Affaires

Les disponibilités des employés : la solution à votre casse-tête

Par Michaël Thibault 26 juillet 2019

Est-ce que les communications entourant les horaires sont efficaces dans votre entreprise?


Si vous avez répondu oui, ne lisez pas ce qui suit!

Par contre, si vous admettez qu'il y a place à l'amélioration, cette série d'articles pourrait vous être bénéfique. Vous allez comprendre les effets négatifs provoqués par de simples lacunes dans les communications entourant la gestion des horaires.

Le cas adressé ici est celui des disponibilités des employés.

Demandez-vous à vos employés de fournir leurs disponibilités par courriel? Sur papier? Le faites-vous fréquemment?

Dans bien des entreprises, cette façon de faire est établie depuis de nombreuses années.

Les employeurs et responsables de la planification des horaires ont la lourde tâche d'organiser et de décoder les différents formats soumis. Ces derniers sont bien conscients des efforts nécessaires pour tenir compte des particularités et caprices de tout et chacun.

Tous ces documents reçus forcent les employeurs à se bâtir des outils, souvent des chiffriers électroniques de type Excel,  pour retranscrire les disponibilités de façon à ce qu'elles soient compréhensives et facilement consultables lors de la planification des horaires.

Dû à la rigueur que cette tâche nécessite, normal que les employeurs en viennent parfois à faire des erreurs.

Constat important

Cette gestion manuelle nécessite énormément de temps et d’énergie. Elle est aussi la cause d’omissions frustrantes qui ont aussi l’effet potentiel de brimer les relations de travail.

Encore pire : les efforts traditionnels de gestion des disponibilités et le temps y étant accordé n’apportent aucune valeur ajoutée!

Maintenant, comment ça se passe si l'organisation utilise Agendrix?

  • Vos employés soumettent leurs disponibilités eux-mêmes à partir d’une interface conçue spécifiquement pour cette tâche directement sur le web ou sur leur appareil mobile. Ils sont donc mis à contribution afin de gagner du temps aux responsables des horaires qui n'ont plus à compiler, imprimer, classer, transcrire et interpréter les informations.
  • L’employeur et le responsable des horaires voient les disponibilités des employés s’afficher automatiquement dans l'interface de planification des horaires. Dans l'image ci-dessous, la barre verte représente les plages de temps du jeudi 22 octobre pendant lesquelles Isabelle Côté et Emma Tremblay préfèrent travailler. La barre rouge représente une période ou Emma Tremblay n'est pas disponible. Vous ne devriez donc pas la mettre à l'horaire. Où il n'y a aucune barre de couleur, les employés sont disponibles pour travailler. Finalement, la période de temps en dessous du nom des serveuses représente le nombre d'heures souhaitées par semaine.

Vaut mieux ne pas se mettre la tête dans le sable et s'avouer que les technologies peuvent grandement améliorer la gestion de cas complexe comme celui des disponibilités d'employés. Appuyer vos prises de décisions avec un outil spécifiquement conçu à cet effet.


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