Si vous êtes manager dans un restaurant, vous savez à quel point le planning du personnel n’est pas une tâche de tout repos.
Vous devez jongler avec les disponibilités des salariés, trouver des remplaçants à la dernière minute en cas de no-show ou parce qu’un salarié est malade, former les nouveaux salariés, être régulièrement en processus de recrutement à cause de la pénurie de main-d’œuvre, etc.
Mais que voulez-vous, la gestion des plannings est un incontournable. De bonnes pratiques permettent d’éviter les heures supplémentaires, de réduire le taux de roulement du personnel, d’augmenter la satisfaction des salariés et même de réduire l’absentéisme.
La gestion du personnel occupe probablement la majeure partie de votre temps. L’une des tâches les plus fastidieuses est probablement la création et la gestion du planning du personnel.
Et si je vous disais qu’il existe des trucs infaillibles pour simplifier vos tâches ? Je vous les ai regroupés nos meilleurs conseils, spécifiquement pour les managers dans le domaine de la restauration.
1. Créez un modèle de planning pour faciliter votre gestion
Lorsqu’il est question de créer un modèle de planning, il existe (presque) une infinité de façons de faire. Par exemple :
- Le planning fixe;
- Le planning rotatif;
- Le planning temps plein et le planning temps partiel;
- Le planning de semaine et le planning de fin de semaine;
- Le planning hebdomadaire;
- Le planning mensuel.
Le planning fixe
Certains restaurants préfèrent utiliser un planning fixe créé selon l’achalandage de l’établissement. Il s’agit d’une solution qui peut être intéressante pour les établissements de restauration qui roulent depuis longtemps et connaissent très bien les habitudes de leurs clients. Cela permet aussi aux salariés d’avoir un planning stable et de savoir toujours à quoi s’attendre.
Pour certains salariés, avoir un planning fixe peut sembler manquer de flexibilité, surtout pour ceux à temps partiel ou les jeunes encore aux études, par exemple.
Le planning rotatif
Le planning rotatif, ou le planning en rotation, peut prendre plusieurs formes, par exemple :
- Alterner les salariés qui travaillent la fin de semaine;
- Avoir un planning en rotation sur 2,3 ou même 4 semaines;
- Alterner entre des plages horaires du matin, du midi et du soir.
Le but d’instaurer un planning en rotation est simplement de s’assurer que ce ne sont pas toujours les mêmes salariés qui travaillent pendant les mêmes services. Ainsi, tous les membres de l’équipe deviennent à l’aise de faire n’importe quelle tâche, que ce soit l’ouverture ou la fermeture du restaurant, par exemple.
Le planning hebdomadaire ou mensuel
Certains managers préfèrent y aller selon la semaine ou le mois qui vient. Ainsi, le planning des salariés varie toujours tout dépendant des besoins de l’entreprise. Pour les restaurants, cela peut être pratique lorsque l’achalandage varie grandement pendant l’année.
Par contre, cela veut aussi dire que les salariés n’auront pas nécessairement d’heures garanties. Leur paie pourrait donc varier pendant l’année.
Choisir la bonne méthode
Pour choisir le modèle de planning qui convient à votre restaurant, vous devez prendre quelques minutes pour évaluer vos besoins. Posez-vous quelques questions, par exemple :
- Avez-vous beaucoup de salariés à temps partiel ?
- Est-ce que votre achalandage varie grandement ?
- Quelles sont les lois à respecter en ce qui concerne le planning et les contrats de travail de vos salariés ?
- Combien de temps voulez-vous consacrer à la gestion de plannings ?
Une fois vos besoins identifiés, il sera beaucoup plus facile de choisir la méthode qui vous convient. Et n’oubliez jamais : vos méthodes de gestion ne doivent pas être coulées dans le béton. Vous pouvez ajuster vos façons de faire au besoin.
2. Regroupez le planning de tous les départements au même endroit
Il n’y a pas vraiment de raison de séparer le planning des cuisiniers, des serveurs, de l’équipe du bar, etc. Il est vraiment plus simple de les regrouper au même endroit afin d’avoir un meilleur aperçu de la planification liée à la main-d’œuvre de toute l’entreprise. De plus, cela vous permettra notamment d’évaluer les coûts de main-d’œuvre à prévoir.
Évitez donc d’utiliser plusieurs documents pour faire le planning des différents départements. Regrouper tous vos salariés dans votre outil de création et de planification des plannings vous permettra aussi d’éviter les erreurs.
Il peut s’agir d’une bonne pratique à adopter pour les restaurants qui ont des salariés qui peuvent accomplir plusieurs rôles. Ainsi, vous serez certains de ne pas les avoir mis à deux postes différents lors d’un même service, par exemple.
3. Utilisez un logiciel de gestion des salariés
Vous utilisez encore Excel pour faire vos plannings ? Permettez-moi de vous présenter votre prochain meilleur ami : le logiciel de gestion des salariés.
Un bon logiciel de gestion des salariés permet de :
- Mieux gérer les plannings de travail;
- Suivre les heures de travail avec exactitude;
- Communiquer facilement avec votre équipe;
- Rassembler vos dossiers du personnel;
- Centraliser votre gestion des RH.
Ainsi, vous pouvez personnaliser votre planning de travail pour vous assurer de respecter les lois en place, publier des plages horaires ouvertes pour combler des plages horaires facilement, ou même recevoir les nouvelles disponibilités de vos salariés.
Utiliser un logiciel spécialisé pour vos besoins de gestion vous permettra de gagner énormément de temps et de pouvoir vous concentrer sur d’autres tâches importantes comme le recrutement ou la formation des membres de votre équipe.
4. Identifiez les forces et les faiblesses de vos salariés
Connaître les forces et les faiblesses de vos salariés vous permettra de créer des équipes de travail plus efficaces. Ainsi, vous serez en mesure d’assigner les plages horaires de travail selon les compétences, les connaissances et l’expérience de chacun des membres de votre équipe.
Pour ce faire, il est nécessaire que vous mettiez en place des évaluations et des rencontres individuelles régulièrement. N’hésitez surtout pas à prendre des notes à propos de la performance de vos salariés. Consigner le tout dans leur dossier du personnel afin d’y avoir facilement accès.
Non seulement faire des évaluations et des suivis vous permettra de créer des plannings plus équilibrés, mais ces pratiques contribuent aussi à améliorer la satisfaction des salariés et réduire le taux de roulement. Vous ferez donc d’une pierre deux coups !
5. Prenez en considération les préférences des salariés
Demandez à vos salariés de vous fournir leur préférence par rapport à leur planning. Par exemple, un de vos salariés à temps plein est techniquement disponible en tout temps, mais il aime vraiment mieux travailler tôt et finir tôt. Si vous êtes en mesure de lui assigner plus de services du matin, pourquoi ne pas le faire ?
Ainsi, vous démontrez que vous avez à cœur le bien-être de vos salariés et vous réduirez aussi les retards et l’absentéisme au sein de votre établissement de restauration.
Un salarié insatisfait de son planning aura tendance à être en retard, carrément absent ou à ne faire que le minimum pendant son service. Prenez en compte l’opinion de vos salariés lorsque vient le temps de faire les plannings.
6. Commencez par combler les services les plus achalandés
Beaucoup de managers créent le planning en commençant par combler les services du lundi jusqu’au dimanche. Je vous conseille plutôt d’essayer de bâtir votre planning en fonction des plages horaires de travail les plus importantes ou achalandées.
Ainsi, vous serez en mesure de mettre au planning vos salariés les plus expérimentés ou les plus qualifiés. Vous pourrez ainsi mieux balancer les équipes de travail et éviter que vos nouvelles recrues se retrouvent seules lorsque votre restaurant est plein un samedi.
7. Utilisez la technologie à votre avantage
Pour être certain de ne pas être short staff ou planifier trop de salariés au planning, jetez un coup d’œil aux données récoltées par vos différents outils.
Par exemple, analysez les ventes enregistrées dans votre système POS pour déterminer l’achalandage du restaurant ou prenez en compte le nombre de réservations déjà prises. Et gardez un œil sur votre coût du travail à l’aide de votre logiciel de gestion des plannings.
Votre instinct peut parfois se tromper donc il est bien de vous appuyer sur des données plus tangibles pour prendre certaines décisions.
8. Respectez les disponibilités de vos salariés
Rien de pire pour un salarié que d’être ajouter au planning alors qu’il n’est pas disponible. Ces erreurs courantes peuvent générer énormément de frustration chez les salariés, surtout si elles surviennent fréquemment.
Assurez-vous de bien respecter les disponibilités des membres de votre équipe et n’oubliez pas de les mettre à jour lorsqu’ils vous les envoient. Utilisez un formulaire de disponibilité pour faciliter votre gestion.
Si vous utilisez un logiciel de gestion de plannings, les disponibilités des salariés sont visibles directement dans le planificateur. Elles se mettent aussi automatiquement à jour lorsque vous les acceptez. Vous réduisez donc énormément les chances de faire des erreurs d’inattention.
9. Donnez assez de temps de repos à vos salariés
On ne le dira jamais assez : des salariés reposés sont des salariés heureux et plus performants au travail.
Évitez de mettre au planning de vos salariés une fermeture de restaurant suivi le lendemain de l’ouverture. Cela ne leur donne pas assez de temps de repos. Non seulement il s’agit d’une mauvaise pratique de gestion, mais parfois le temps de pause ne respecte tout simplement pas les lois en place.
En effet, saviez-vous qu’il existe un nombre d’heures de repos minimum à offrir à vos salariés ? Par exemple, en France, les salariés ont droit à 11 heures de repos entre deux plages horaires de travail. Au Canada, les salariés ont droit à une période de repos de 8 heures consécutives entre leurs plages horaires de travail.
Essayez aussi toujours d’offrir deux jours de congés consécutifs aux membres de votre équipe pour leur permettre de vraiment se reposer.
10. Acceptez les demandes de congé autant que possible
Dès que vous le pouvez, acceptez les demandes de congé de vos salariés. Cela permet d’augmenter leur rétention et leur satisfaction. De plus, à moins que trop de salariés souhaitent avoir les mêmes jours de vacances, il est souvent possible d’organiser le planning afin qu’un salarié puisse s’absenter.
Pour s’assurer d’une distribution équitable des vacances, mettez en place une politique de vacances dans votre restaurant. Ainsi, vos salariés seront clairement à quoi s’attendre et vous serez en mesure de bien justifier vos décisions.
Demandez aussi à vos salariés de faire leur demande le plus rapidement possible, ou au moins 2 semaines à l’avance pour vous permettre d’ajuster le planning en conséquence.
La plupart des logiciels de gestion de salariés permettent aux salariés de faire leur demande en ligne. Les managers peuvent ensuite traiter les demandes facilement.
Si vous faites encore vos plannings à la main, utilisez un modèle de demande de congé pour faciliter votre gestion.
11. Partagez les plannings d’avance
Vos salariés ont une vie à l’extérieur de leur boulot. Pour qu’ils puissent la vivre pleinement, partagez le planning dès que vous le pouvez. Idéalement, vos salariés devraient avoir leur planning au moins 2 semaines à l’avance.
Cela leur permettra d’organiser leurs activités personnelles en fonction de leur planning. Et vous aurez plus de temps pour trouver des remplaçants si jamais un de vos salariés est finalement indisponible.
12. Rendez le planning accessible
Vos salariés ne devraient pas avoir à se déplacer pour prendre connaissance de leur planning. Ils devraient pouvoir consulter leur planning n’importe où, n’importe quand.
Que vous choisissiez d’envoyer le planning par courriel, avec votre logiciel de gestion de plannings ou d’une tout autre manière, essayez de le faire toujours au même moment. De cette manière, vos salariés auront une idée du moment auquel ils auront accès à leur nouveau planning.
13. Permettez aux salariés d’échanger des plages horaires de travail
Pour vous sauver plusieurs heures de gestion, permettez à vos salariés qui occupent les mêmes postes d’échanger leur plage horaire de travail s’ils en ont besoin. Ainsi, vous éviterez d’avoir à trouver vous-même un remplaçant si l’un d’eux a un empêchement. Cette pratique de gestion les rendra aussi beaucoup plus responsables par rapport à leur temps.
Évidemment, vous pouvez mettre certaines limites aux échanges. Par exemple, un salarié avec beaucoup d’expérience ne peut pas échanger un service avec une nouvelle recrue.
Le plus important est que vos salariés vous avisent des échanges et qu’ils ne tiennent rien pour acquis tant que vous ne l’avez pas accepté.
Certains logiciels de gestion de salariés comme Agendrix permettent aux salariés d’échanger leurs plages horaires de travail facilement. Les managers peuvent accepter ou refuser l’échange en quelques clics !
14. Soyez flexible
Vos plannings ne devraient pas être coulés dans le béton, comme on dit « life happens ».
Il arrivera toujours une situation imprévue qui viendra modifier le planning de travail. Plutôt que d’essayer de lutter contre ces petits pépins, munissez-vous plutôt d’outils efficaces pour trouver des solutions rapidement.
Par exemple, un salarié vous écrit pour vous dire qu’il y a une erreur dans le planning. Vous la corrigez le plus rapidement et publiez le nouveau planning dans votre logiciel de gestion de plannings. Ainsi, seuls les salariés concernés reçoivent une notification et le reste de l’équipe a encore accès à la bonne version. Ça évite énormément de confusion.
15. Regroupez vos communications à un seul endroit
Pour éviter les erreurs, regroupez toutes les communications concernant le planning à un seul endroit. Fini les notes sur les bouts de papier, les textos, les messages vocaux. Choisissez une seule façon de faire.
Par exemple, utilisez seulement votre adresse courriel professionnelle pour communiquer avec vos salariés (sauf pour les urgences). Sinon, centralisez toutes vos communications à l’aide d’un logiciel de gestion des salariés. Ainsi, que ce soit pour une demande de congé, pour partager le planning ou pour trouver un remplaçant à la dernière minute, tout se fera au même endroit.
Et surtout, s’il-vous-plaît, arrêter d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer avec vos salariés. Ce n’est ni professionnel ni sécuritaire pour les données de vos salariés.
Maintenant que vous connaissez tous les meilleurs trucs et astuces, il ne reste plus qu’à les appliquer et peaufiner vos façons de faire. Bonne planification !
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