Politique de gestion des absences : les meilleures pratiques

Gérez l’assiduité des employés et la productivité de la main-d’œuvre en consultant nos conseils éprouvés pour minimiser les retards, les absences et les départs anticipés des employés, entre autres.

Qu’est-ce qu’une politique de gestion des absences?

La politique de gestion des absences (ou politique d’assiduité) est un document essentiel pour toute entreprise. Elle définit des attentes claires en matière de présence, de ponctualité et de congés des employés.

Une politique efficace en la matière peut améliorer la productivité, maintenir l’équité et promouvoir la responsabilité individuelle au sein du personnel. Elle peut également contribuer à garantir la conformité avec les législations du travail municipales, nationales et fédérales.

Importance d’une politique de gestion des absences

Une politique de gestion des absences efficace peut être bénéfique pour une entreprise à plusieurs égards : amélioration de la productivité, respect de la législation et de la réglementation du travail et amélioration de la culture d’entreprise.

1. Amélioration de la productivité

• Les entreprises dotées de politiques de gestion des absences efficaces ont plus de chances d’avoir des employés qui sont toujours présents et ponctuels. Cela permet aux opérations de se dérouler de manière plus fluide et plus efficace.
• Des taux d’assiduité élevés contribuent également à un environnement de travail plus stable, où les tâches sont accomplies à temps, ce qui permet au travail d’équipe de s’épanouir.

Inversement, l’absentéisme peut perturber les flux de travail, entraînant des retards et une augmentation de la charge de travail pour les autres employés. Il peut en résulter une baisse du moral des employés et une diminution de la productivité.

Selon une étude de la Society for Human Resource Management (SHRM), l’absentéisme non planifié coûte aux employeurs américains environ 3 600 dollars par an pour chaque employé rémunéré à l’heure et 2 650 dollars pour chaque employé rémunéré à l’année.

Cela souligne l’impact économique important qu’un manque d’assiduité peut avoir sur une entreprise.

2. Respect de la législation et de la réglementation du travail

• Les politiques d’absence des employés ont également des implications juridiques et de conformité importantes. Ces politiques doivent être conformes à diverses lois et réglementations du travail afin d’éviter les répercussions juridiques et de garantir un traitement équitable des employés.

3. Amélioration de la culture d’entreprise

Selon Forbes, la culture d’entreprise est l’avantage le plus puissant d’une société.

Une politique claire de gestion des absences contribue à favoriser un environnement de travail positif. Elle fixe des attentes transparentes, favorise l’équité et améliore le moral général sur le lieu de travail.

• Une politique des absences bien définie garantit que tous les employés sont soumis aux mêmes normes. Cette cohérence permet d’éviter les perceptions de favoritisme et de créer un environnement de travail équitable.
• En exposant clairement les attentes en matière d’assiduité, les employés comprennent leurs responsabilités et les conséquences du non-respect des règles. Cela favorise la responsabilisation individuelle, ce qui permet de disposer d’une main-d’œuvre plus fiable et plus sûre.
• Avec des procédures claires pour signaler les absences et demander des congés, il y a moins de place pour les malentendus et les litiges. Les conflits entre les employés et la direction s’en trouvent réduits, ce qui contribue à l’harmonie du lieu de travail.
• Lorsque les employés constatent que tout le monde adhère aux mêmes règles, cela favorise un sentiment d’équité et de respect. Le moral et la satisfaction au travail s’en trouvent renforcés, car les salariés ont le sentiment de faire partie d’un environnement équitable et solidaire.
• Des directives claires en matière d’assiduité permettent de garantir le maintien des niveaux de personnel nécessaires, de minimiser les perturbations et de permettre aux équipes de travailler efficacement. Il en résulte une augmentation de la productivité globale et un fonctionnement plus harmonieux.

Différence entre une politique d’absentéisme et une politique d’assiduité

Bien qu’une politique d’absentéisme et une politique d’assiduité visent toutes deux à maintenir la productivité et un environnement de travail positif, elles présentent quelques différences essentielles.

Politique d’assiduité

Champ d’application : Politique globale couvrant tous les aspects de la présence et de la ponctualité des employés

Objectif : Promouvoir l’assiduité et la ponctualité au travail

Composantes :

• Attentes en matière de temps de travail
• Lignes directrices pour le signalement des absences et des retards
• Procédures de demande de congé
• Conséquences de la non-conformité

Politique d’absentéisme

Champ d’application : Sous-ensemble de la politique d’assiduité traitant spécifiquement de la question des employés qui ne se présentent pas au travail à l’heure prévue

Objectif : Réduire la fréquence et l’impact des absences, qu’elles soient liées à la santé, à des raisons personnelles ou autres.

Composantes :

• Raisons acceptables et inacceptables des absences
• Procédures de notification des absences aux gestionnaires
• Conséquences des absences excessives ou non motivées

Ce qu’il faut inclure dans une politique de gestion des absences

Toute politique de gestion des absences doit comporter les éléments suivants :

• Définitions – Définir clairement ce qui constitue l’assiduité, les retards et l’absentéisme.
• Attentes – Attentes spécifiques en matière d’assiduité et de ponctualité.
• Procédures de signalement – Détailler la manière dont les employés doivent signaler les retards et les absences (par exemple, qui contacter, quand et comment).
• Politiques en matière de congés – Expliquer les différents types de congés (congés de maladie, congés personnels, vacances, etc.) et la manière dont chacun d’entre eux est géré.
• Demandes de congés – Inclure des processus normalisés sur la manière dont les congés planifiés et de dernière minute sont traités afin de réduire la confusion et de garantir une dotation en personnel suffisante.
• Stratégies de réduction des absences – Inclure des stratégies de réduction de l’absentéisme et de l’abandon de poste afin de favoriser la fiabilité de la main-d’œuvre.
• Conséquences en cas d’infraction – Expliquer clairement les conséquences des absences non excusées ou non signalées, afin de souligner l’importance du respect des règles.
• Soutien et ressources – Mentionner les systèmes de soutien mis à la disposition des employés (par exemple, les programmes d’aide aux employés).
• Date et signature – S’assurer que les employés et un témoin datent et signent la politique.
• Mention des mises à jour – Préciser que la politique est sujette à des mises à jour afin de garantir sa conformité avec les politiques de l’entreprise et le droit du travail en constante évolution. Les employés devront lire les politiques de présence mises à jour et s’engager à les respecter.

6 conseils pour la mise en place de votre politique de gestion des absences

Voici six conseils pour implémenter efficacement une politique de gestion des absences qui favorise la productivité, l’équité et un environnement de travail positif.

1. Communication claire

• Communiquez la politique de gestion des absences à tous les employés par le biais de différents canaux tels que les courriels, les réunions et l’intranet de l’entreprise.
• Veillez à ce que la politique soit facilement accessible, par exemple dans un manuel de l’employé ou sur l’intranet de l’entreprise.

2. Formation des cadres et des employés

• Organisez des ateliers approfondis pour former les gestionnaires aux détails de la politique et à leur rôle dans son application. Utiliser des scénarios réels pour former les cadres à la gestion efficace des différents problèmes d’assiduité.
• Incluez un examen détaillé de la politique d’assiduité lors de l’intégration des nouveaux employés. Organiser régulièrement des sessions de remise à niveau et des cours en ligne pour tenir tous les employés au courant des changements de politique et des attentes.

3. Contrôle et suivi

• Utilisez un système de pointage au travail pour un suivi précis.
• Mettez en place un logiciel RH complet pour contrôler les présences et générer des rapports.
• Mettez en place des alertes automatiques pour les responsables lorsque les employés atteignent certains seuils, tels que des retards ou des absences excessifs.

4. Révisions régulières de la politique

• Prévoyez des rencontres, au moins une fois par an, pour examiner la politique d’assiduité avec les équipes de RH et de gestion, afin de vous assurer qu’elle reste efficace et compétitive.
• Recueillez la rétroaction des employés sur la clarté et l’équité de la politique et tenez compte de leurs suggestions d’amélioration.
• Apporter les ajustements nécessaires à la politique en fonction des commentaires, des changements juridiques et des besoins de l’entreprise afin de la maintenir à jour et efficace.

5. Application cohérente de la politique

• Veillez à ce que la politique soit appliquée de manière cohérente dans tous les départements afin d’éviter toute impression de favoritisme ou d’injustice.
• Tenez un registre détaillé des problèmes d’assiduité et des mesures prises pour y remédier. Cela permet de se défendre contre d’éventuels litiges et de démontrer un traitement équitable. Un logiciel dans lequel gérer les dossiers du personnel est un excellent endroit où consigner les absences.

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6. Environnement de travail favorable

• Encouragez un dialogue ouvert entre les employés et les gestionnaires sur les questions d’assiduité. Cela peut aider à identifier les problèmes sous-jacents et à trouver des solutions.
• Apportez un soutien aux employés confrontés à de réelles difficultés, par exemple en leur proposant des modalités de travail flexibles ou en leur donnant accès à des programmes de bien-être.

8 défis communs aux politiques de gestion des absences et solutions

De nombreuses entreprises sont confrontées à un certain nombre de difficultés lorsqu’elles mettent en œuvre et appliquent une nouvelle politique de gestion des absences. En anticipant ces défis, les entreprises peuvent mettre en place des stratégies proactives pour les relever efficacement.

1. Résistance au changement

Les employés et les gestionnaires peuvent résister aux nouvelles politiques, surtout s’ils sont habitués à un environnement de présence plus détendu.

• Solutions:
  • Expliquez les raisons de la nouvelle politique et comment elle profite à la fois à l’entreprise et aux employés.
  • Impliquez les employés dans l’élaboration de la politique afin d’accroître leur adhésion et de réduire les résistances.

2. Application incohérente

Les gestionnaires peuvent appliquer la politique de manière incohérente, ce qui donne l’impression qu’elle est injuste.

• Solutions:
  • Fournissez une formation complète aux gestionnaires sur la manière d’appliquer la politique de manière cohérente.
  • Élaborez des procédures claires et normalisées pour traiter les problèmes d’assiduité et veillez à ce que tous les cadres les respectent.

3. Contrôle et suivi des présences

Il peut être difficile de tenir des registres de présence précis et à jour, en particulier dans les grandes organisations.

• Solutions:
  • Mettez en place des systèmes automatisés de suivi des présences, tels que des pointeuses, des systèmes biométriques ou des logiciels RH.
  • Effectuez des audits réguliers pour s’assurer de l’exactitude et de la fiabilité des données de présence.

4. Causes réelles d’absentéisme

Les employés peuvent avoir des raisons légitimes de s’absenter, comme des problèmes de santé ou des urgences personnelles.

• Solutions:
  • Incorporez une certaine souplesse dans la politique pour les cas authentiques, en autorisant par exemple le travail à distance ou des horaires flexibles.
  • Proposez des programmes de soutien tels que les programmes d’aide aux employés (PAE) pour aider les salariés à gérer leurs problèmes personnels.

5. Questions juridiques et de conformité

S’assurer que la politique d’assiduité est conforme à toutes les lois et réglementations du travail peut s’avérer complexe.

• Solutions:
  • Consultez des experts juridiques pour s’assurer que la politique est conforme aux lois municipales, régionales et fédérales.
  • Révisez et mettez à jour régulièrement la politique pour refléter tout changement dans la législation.

6. Manque de sensibilisation des employés

Les employés peuvent ne pas être pleinement conscients des détails ou de l’importance de la politique de gestion des absences.

• Solutions:
  • Incluez la politique d’assiduité dans le processus d’onboarding et assurez une formation régulière.
  • Utilisez divers canaux de communication pour rappeler aux employés la politique et ses points clés.

7. Changements culturels et comportementaux

Il peut être difficile de changer la culture organisationnelle pour donner la priorité à l’assiduité et à la ponctualité.

• Solutions:
  • Encouragez les cadres supérieurs et les gestionnaires à adopter le comportement souhaité.
  • Utilisez le renforcement positif, comme la reconnaissance et les récompenses, pour encourager le respect de la politique.

8. Absentéisme chronique

Il peut être difficile de gérer les employés qui ont un comportement d’absentéisme chronique.

• Solutions:
  • Organisez des réunions privées avec les contrevenants chroniques pour discuter de leurs problèmes d’assiduité et trouver des solutions.
  • Mettez en œuvre un processus de discipline progressive pour traiter les problèmes d’absentéisme continu.

Liste de contrôle pour l’amélioration de l’assiduité des employés

• Élaborer une politique claire et complète en matière de gestion des absences.
• Veiller à ce que tous les employés comprennent les attentes et les conséquences.
• Faire en sorte que la politique soit facilement accessible à tous les employés.
• Favoriser une culture d’entreprise positive et inclusive où les employés se sentent valorisés et engagés.
• Reconnaître et récompenser régulièrement l’assiduité et la ponctualité afin de motiver les employés.
• Offrir des options de travail à distance lorsque cela est possible afin de tenir compte des responsabilités personnelles et familiales.
• Proposer des horaires de travail flexibles afin d’aider les employés à concilier vie professionnelle et vie privée.
• Encourager une communication ouverte entre les employés et la direction sur les questions d’assiduité.
• Mettre en place des canaux permettant aux employés de fournir une rétroaction sur les politiques et les pratiques en matière d’assiduité.
• Proposer des PAE pour aider les employés à gérer les problèmes personnels susceptibles d’affecter leur assiduité.
• Promouvoir des programmes de santé et de bien-être afin de réduire les absences pour cause de maladie.
• Mettre en place des systèmes automatisés de suivi des présences afin de contrôler et d’enregistrer les présences avec précision.
• Contrôler régulièrement les registres de présence afin d’identifier les tendances et de résoudre rapidement les problèmes.
• Former les gestionnaires à l’importance de l’assiduité et à la manière de traiter efficacement les problèmes d’assiduité.
• Organiser des ateliers pour les employés sur la gestion du temps et l’importance de l’assiduité.
• Organiser des rencontres privées avec les employés qui s’absentent fréquemment afin de comprendre leurs raisons et de leur offrir un soutien.
• Élaborer des plans d’action pour aider les employés à améliorer leur assiduité, notamment en fixant des objectifs spécifiques et en fournissant des ressources.
• Mettre en place des programmes d’incitation à l’assiduité qui récompensent les employés pour leur assiduité.
• Reconnaître publiquement les bons résultats en matière d’assiduité, par exemple par le biais d’infolettres internes ou de réunions de l’entreprise.
• Veiller à ce que la politique d’assiduité soit appliquée de manière cohérente dans tous les services afin de garantir l’équité.
• Utiliser une approche disciplinaire progressive pour les problèmes d’assiduité, en commençant par des avertissements verbaux et en montant d’un cran si nécessaire.
• Créer un travail intéressant et significatif qui passionne et engage les employés.
• Offrir des possibilités d’avancement et de développement professionnel afin d’accroître la satisfaction et l’engagement au travail.
• Réviser et mettre à jour régulièrement la politique d’assiduité afin de s’assurer qu’elle reste efficace et pertinente.
• Recueillir en permanence les réactions des employés et des responsables afin d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés.

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