Note de frais kilométrique
Ce modèle de note de frais kilométrique gratuit permet aux salariés d’enregistrer chaque trajet, du lieu de départ à la destination, et calcule l’indemnité automatiquement à partir du taux que vous définissez. Conçu pour les PME dont les équipes se déplacent entre plusieurs sites.
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Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Une note de frais kilométrique est un document utilisé par les salariés pour transmettre une demande de remboursement des kilomètres parcourus avec leur véhicule personnel pour le travail. Elle liste chaque trajet avec la date, le lieu de départ, la destination, le motif et les kilomètres parcourus, puis multiplie la distance par un taux au kilomètre pour obtenir un total. Elle fournit à l’entreprise un relevé clair des déplacements et des montants dus.
Quel est le barème des indemnités kilométriques ?
En France, le barème kilométrique est fixé par arrêté ministériel et repris chaque année par l’administration fiscale. Le montant au kilomètre dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale et du kilométrage annuel parcouru, avec une majoration de 20 % pour les véhicules électriques. Le barème officiel et un simulateur sont disponibles sur impots.gouv.fr.
Comment calculer une indemnité kilométrique ?
On multiplie les kilomètres parcourus par le taux au kilomètre applicable. Le barème distingue trois tranches annuelles (jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà de 20 000 km), et le franchissement d’un seuil change la formule appliquée à l’ensemble du kilométrage annuel, pas seulement aux kilomètres suivants. Ce modèle applique le taux que vous saisissez et calcule le total automatiquement.
L’employeur doit-il rembourser les frais kilométriques ?
Oui, lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel à la demande de l’employeur. La jurisprudence impose le remboursement des frais engagés pour les besoins de l’activité professionnelle, mais l’employeur reste libre de la méthode : barème kilométrique, frais réels ou forfait. Les trajets domicile-travail font exception; leur prise en charge est facultative.
Les indemnités versées dans la limite du barème fiscal sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. Au-delà, l’excédent est soumis à cotisations, sauf si l’employeur peut justifier les frais réels engagés.
Quels justificatifs faut-il conserver ?
Un relevé des trajets : date, lieu de départ, destination, motif et distance, ainsi que la puissance fiscale du véhicule. L’URSSAF et l’administration fiscale peuvent demander ces éléments pour justifier l’exonération. Mieux vaut les consigner au fur et à mesure des déplacements.
Comment simplifier le suivi des déplacements de votre équipe ?
Un modèle comme celui-ci standardise la soumission des trajets. Mais pour les équipes qui se déplacent entre plusieurs sites, un Excel devient vite difficile à gérer. Un logiciel de note de frais permet aux salariés de soumettre leurs trajets depuis leur téléphone et aux responsables de les approuver au même endroit. Agendrix réunit la soumission et l’approbation des déplacements dans la plateforme que votre équipe utilise déjà pour les plannings et le suivi du temps de travail.
