Heures supplémentaires : assurez le bien-être de vos salariés tout en économisant
La gestion des heures supplémentaires devient souvent un casse-tête pour les managers. Bien qu’elles soient parfois nécessaires pour assurer un service en continu, les heures supplémentaires peuvent nuire au bien-être de votre personnel.
Et c’est sans mentionner les coûts du travail additionnels qui ont un impact important sur les revenus de votre société. Alors comment bien démêler le tout, suivre la charge de travail de vos salariés, et ultimement, faire des économies substantielles ?
Dans cet article, on vous partage :
- Le calcul des heures supplémentaires de vos salariés;
- Les défis qui viennent avec la gestion des heures supplémentaires;
- 10 solutions pour réduire les coûts reliés aux heures supplémentaires dans votre entreprise.
Comment calculer les heures supplémentaires de vos salariés ?
Calculer les heures supplémentaires n’a rien de complexe. Il suffit de suivre les bonnes étapes et de ne rien oublier. ✅
Calculez les heures supplémentaires de votre équipe en 5 étapes :
1. Déterminez votre semaine de travail standard
En vous fiant aux lois en place dans votre région et aux politiques de votre entreprise, fixez le nombre d’heures pour une semaine de travail à temps plein. En France, la semaine de travail standard est de 35 h par semaine.
2. Suivez les heures de travail régulières de vos salariés
À l’aide d’une pointeuse, enregistrez les heures de travail régulières de chacun des membres de votre équipe.
3. Identifiez les heures supplémentaires
Une fois que les heures régulières sont enregistrées, vous serez en mesure d’identifier rapidement les heures travaillées qui vont au-delà de la semaine normale de travail pour chaque salarié. Si votre semaine est de 35 heures, tout ce qui est travaillé en surplus est considéré comme du temps supplémentaire.
4. Établissez la rémunération pour les heures supplémentaires
Selon les lois en vigueur dans votre région, vos contrats de travail et les normes de votre organisation, instaurez la rémunération pour les heures supplémentaires. 1,5 ou 2 fois le taux horaire est une tarification que l’on observe régulièrement, mais cela peut varier d’une société ou d’une région à l’autre.
5. Calculez les heures supplémentaires à payer
Pour calculer le tout : multipliez le nombre d’heures supplémentaires par la rémunération offerte. La formule ressemble généralement à ceci :
Heures supplémentaires x Taux horaire bonifié = Rémunération des heures supplémentaires
Pour ajouter cette rémunération au reste : simplement additionner la rémunération totale des heures supplémentaires à la paie régulière pour la période de paie en cours.
Exemple de calcul des heures supplémentaires
- Semaine régulière = 35 heures
- Taux horaire régulier = 15 € de l’heure
- Taux pour heures supplémentaires = 1,5 fois le taux horaire
L’un de vos salariés a travaillé 40 heures cette semaine.
- Heures régulières : 35 heures
- Rémunération des heures régulières : 35 x 15 € = 600 €
- Heures supplémentaires : 5 heures
- Rémunération des heures supplémentaires : (5 × 15 €/heure) × 1,5 = 112,50 €
- Calcul de la rémunération totale : 600 + 112,50 = 712,50 €
Les heures supplémentaires et les défis de gestion qu’ils amènent
En plus des calculs et des divers ajustements administratifs que les heures supplémentaires de votre équipe engendrent, une panoplie d’autres défis de gestion font partie du lot.
Les défis de nature financière 🤑
L’augmentation des coûts du travail
Plus d’heures de travail à payer à un taux horaire plus élevé rime automatiquement avec des coûts du travail plus élevés. Cet aspect est à surveiller si votre marge de profits est mince, entre autres.
Les contraintes budgétaires
Les PME ou autres entreprises avec de petites marges de profit comme les restaurants peinent à soutenir le paiement régulier d’heures supplémentaires. Ces coûts supplémentaires peuvent avoir un impact sur la santé financière globale de l’organisation.
Les défis de service à la clientèle 🌟
La diminution de la qualité du service offert
Si vos salariés sont fatigués et surmenés parce qu’ils font régulièrement des semaines de 50 heures, il y a fort à parier qu’ils n’arriveront pas à fournir un service d’aussi bonne qualité que s’ils prennent le temps de se reposer. Cela a un impact direct sur la satisfaction des clients et peut même aller jusqu’à nuire à la réputation de votre société.
L’augmentation du nombre d’erreurs
Fatigue et stress riment souvent avec une hausse des erreurs.
Les défis de communication 📣
L’augmentation du volume de communications
Comme elles sortent du cadre normal des plannings de travail de vos salariés, les heures supplémentaires nécessitent plus de communications. Est-ce que tout le monde a bien eu les bonnes informations ? Y-a-t’il des ambiguïtés à clarifier ?
Les défis reliés à l’épuisement professionnel 🪫
La fatigue et son impact sur la productivité
Heures supplémentaires et burnout sont malheureusement souvent intimement liés. Les longues heures de travail ont inévitablement un impact sur la concentration, le niveau de stress et le rendement de votre personnel.
Le déclin de l’équilibre travail et vie personnelle
Des salariés fatigués, stressés et qui peinent à trouver du temps pour vaquer à leurs activités personnelles observeront un impact sur leur bien-être et leur satisfaction au travail. Ils sont d’ailleurs beaucoup plus enclins à souffrir d’épuisement professionnel.
Les défis de motivation 📉
La diminution du moral de l’équipe
Si les heures supplémentaires sont devenues la routine pour vos salariés, la motivation et le moral des troupes ont de grandes chances d’être affectés. Cela peut contribuer à un faible taux de rétention.
L’augmentation du taux de roulement
Vos salariés risquent de chercher d’autres opportunités s’ils se sentent surmenés. Avec la pénurie de main-d’œuvre actuelle, vous avez beaucoup à gagner à fidéliser vos talents.
Les défis de dotation en personnel 🎯
L’incapacité à planifier vos besoins de personnel efficacement
Utiliser les heures supplémentaires comme solution à long terme pour compenser un manque de personnel ne fait que contribuer à une mauvaise planification des effectifs.
Les défis de conformité ⚖️
Le non-respect des lois du travail
Votre entreprise doit se conformer aux lois en place pour protéger les travailleurs lorsqu’il est question des heures supplémentaires. Des manquements peuvent entraîner de lourdes amendes.
10 solutions pour réduire les coûts reliés aux heures supplémentaires
Afin de réduire les dépenses reliées à la gestion des heures supplémentaires dans votre société, nous avons rassemblé 10 solutions pratiques.
Solutions relatives au planning de travail
1. Révisez et ajustez vos plannings de travail
Prenez le temps d’analyser vos plannings de travail : y a-t-il des moments de fort achalandage dans votre commerce, ou y a-t-il des moments où la charge de travail est plus importante ? Si tel est le cas, ajustez vos effectifs en conséquence.
En mettant en place des pratiques de gestion des plannings qui sont plus efficaces, vous serez en mesure de répartir le travail de façon plus juste et pourrez réduire le nombre d’heures supplémentaires nécessaires.
2. Mettez en place les plannings flexibles ou les semaines de travail comprimées
Des plannings flexibles ou des semaines de travail comprimées sont une solution intéressante pour votre entreprise : au lieu de faire 35 heures en 5 jours de 8 heures, les salariés peuvent compléter le tout en 4 journées de 10 heures, par exemple. Cela peut vous permettre d’avoir plus d’effectifs en place lors des moments les plus occupés.
Vos salariés travaillent de plus longues heures sur un plus petit nombre de jours, ce qui peut contribuer à réduire le nombre d’heures supplémentaires. Assurez-vous de bien respecter les normes du travail en vigueur dans votre région !
💡Avant de changer complètement vos plannings de travail, sondez vos salariés afin de voir si de tels changements leur conviennent. Après tout, bien que votre principal objectif soit ici d’économiser et de réduire les heures supplémentaires, vous ne souhaitez pas le faire au détriment du bien-être de votre équipe !
3. Faites bon usage de vos salariés à temps partiel
Vous embauchez des salariés à temps partiel ? Utilisez ces ressources pour prêter main forte à l’ensemble de l’équipe. Vous pourrez ainsi réduire les heures supplémentaires que doivent faire vos salariés à temps plein. Vous avez beaucoup à y gagner : en plus des économies réalisées, vous serez en mesure d’être plus flexible face aux demandes de congé, notamment. Vous serez aussi plus facilement en mesure de trouver des remplaçants pour combler les absences de dernière minute.
Solutions relatives au temps de travail
4. Connaissez le temps nécessaire pour accomplir le travail
Savez-vous combien de temps est nécessaire en moyenne pour effectuer certaines tâches récurrentes, par exemple la fermeture du magasin ou nettoyer la cuisine ? Il ne s’agit pas ici de micromanager vos salariés, mais plutôt d’identifier certaines tâches qui nécessitent deux personnes plutôt qu’une, ou des besoins de formation supplémentaires.
5. Mettez en place une politique claire pour les heures supplémentaires
Si aucun cadre ne régit les heures supplémentaires dans votre entreprise, assurez-vous d’établir une politique claire. Communiquez vos attentes concernant quand et comment le personnel peut faire des heures supplémentaires, comment celles-ci doivent être approuvées, etc.
6. Suivez de près le temps de travail et les heures supplémentaires
Mettez en place des systèmes pour suivre le temps de travail, incluant les heures supplémentaires de votre équipe. Par exemple, un logiciel de gestion des plannings permet de visualiser dès la création des horaires si vous planifiez une semaine qui va au-delà de 35 heures pour vos salariés. Un outil de suivi du temps de travail et des présences vous permet de bien comptabiliser les heures réellement travaillées et de comparer le tout avec le planning prévu.
Solutions impliquant vos salariés
7. Formez vos salariés pour qu’ils soient polyvalents
Ne vous contentez pas de former vos salariés que pour un seul rôle : offrez des formations plus complètes afin de bâtir une équipe plus versatile, qui pourra mettre la main à la pâte quand vous en avez besoin. Par exemple, dans votre pharmacie, les caissières peuvent avoir la formation nécessaire pour répondre aux questions des clients sur les produits, et les commis de plancher peuvent connaître les tâches d’entrepôt pour prêter main forte au besoin.
8. Impliquez les salariés et sollicitez leur rétroaction
Vos salariés savent ce qu’il se passe sur le plancher : ils sont avec les clients et peuvent observer des choses que vous n’aurez peut-être pas remarquées. Impliquez-les dans votre processus décisionnel et demandez leur feedback par rapport à la charge de travail et aux plannings de travail. Si vous avez mis des changements en place, vous pourrez voir si ceux-ci sont alignés avec les forces et les préférences de votre équipe. Vous pourrez faire une pierre deux coups et vous assurer que le tout répond aussi aux besoins de votre clientèle.
9. Discutez d’alternatives possibles avec l’équipe
Visitez les avenues inexplorées avec vos salariés, comme les congés volontaires durant les périodes plus calmes ou heures de travail décalées. Vous pouvez aussi voir si certains salariés préfèrent avoir plus de congés plutôt que d’avoir des heures supplémentaires payées. Dans tous les cas, vérifiez les lois en place dans votre région.
Solutions technologiques et automatisation
10. Investissez dans des outils technologiques
Mettez en place des outils pour vous simplifier la vie et qui vous permettront de faire des économies substantielles à moyen et long terme. Simplifiez vos processus de travail, améliorez vos pratiques et devenez plus efficace grâce aux divers logiciels qui sont disponibles.
L’automatisation des RH est un bon point de départ : centralisez votre gestion de personnel, afin de vous libérer de tâches sans valeur ajoutée. Vous aurez plus de temps pour prêter main forte à votre équipe, pour mieux créer vos plannings de travail et du même fait, les heures supplémentaires de votre équipe.
Voici quelques outils pour automatiser la gestion des heures supplémentaires :
Logiciel de gestion des plannings de travail
Permet de créer des plannings efficaces, de mieux planifier et identifier les heures supplémentaires et de communiquer plus rapidement avec l’équipe.
Logiciel de gestion du temps et des présences
Permet aux salariés de pointer (arrivée, sortie, pauses), de suivre leurs heures de travail et de calculer automatiquement les heures supplémentaires avec des règles prédéfinies. Ces logiciels s’intègrent facilement à des logiciels de traitement de la paie, ce qui minimise les interventions nécessaires de la part des managers.
Logiciel de gestion de la paie
Inclut normalement des fonctionnalités de calcul automatisé des heures supplémentaires. Ces outils peuvent être configurés pour appliquer les taux d’heures supplémentaires appropriés et assurer votre conformité aux législations du travail.
Logiciel de gestion du personnel
Offre une solution complète pour suivre le temps travaillé et les présences, la gestion des plannings de travail, le traitement de la paie, les dossiers du personnel, l’accueil et l’intégration, etc. Ces systèmes peuvent fournir des informations qui vous permettront de suivre vos coûts du travail pour plus facilement identifier les endroits où vous pourrez réaliser des économies.
Qu’est-ce qui est considéré comme des heures supplémentaires ?
Tout temps de travail effectué par un travailleur, qui dépasse le nombre d’heures maximum par semaine ou par jour prévu par la loi, est considéré comme des heures supplémentaires. En France, une semaine de travail standard compte normalement 35 heures par semaine.
Comment calculer les heures supplémentaires ?
Pour calculer le les heures supplémentaires d’un salarié, il faut multiplier le nombre d’heures supplémentaires par la rémunération offerte :
Heures supplémentaires x Taux horaire ajusté = Rémunération des heures supplémentaires
Il faut ensuite additionner le total de la rémunération des heures supplémentaires à la paie régulière pour la période de paie en cours.
Quels sont les droits des salariés par rapport aux heures supplémentaires ?
Les droits des salariés par rapport aux heures supplémentaires incluent :
- L’autorisation de faire des heures supplémentaires : les managers doivent d’abord obtenir le consentement de leur salariés avant de leur exiger de faire des heures supplémentaires. Toutefois, certaines exceptions peuvent s’appliquer lors de situations d’urgence.
- L’éligibilité aux heures supplémentaires : tous les salariés peuvent normalement faire et être rémunérés pour des heures supplémentaires qui vont au-delà de la semaine de travail régulière de 35 heures. Il faut valider les lois applicables dans votre région.
- La rémunération des heures supplémentaires : les salariés doivent être rémunérés au taux ajusté pour les heures supplémentaires qu’ils font. Un standard est le temps et demi (1,5 fois le taux horaire régulier) et parfois le temps double. Les heures supplémentaires doivent généralement être payées en même temps que le temps régulier complété pour la période de paie en cours. Référez-vous aux lois en vigueur dans votre région.
- Le suivi des heures supplémentaires : les managers doivent tenir à jour des dossiers avec les heures de travail de leur personnel, ce qui inclut les heures supplémentaires. Cette information doit être conservée et disponible en cas d’audit de la part des autorités locales.
- Les ententes pour les heures supplémentaires : certains managers prennent entente avec leurs salariés pour des options de travail flexible ou des semaines de travail comprimées. Ces arrangements peuvent influencer le calcul des heures supplémentaires, mais doivent tout de même respecter les lois en place.
- Les congés compensatoires : certaines régions permettent aux managers d’offrir des congés compensatoires à leur personnel plutôt que de payer des heures supplémentaires. Encore une fois, se référer aux lois en vigueur pour avoir l’heure juste.
- Les exonérations : certaines catégories de salariés peuvent être exonérés des règles qui s’appliquent à la majorité des salariés pour ce qui touche les heures supplémentaires. Par exemple, les rôles de supervision et de gestion tombent souvent dans une catégorie à part.
