Modèle de note de frais
Ce modèle gratuit de note de frais aide les salariés et les managers à consigner, soumettre et valider les frais professionnels dans Excel. Il comprend une section pour la période concernée, les coordonnées du salarié et du manager, et un tableau détaillé avec des totaux par catégorie et un total général calculés automatiquement. Chaque ligne couvre les catégories de frais les plus courantes : repas, fournitures, stationnement, carburant et autres. Il suffit d’inscrire vos montants pour que les totaux se mettent à jour. Un onglet « Mode d’emploi » vous guide à travers chaque section. Parfait pour les PME qui souhaitent uniformiser la gestion des notes de frais sans outil dédié.
À quelle adresse désirez-vous recevoir votre ressource?
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qu’un salarié remplit pour consigner les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle et en demander le remboursement à son employeur. On y retrouve habituellement la date, une courte description de chaque dépense, le montant et la catégorie concernée (repas, hébergement, déplacement, etc.). La plupart des entreprises exigent un justificatif pour chaque ligne. La note de frais permet à l’entreprise de suivre les dépenses, de respecter son budget et de conserver des traces claires pour la comptabilité.
Que doit contenir une note de frais ?
Toute note de frais doit inclure la période concernée, le nom et le service du salarié, ainsi que le manager qui la validera. Pour chaque dépense, indiquez la date, une brève description et le montant. Joignez le justificatif correspondant à chaque ligne. La plupart des entreprises exigent également la signature du salarié et du manager avant de traiter le remboursement.
Quelles catégories inclure dans une note de frais ?
Les catégories les plus courantes sont les frais kilométriques et de transport, le stationnement, les fournitures et le matériel, les repas (formation, événements ou déplacements professionnels), les tenues ou EPI pour les entreprises qui en exigent, et l’hébergement pour les postes impliquant des déplacements. Les bonnes catégories dépendent de votre secteur et de votre politique interne. Ce modèle couvre cinq catégories largement utilisées : repas, fournitures, stationnement, carburant et autres. Si une dépense ne correspond à aucune catégorie, utilisez la plus proche et ajoutez une note dans la description.
Comment fonctionne le remboursement des notes de frais ?
Le processus typique comporte trois étapes :
- Le salarié remplit la note de frais et joint ses justificatifs.
- Le manager examine et valide la soumission.
- Le service paie ou comptabilité traite ensuite le remboursement, généralement sur la prochaine fiche de paie.
Les délais varient, mais la plupart des PME visent un remboursement sous deux à quatre semaines.
Quelle est la différence entre une note de frais et une demande de remboursement ?
Une note de frais est un document plus complet qui regroupe plusieurs dépenses professionnelles sur une période donnée (souvent une semaine ou un mois), les classe par catégorie et sert à des fins comptables et fiscales. Une demande de remboursement est généralement plus simple et ponctuelle : elle sert à obtenir le remboursement d’une dépense précise, souvent accompagnée du justificatif. Certaines entreprises utilisent les deux termes de façon interchangeable.
L’employeur est-il obligé de rembourser les notes de frais ?
En France, l’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels engagés par le salarié dans le cadre de son travail, à condition qu’ils soient justifiés et conformes à la politique interne. Le Code du travail et la jurisprudence sont clairs sur ce point : les frais professionnels ne doivent pas rester à la charge du salarié. Les modalités de remboursement (frais réels ou forfait) sont généralement précisées dans la convention collective ou la politique d’entreprise.
Quel est le délai de remboursement d’une note de frais ?
Il n’existe pas de délai légal strict en France, mais la plupart des entreprises traitent les remboursements sur la fiche de paie du mois suivant la soumission, soit un délai typique de 2 à 4 semaines. Pour éviter les litiges et maintenir la confiance de vos équipes, définissez un délai clair dans votre politique interne et respectez-le.
Comment simplifier la gestion des notes de frais dans votre équipe ?
Un modèle comme celui-ci est un bon point de départ pour standardiser la façon dont votre équipe soumet ses frais. Mais pour les PME avec des équipes sur le terrain ou à horaires variables, les tableurs deviennent vite difficiles à suivre, surtout lorsque les salariés travaillent sur plusieurs sites ou en horaires tournants.
Un logiciel de gestion des notes de frais permet aux salariés de soumettre leurs frais directement depuis leur téléphone, de joindre la photo du justificatif sur le coup, et offre aux managers un seul endroit pour tout examiner et valider. Cela réduit la paperasse, accélère les remboursements et maintient les dossiers en ordre, même lorsque votre équipe est répartie entre plusieurs sites et plannings.
