La gestion des employés et la discipline au travail font partie du quotidien des gestionnaires. Lorsqu’un comportement problématique ou une performance insuffisante se manifestent, il est crucial d’intervenir de manière juste et constructive.
C’est là où la discipline progressive est un outil important. Elle donne l’opportunité aux employés de s’améliorer et de renforcer les relations employeur-employé. La discipline progressive est l’approche à adopter afin de créer un environnement de travail sain et d’entretenir des relations de confiance avec les membres de votre équipe.
Découvrez comment la discipline progressive peut non seulement prévenir les conflits, mais aussi promouvoir un environnement professionnel plus sain et productif.
Qu’est-ce que la discipline progressive?
La discipline progressive est une méthode de gestion qui comporte une série d’étapes à suivre afin de corriger le comportement ou les actions d’un employé. La sévérité des conséquences est proportionnelle à la gravité de la situation et suit une gradation en ce sens.
La discipline progressive permet de créer un plan d’action en collaboration avec l’employé afin de lui donner la chance d’améliorer sa performance ou de changer son comportement.
Cette méthode garantit un traitement équitable entre les employés et permet d’éviter la discrimination.
Les différentes étapes sont mises en place par les gestionnaires, qui documentent tous les processus disciplinaires de l’entreprise. Dans une plus petite entreprise, c’est généralement le gestionnaire qui est chargé de mettre en place les différentes étapes et de garder des traces de ses interventions.
Pourquoi adopter la discipline progressive?
La discipline progressive est le type de discipline au travail la plus utilisée puisqu’elle permet de bâtir des relations de confiance et un environnement de travail sain.
Il s’agit aussi de la méthode à adopter afin d’éviter les problèmes légaux. Plusieurs pays exigent une gradation des mesures disciplinaires, afin que les employés aient la chance de remédier à la situation avant d’être licenciés.
Les avantages d’adopter la discipline progressive incluent :
- Encourager les employés à s’améliorer;
- Permettre d’éviter les problèmes légaux;
- Renforcer la relation employeur-employé;
- Maintenir un environnement de travail professionnel et sain;
- Encourager la transparence et l’honnêteté;
- Encourager la collaboration employeur-employé;
- Réduire le taux de roulement de l’entreprise.
Comment utiliser la discipline progressive dans votre milieu de travail
Appliquer des méthodes de discipline progressive dans un milieu de travail consiste à adopter une approche structurée pour gérer les comportements problématiques ou les performances insuffisantes des employés.
L’objectif est de corriger ces problèmes de manière équitable, transparente et constructive tout en respectant les droits de l’employé et les besoins de l’entreprise.
Afin d’utiliser la discipline progressive dans votre entreprise, vous devez vous munir d’une politique disciplinaire claire qui contient :
- Les règles et les attentes de l’entreprise;
- Les comportements ou infractions susceptibles de provoquer des mesures disciplinaires;
- Les étapes progressives;
- Les délais et les critères pour passer d’une étape à une autre.
Les étapes typiques de la discipline progressive
Les étapes typiques de la discipline progressive sont :
1. L’avertissement verbal : une conversation informelle avec votre employé où vous lui expliquez le problème. Bien qu’informelle, vous devez garder des traces écrites de cette interaction.
2. L’avertissement écrit : un document officiel qui contient les détails du problème, vos attentes ainsi que les conséquences si la situation ne change pas. Ce document doit être signé et daté par l’employé.
Voici un guide pour tout savoir sur l’avertissement au travail.
3. Les formations obligatoires : vous pouvez obliger votre employé à suivre des formations afin de mettre à niveau ses compétences et lui permettre d’améliorer sa performance.
4. La suspension temporaire (avec ou sans salaire) : les paramètres de la suspension doivent faire l’objet d’une lettre officielle remise à l’employé et signée par ce dernier.
5. La rétrogradation : rétrograder un employé est parfois nécessaire, mais cette mesure disciplinaire ne doit pas être prise à la légère puisqu’elle peut démotiver grandement l’employé affecté.
6. Le licenciement : étape finale et définitive qui rompt le contrat de travail avec l’employé. Le licenciement doit être seulement utilisé en dernier recours après de multiples interventions de la part de l’employeur. Le seul moment où le licenciement constitue la première et dernière étape est lorsqu’un employé commet une faute grave.
Lisez notre bible du congédiement.
Avant d’entreprendre un processus de mesure disciplinaire, il est important d’aller poser des questions aux employés, de bien comprendre la situation et d’avoir en main tous les éléments pertinents pour bien évaluer le problème.
Ce que vous devez faire avant d’enclencher une mesure disciplinaire
Voici les étapes à suivre avant d’enclencher une mesure disciplinaire
- Rencontrer les employés concernés;
- Documenter votre démarche : date, heure, personnes impliquées, contexte, etc.;
- Mesurer la gravité de la situation : impact sur l’équipe, l’entreprise ou la sécurité;
- Valider les faits.
Une fois la mesure disciplinaire enclenchée, chaque étape doit être minutieusement documentée par le chargé des ressources humaines ou le gestionnaire. Il s’agit d’un enjeu légal advenant le cas où l’employé contesterait les mesures utilisées.
Afin de garder des traces de vos interventions, consignez vos notes dans le dossier de vos employés. Le logiciel de gestion des employés Agendrix vous permet de numériser ces informations afin de les centraliser et de les sécuriser du même coup. Ainsi, vous vous assurez d’y avoir accès rapidement et de ne pas les égarer.
Quoi inclure dans les politiques RH
La discipline progressive est possible dans une entreprise à la condition que l’organisation se munisse de politiques internes claires et transparentes. Il est difficile pour un employeur de punir des comportements ou des actions qui n’ont jamais été identifiés comme inacceptables ou inadéquats.
Ainsi, définissez clairement vos attentes afin que vos employés connaissent les règles à suivre. Assurez-vous que vos politiques soient facilement accessibles afin que les employés puissent s’y référer. Prenez toujours le temps de répondre à leurs questions en cas de besoin.
Les politiques internes permettent aussi de protéger l’entreprise en cas de litige entre l’employeur et un employé.
Exemples de mesures disciplinaires progressives
1. Retard
Un employé dans une pharmacie arrive 20 minutes en retard pour son quart de travail. Il ne vous a pas appelé pour prendre le temps de vous avertir et ne s’est pas excusé lorsqu’il est arrivé dans la succursale et qu’il vous a croisé.
Vous décidez donc de le rencontrer afin de comprendre ce qu’il s’est passé. Il vous explique qu’il était en retard en raison du trafic. Vous lui dites que la prochaine fois, il serait important de partir un peu plus tôt pour prendre en compte le trafic et de vous appeler s’il pense être en retard de plus de 5 minutes.
Si la situation se reproduit, vous allez devoir lui remettre un avertissement écrit officiel. L’employé acquiesce et vous dit qu’il fera attention à l’avenir.
1 semaine plus tard, l’employé arrive 30 minutes en retard. Encore une fois, il ne vous a pas appelé et blâme le trafic. Vous décidez donc de lui remettre un avertissement écrit.
Quelques semaines plus tard, vous rencontrez l’employé et soulignez que ses retards ont cessé. Vous le félicitez pour son assiduité.
2. Insubordination
Un serveur refuse de porter l’uniforme exigé dans le cadre de son travail et d’exécuter certaines de ses tâches assignées (par exemple, nettoyer les tables après son service).
Vous organisez donc une discussion privée avec l’employé. Vous expliquez pourquoi il est important de respecter le code vestimentaire et de réaliser les tâches qui lui sont attitrées. L’employé semble comprendre l’importance de ses responsabilités et s’engage à respecter le code vestimentaire à l’avenir.
Malgré l’avertissement verbal, l’employé refuse à nouveau de nettoyer les tables le lendemain. Vous lui remettez alors un avertissement écrit formel. Ce document décrit les comportements spécifiques problématiques, réitère les attentes et précise les conséquences si le problème persiste.
L’employé refuse encore de suivre vos instructions et adopte une attitude de défi en discutant ouvertement les ordres devant les clients.
Vous décidez de suspendre l’employé pour une durée de 2 jours sans salaire. Cette suspension est une conséquence de son comportement répétitif d’insubordination. À son retour, l’employé adopte toujours la même attitude et refuse à nouveau de se conformer aux règles.
L’employé est convoqué à une réunion finale. Après une discussion où les étapes précédentes sont rappelées, une lettre de licenciement lui est remise, mettant fin à son contrat pour insubordination répétée.
3. Vol de temps
Un caissier d’une épicerie quitte fréquemment son poste sans autorisation, reste sur son téléphone et dépasse de manière répétée la durée autorisée de ses pauses.
Vous remarquez que l’employé est en pause depuis 20 minutes alors que les pauses sont d’une durée de 10 minutes. Vous décidez donc de le rencontrer et lui expliquer que ses pauses prolongées non autorisées perturbent l’organisation du travail et empêchent ses collègues d’aller prendre leur pause.
L’employé s’excuse de son comportement. Vous lui expliquez que la prochaine étape est un avertissement écrit et qu’après 3 avertissements formels, il sera renvoyé.
Quelques semaines plus tard, vous remarquez que votre employé continue à prendre des pauses prolongées, mais pointe ses heures de travail comme s’il prenait seulement 10 minutes. Vous regardez donc les caméras de surveillance et réalisez que votre employé pointe et retourne s’asseoir dans la salle de pause.
Vous rencontrez donc l’employé pour lui remettre un avertissement formel écrit et expliquer la gravité de la situation. Vous lui expliquez aussi que vous continuerez d’avoir à l’œil ses temps de pauses afin qu’il respecte le temps alloué.
L’employé rectifie son comportement et respecte désormais le temps de pause déterminé dans la politique interne de l’entreprise.
💡 Lorsque vous intervenez auprès de vos employés, assurez-vous d’être direct et respectueux. Donnez l’opportunité à vos employés de s’expliquer et de partager leurs difficultés. Finalement, offrez votre soutien et proposez des solutions.
En résumé
- Vérifiez les faits avant d’imposer une sanction à un employé;
- Soyez juste et équitable;
- Soyez proactif;
- Documentez vos mesures disciplinaires;
- Expliquez clairement le problème à vos employés;
- Travaillez avec les membres de votre équipe pour trouver des solutions;
- Ajustez vos mesures disciplinaires selon chaque situation;
- Communiquez clairement vos attentes;
- Donnez la chance à vos employés de s’améliorer;
- Faites des suivis.
Est-il possible d’imposer une mesure disciplinaire pour une inconduite survenue à l’extérieur du travail?
Il est possible d’imposer une mesure disciplinaire à un employé pour une inconduite survenue à l’extérieur du lieu de travail, si cette dernière porte préjudice à l’employeur.
Par exemple, si un employé se filme et publie une vidéo de lui où il émet des commentaires racistes et discriminatoires alors qu’il porte son uniforme de travail, l’employeur pourrait décider de rompre son contrat de travail.
Il est nécessaire de vous référer aux lois et réglementations en vigueur dans votre région. N’hésitez pas à faire affaire avec un professionnel du droit du travail en cas de doute.
Combien de temps doivent durer les mesures disciplinaires?
La durée des mesures disciplinaires varie selon les politiques internes de l’entreprise et la gravité de la faute.
Par exemple, une entreprise peut décider qu’un avertissement écrit est valide pour 3 mois. Après cette durée, l’avertissement est retiré du dossier de l’employé. La durée d’une suspension (avec ou sans salaire) peut aussi varier en fonction de la situation allant de quelques jours à plusieurs mois.
Chaque situation est unique et peut nécessiter des mesures légèrement différentes.
Est-ce qu’une mesure disciplinaire peut être mise en place à deux reprises pour la même inconduite?
Une même mesure disciplinaire peut être mise en place à plusieurs reprises pour une même inconduite, selon le contexte et si la politique interne de l’entreprise le permet.
Dans un système de discipline progressive, les mesures disciplinaires augmentent en gravité si l’inconduite persiste. Cependant, une mesure spécifique (comme un avertissement écrit) peut être répétée si :
- Le laps de temps entre les inconduites est significatif, par exemple plusieurs mois;
- Vous estimez que la situation n’a pas atteint un niveau nécessitant une action plus sévère;
- La politique interne de l’entreprise stipule qu’une mesure disciplinaire peut être appliquée plus d’une fois.
Cependant, il est important que vous ne répétiez pas une même mesure indéfiniment sans quoi cela compromet l’efficacité et la pertinence de la mesure disciplinaire.
Qu’est-ce qu’une faute grave?
Une faute grave réfère à une infraction ou un comportement de l’employé si sérieux qu’il justifie la terminaison du contrat de travail de manière immédiate, sans préavis ni indemnité de licenciement.
Par exemple, le vol ou le non-respect de la confidentialité des données de l’entreprise peuvent être considérés comme des fautes graves.
Les caractéristiques d’une faute grave incluent :
- La gravité du comportement;
- L’impact sur l’organisation;
- L’impossibilité du maintien du contrat de travail.
