roulement de personnel, les maisons de retraite peuvent :
- Offrir des horaires de travail flexibles et tenir compte de la disponibilité des employés grâce à des fonctionnalités d’échange de quarts.
- Utiliser un logiciel de planification pour équilibrer les charges de travail et prévenir l’épuisement professionnel.
- Proposer des occasions de développement professionnel ainsi qu’un programme d’intégration et de formation adéquat pour les nouveaux employés.
- Favoriser un environnement de travail bienveillant, avec une communication ouverte et de la reconnaissance au quotidien — comme un simple « high five » pour souligner les efforts.
Comment un logiciel de gestion du personnel peut-il aider à gérer les heures supplémentaires?
Un logiciel de planification permet de suivre les heures travaillées par les employés et vous alerte automatiquement lorsque certains approchent du seuil d’heures supplémentaires. Vous pouvez ainsi ajuster les horaires en conséquence pour limiter les coûts additionnels.
Il contribue également à une répartition équitable des quarts de travail, évitant la surcharge de certains employés. Cela vous aide à mieux contrôler les heures supplémentaires et à favoriser un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle au sein de votre équipe.
Comment un logiciel de planification des horaires améliore-t-il la satisfaction des employés dans les maisons de retraite?
En donnant aux employés la possibilité de consulter leur horaire en temps réel, de faire des demandes de congé et d’échanger leurs quarts, un logiciel de planification leur offre une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle sur leur équilibre travail-vie personnelle.
Une communication transparente et des pratiques d’horaire équitables favorisent une plus grande satisfaction au travail et contribuent à améliorer la rétention du personnel.
Un logiciel de planification peut-il aider à gérer les employés à temps partiel et à temps plein?
Oui. La plupart des logiciels de planification, comme Agendrix, permettent de gérer efficacement à la fois les employés à temps plein et à temps partiel.
Ils assurent une répartition des quarts en fonction de la disponibilité, des heures prévues au contrat et des lois du travail en vigueur, ce qui facilite la gestion du personnel et assure l’équité entre les membres de l’équipe.
Quel est l’impact du sous-effectif dans les maisons de retraite?
Le sous-effectif peut entraîner une hausse du stress et de l’épuisement chez le personnel en place, une diminution de la qualité des soins offerts aux résidents, ainsi qu’un risque accru de non-conformité aux réglementations.
Le logiciel de planification Agendrix aide à prévenir le sous-effectif en optimisant l’attribution des quarts et en alertant les gestionnaires lorsqu’un renfort est nécessaire.
Comment les maisons de retraite peuvent-elles gérer les remplacements de dernière minute ou les absences?
Les logiciels de planification du personnel intègrent souvent des fonctionnalités conçues pour gérer les imprévus, comme l’échange de quarts, le suivi des disponibilités et les alertes automatisées.
Grâce à ces outils, les maisons de retraite peuvent rapidement combler les quarts lorsque des employés s’absentent ou appellent à la dernière minute, assurant ainsi la continuité des soins auprès des résidents.
