Pharmacie

Anik Bertrand est une pharmacienne propriétaire affiliée à Jean Coutu.

Afin de répondre aux besoins de sa clientèle sherbrookoise, Anik retient les services de quelque soixante salariés de différents groupes d’âge qui travaillent à temps plein ou à temps partiel. C’est son gérant, Benoît Bilodeau, qui se charge de le management des plannings au quotidien.

Des défis de taille

Avant l’arrivée d’Agendrix, les plannings de chaque département de la pharmacie étaient faits sur papier. Le calcul des heures , eux aussi faits à la main, demandaient beaucoup de temps de la part des gérants. Sans système pour centraliser les disponibilités et les contraintes, le management des heures variables était tout un casse-tête.

On faisait les calculs à la main, on revérifiait et contre-vérifiait, alors on perdait un temps fou, c’était vraiment du temps gaspillé.

Contrainte de plus : les plannings devaient être préparés quelques semaines à l’avance. Bien entendu, plusieurs changements étaient apportés en cours de route. Les plannings qui, rappelons-le, étaient faits sur papier, finissaient par avoir beaucoup de traces physiques de correction.

Un planning peu pratique

Les salariés consultaient la version « finale » du planning épinglée au babillard durant les heures de travail. Ils pouvaient le prendre en photo pour en conserver une copie personnelle. Mais, sans manière de savoir si le planning avait été mis à jour, ils n’avaient pas nécessairement la dernière version. Les salariés en vacances devaient appeler Benoît pour recevoir leur planning. S’ils n’arrivaient pas à rejoindre un manager, ils devaient se rendre sur place durant les heures d’ouverture.

De fastidieux processus

Avant d’adopter la pointeuse d’Agendrix, les salariés enregistraient leurs heures à l’aide d’un poinçon et de cartes de carton. Ainsi, chaque semaine, Benoît devait comparer chaque carte au planning planifié et faire les corrections appropriées. Il devait ensuite entrer les heures de chaque salarié dans Sage, le système de paie. Au total, le processus prenait plus de trois heures par semaine.

Les bons outils

Benoît travaille aujourd’hui avec les nouveaux outils qu’Agendrix met à sa disposition. Les totaux d’heures planifiées et les coûts de main-d’oeuvre visibles dans le planning même rendent la planification beaucoup plus facile et économique. Grâce aux quarts en rotation automatisés, il n’a plus à recopier manuellement un planning qui est le même chaque semaine. Et, bien sûr, informatiser le planning a aussi grandement simplifié sa création.

En plus, le service à la clientèle d’Agendrix est excellent, disponible 7 jours sur 7, et le prix, abordable, alors on est allé de l’avant!

Faire des changements en cours de route n’est plus une tâche complexe. Les disponibilités et les demandes de congé soumises par les salariés s’affichent au bon endroit dans le planning. Benoît n’a donc qu’à apporter les modifications au fur et à mesure qu’elles lui sont soumises. Il reçoit d’ailleurs une alerte sur son téléphone chaque fois qu’une demande est créée, donc rien ne se perd.

Une communication efficace

Le planning n’a maintenant plus à être affiché au babillard. Les salariés le consultent simplement sur leur téléphone portable ou par ordinateur. Et comme le planning en ligne est toujours à jour, Benoît n’a plus à perdre de temps à le traduire au téléphone.

D’autres outils intégrés à l’application d’Agendrix facilitent aussi la communication au sein de la société. Le fil d’actualité permet à Benoît d’envoyer des messages à tous les salariés et lui permet de voir qui a vu ces messages. La confirmation de lecture fonctionne aussi pour les plannings, donc il n’y a plus de zones grises. Pour les managers, c’est rassurant.

Plusieurs heures gagnées

La pharmacie a remplacé l’ancien poinçon et les cartes de carton par l’application de pointeuse d’Agendrix. Les salariés se servent aujourd’hui du iPad mis à leur disposition pour pointer. Les heures d’entrée, de pause et de sortie pointées sont écrites automatiquement dans les feuilles de présence. Benoît n’a donc plus qu’à valider les heures au lieu de perdre son temps à tout retranscrire. Grâce à la mise en évidence des écarts entre le planning et les heures pointées, c’est plutôt simple.

Une fois les feuilles de présence vérifiées, Benoît les exporte directement vers Sage. Une intégration développée par Agendrix permet aux feuilles de présence d’être traitées par ce système de paie. En plus d’être plus précise, cette tâche, qui prenait autrefois plusieurs heures, ne prend aujourd’hui que quelques minutes.