Vous pouvez maintenant assigner automatiquement des quarts de travail à vos employés en tenant compte des disponibilités et des préférences, ainsi que d’autres contraintes que vous déterminez.
Assigner les quarts de travail n’est pas toujours simple. Mais voilà qu’aujourd’hui, cette tâche prend une toute autre tangente avec Agendrix.
La fonctionnalité d’assignation automatique vous permet désormais de créer des horaires beaucoup plus rapidement et facilement, en attribuant automatiquement les quarts de travail aux employés appropriés.
L’assignation automatique en quelques mots
L’assignation automatique permet à un gestionnaire de prendre tous les quarts à combler à l’horaire, et de laisser Agendrix les attribuer aux employés qui respectent certaines conditions qu’il a choisies au préalable.
Ainsi, les quarts de travail sont assignés aux employés qui respectent les conditions établies. Ensuite, il ne reste plus qu’à approuver l’assignation automatique et/ou à apporter les modifications nécessaires s’il y a lieu.
Il existe trois types de contraintes, appelées conditions.
Les différentes conditions dont peut tenir compte l’assignation automatique
Les disponibilités des employés
Cette première condition considère les disponibilités et les préférences d’horaires des employés. Elle tient également compte des minimums et maximums d’heures que les employés souhaitent travailler par semaine. Les indisponibilités sont elles aussi prises en compte dans l’équation.
Ne pas créer de temps supplémentaire
La deuxième condition sert à éviter de faire faire du temps supplémentaire à un membre de votre équipe. Les quarts de travail seront donc assignés à des employés qui ne seront pas en situation de temps supplémentaire.
Si certains quarts ne peuvent pas être assignés en raison de cette condition, vous recevrez une alerte visuelle en ce sens. Il s’agit ensuite de choisir manuellement quel employé comblera le quart de travail concerné.
Prioriser l’ancienneté
La troisième et dernière condition qui s’offre à vous est de prioriser l’ancienneté de vos salariés lors de l’assignation automatique des quarts de travail.
Choisissez autant de conditions qu’il est nécessaire
Sachez qu’il est possible de choisir plus d’une condition à considérer lors de l’attribution automatique des quarts de travail.
Par exemple, si vous souhaitez que vos employés les plus anciens se voient assigner les quarts de travail qui correspondent à leur position et à leurs disponibilités, mais que vous ne voulez pas non plus qu’ils fassent de temps supplémentaire, vous choisirez les trois conditions : prioriser l’ancienneté, considérer les disponibilités et ne pas créer de temps supplémentaire.
Quelques avantages à utiliser l’assignation automatique
Gagner du temps : Comblez les quarts très rapidement et en respectant les conditions fixées selon vos besoins.
Éviter des erreurs de planification : L’auto-assignation ne crée pas de conflits à l’horaire et peut considérer les disponibilités et les contraintes de vos employés.
Réduire les coûts : Grâce à certaines conditions, vous avez la possibilité d’éviter le temps supplémentaire, ce qui diminue les coûts.
Pour essayer l’assignation automatique
La fonctionnalité d’assignation automatique est disponible aux gestionnaires, dans le planificateur.
Pour l’essayer, suivez les étapes suivantes :
- Assurez-vous d’avoir des quarts à combler en mode brouillon. Si les quarts de travail sont publiés, ils ne peuvent pas être attribués automatiquement.
- Ensuite, pour déclencher l’assignation automatique, appuyez sur Assigner dans le menu supérieur . La fenêtre d’assignation automatique s’ouvrira, où trois options s’offrent à vous (disponibilités, ancienneté, temps supplémentaire).
- Une fois l’assignation automatique lancée, l’opérateur s’ouvre pour vous permettre de suivre la progression du processus. Dans le coin supérieur droit du planificateur, vous verrez le nombre de quarts auto-assignés pour la semaine visée. C’est à ce même endroit que vous verrez s’il y a des quarts de travail qui n’ont pas pu être assignés en raison de conflits d’horaires. Le cas échéant, vous verrez une mention vous avisant qu’il reste des quarts à combler.
- Vous pourrez remarquer une icône d’éclair sur certains quarts à l’horaire. Cette icône sert à identifier les quarts qui ont été auto-assignés. Ce marqueur visuel vous donne l’occasion d’aller confirmer que l’assignation automatique vous satisfait. Notez que si vous posez une action manuelle (modifier les heures, ajouter une pause, etc.) sur un quart de travail assigné ainsi, l’éclair s’effacera.
- Si vous n’êtes pas satisfait de l’assignation automatique, vous pouvez choisir de rétablir l’horaire. Cette action ira chercher tous les quarts de travail qui ont été attribués automatiquement et pour remettre l’horaire à son état précédent.
Bonne gestion!
Qu’est-ce que l’assignation automatique?
C’est l’attribution automatique de quarts de travail à combler aux employés qui respectent les conditions établies par le gestionnaire dans Agendrix. Il s’agit d’une manière simple, facile et automatique de concevoir un horaire de travail dans le planificateur.
Quels critères peuvent être pris en compte dans l’assignation automatique?
- Les disponibilités des employés
- Le temps supplémentaire
- L’ancienneté
Est-il possible de revenir en arrière si on n’est pas satisfait de l’assignation automatique?
Il est toujours possible de revenir en arrière si vous n’êtes pas satisfait du résultat de l’assignation automatique des quarts de travail. Pour ce faire, vous devez choisir l’option Rétablir l’horaire. Notez que cette fonction s’appliquera à tous les quarts de travail qui ont été attribués automatiquement, et non seulement aux derniers quarts attribués.
Qui peut utiliser l’assignation automatique des quarts de travail?
Toutes les personnes qui ont la permission de créer un horaire ont accès à l’assignation automatique.
Où l’assignation automatique est-elle disponible dans Agendrix?
Cette fonctionnalité est disponible dans le planificateur.
