Transformez votre gestion RH avec l’automatisation de la paie

Gérer la paie de ses employés, c’est bien plus que réaliser de simples calculs : c’est une responsabilité qui s’accompagne d’un besoin de conformité légale. Ça a aussi des répercussions sur la motivation des équipes et la santé financière de l’entreprise.

Pourtant, pour de nombreuses PME et même de grandes organisations, ce processus est encore trop souvent fait manuellement. Cela le rend fastidieux et peut devenir une source d’erreurs coûteuses.

C’est là qu’intervient l’automatisation de la paie. Une solution moderne qui permet aux gestionnaires de se libérer des tâches répétitives et de centraliser la gestion RH de façon efficace, rapide et sécurisée.

En optant pour un logiciel de paie automatisé, vous pouvez transformer votre manière de gérer les salaires et offrir une meilleure expérience à vos employés.

Qu’est-ce que l’automatisation de la paie et comment ça fonctionne?

L’automatisation de la paie réfère à l’utilisation de logiciels de gestion de la paie afin de diminuer les calculs manuels et les erreurs comptables dans une entreprise. Certains logiciels de gestion de la paie peuvent même être intégrés à d’autres logiciels RH afin de centraliser toutes les tâches de gestion des employés.

Un système d’automatisation de la paie repose sur des algorithmes et des bases de données qui traitent les informations des employés en fonction des réglementations en vigueur et des politiques internes de l’entreprise.

Ainsi, un logiciel de gestion de la paie s’occupe de rassembler les données (horaire de travail, nombre d’heures supplémentaires, congés, absences, etc.), faire les différents calculs (salaire brut et net, cotisations diverses, retenues à la source, etc.), créer les documents fiscaux et les fiches de paies et assurer la conformité aux lois en vigueur.

Quelles tâches de gestion de la paie peuvent être automatisées?

Les tâches associées à la gestion de la paie incluent :

• Le calcul des salaires bruts et nets;
• La gestion des retenues fiscales et sociales;
• La création et l’envoi des fiches de paie;
• Le suivi des congés, des absences et des heures supplémentaires;
• Le traitement et le versement des salaires;
• La vérification des salaires;
• La création des déclarations fiscales obligatoires;
• La création des formulaires d’impôt des employés;
• L’envoi des documents aux employés;
• Les mises à jour des informations;
• La création des rapports et audits;
• L’archivage des informations;
• La protection des données des employés et de l’entreprise.

Toutes ces tâches peuvent être automatisées en utilisant un logiciel adéquat pour les besoins de l’entreprise.

Quels sont les types de systèmes d’automatisation de la paie?

Il existe 3 types de systèmes d’automatisation de la paie.

• Les logiciels en ligne (Saas) : parfois appelés solution cloud, ce type de système est accessible en ligne, offre des mises à jour automatiques et est adapté aux petites, moyennes et grandes entreprises.
• Les logiciels on-premise : ces logiciels sont installés sur le serveur local de l’entreprise, ils sont gérés à l’interne et nécessitent des mises à jour manuelles.
• Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) : ce type de système est intégré dans les systèmes de gestion globale de l’entreprise telle qu’un logiciel de gestion des employés.

Quelles sont les étapes pour automatiser la paie?

L’automatisation de la paie permet d’optimiser la gestion des salaires et de réduire les erreurs. Voici les étapes essentielles pour réussir cette transition :

1. Choisissez le bon logiciel de paie

Afin de choisir le bon logiciel de paie, il est essentiel de bien prendre le temps de comprendre vos besoins et de faire de la recherche afin de trouver la solution qui vous conviendra le mieux.

Voici quelques questions qui guideront votre réflexion et vos recherches :

• Quel est mon budget?
• Mon entreprise emploie combien d’employés?
• Le logiciel doit-il s’intégrer à d’autres outils RH ou comptables?

Par exemple, Agendrix offre des intégrations à plusieurs logiciels de gestion de la paie.

• Quel type de solution me convient le mieux?
• Est-ce que le logiciel offre des mises à jour automatiques?
• Est-ce que je dois offrir de la formation supplémentaire pour que mon équipe puisse utiliser le logiciel?
• Est-ce que le logiciel offre de la formation?
• Quelle est la durée du contrat?
• Qu’en disent les utilisateurs en ligne?
• Puis-je faire un essai gratuit?

2. Formez les responsables de la paie

Une fois votre logiciel choisi, il est essentiel de former vos employés afin qu’ils puissent l’utiliser adéquatement dès qu’il sera fonctionnel.

Souvent, les logiciels offrent des formations auxquelles peuvent assister vos employés. Vous pouvez aussi envoyer un employé suivre une formation approfondie. Ainsi, cette personne pourra être la personne-ressource et former les autres personnes-clés.

Veillez aussi à mettre en place un guide interne pour résoudre les problèmes courants et gérer les exceptions (jours fériés, primes, absences, etc.).

3. Entrez les données des employés dans le logiciel

Une des premières choses à faire afin de pouvoir automatiser la gestion de la paie est d’intégrer les données de vos employés en leur créant des profils.

Ainsi, prenez chacun des dossiers des employés et intégrez les informations appropriées dans votre logiciel de gestion de la paie :

• Nom et prénom;
• Coordonnées;
• Type de contrat:
• Salaire;
• Primes et avantages;
• Informations fiscales et bancaires.

4. Automatisez le suivi du temps et des absences

Un logiciel de paie à lui seul est souvent incomplet lorsqu’il est question du suivi du temps et des absences des employés. Ainsi, la plupart des logiciels ont avantage à être intégrés avec votre logiciel de gestion du temps et des horaires.

Synchronisez votre logiciel de paie avec votre outil de pointage de temps afin que les feuilles de temps puissent être transférées dès qu’elles sont approuvées. Assurez-vous de mettre les bons paramètres en place pour le calcul des heures supplémentaires et des congés afin d’éviter les erreurs.

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5. Définissez les cycles de paie et les paiements

Choisissez le bon cycle de paie (hebdomadaire, aux 2 semaines, mensuel) afin d’assurer de verser les salaires de vos employés au bon moment. N’oubliez pas de bien définir les différentes périodes de paie.

6. Automatisez les calculs fiscaux et les déclarations

Il est important de bien spécifier tous les critères à respecter selon la législation en place afin que le logiciel soit en mesure de calculer adéquatement les obligations fiscales de l’entreprise. Ainsi, les déclarations seront exactes et cela évitera des problèmes.

Assurez-vous de bien configurer le calcul des impôts, les différentes cotisations et les contributions spécifiques. Le logiciel sera ainsi en mesure de générer les différentes déclarations et les rapports dont vous avez besoin.

7. Faites des suivis et des ajustements régulièrement

L’automatisation de la paie nécessite tout de même de faire des suivis et des ajustements régulièrement.

Vérifiez que vous soyez en conformité avec les changements légaux et effectuez des vérifications afin de détecter les erreurs plus rapidement. Vous pouvez aussi récolter l’avis de vos employés et ajuster vos façons de faire en conséquence.

8 avantages de l’automatisation de la paie pour votre entreprise

1. Gagner du temps et économiser de l’argent

L’automatisation de la paie permet de réduire drastiquement le temps passé à effectuer des tâches manuelles (saisie, calculs, déclarations). Ainsi, les coûts administratifs sont réduits et les gestionnaires peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le gain en efficacité justifie ainsi le retour sur investissement lié au coût d’implantation d’un logiciel de paie.

Exemple

Dans un restaurant, le gestionnaire n’a plus besoin de passer des heures à faire les fiches de paie chaque semaine. Un logiciel comme Agendrix lié à un logiciel de paie permet de calculer automatiquement les salaires à partir des horaires de travail approuvés, ce qui libère du temps pour améliorer l’expérience client.

2. Diminuer le risque d’erreur

Des erreurs dans la paie peuvent coûter très cher : amendes, conflits, temps de correction, taux de roulement des employés élevé, etc. L’automatisation limite les risques en standardisant les calculs et les processus. Ainsi, les calculs sont plus précis et les salaires sont toujours versés à temps.

Exemple

Dans une entreprise de construction où les employés ont souvent des horaires variables, des primes ou font des heures supplémentaires, un logiciel de paie permet d’éviter les erreurs de calcul et d’assurer une paie juste et précise.

3. Assurer la conformité aux lois en vigueur

La majorité des logiciels sont mis à jour afin de refléter les lois en vigueur. Ainsi, les entreprises s’assurent d’être toujours conformes aux lois fiscales et aux lois du travail en vigueur.

Exemple

Dans une pharmacie, la gestion des contrats à temps partiel, des heures de nuit et des jours fériés doit respecter des règles strictes. Avec un logiciel de gestion de la paie, le respect des conventions collectives et des déclarations fiscales est automatisé. Ce processus protège l’entreprise en cas de vérification.

4. Améliorer la satisfaction des employés

Les frustrations liées aux erreurs dans le versement des salaires peuvent grandement affecter la motivation et la satisfaction des employés. C’est pourquoi un outil comme un logiciel de paie qui automatise les processus permet de contribuer à la satisfaction des employés.

Les logiciels de paie permettent aussi aux employés d’avoir facilement accès à leurs documents fiscaux si nécessaire.

Exemple

Dans une épicerie, les employés peuvent accéder à leur fiche de paie ou à leurs relevés fiscaux via l’application mobile du logiciel de paie. Cela réduit les demandes aux gestionnaires ou aux RH et améliore la transparence dans l’entreprise.

5. Offrir une meilleure flexibilité

Les logiciels en ligne (SaaS) permettent aux gestionnaires et employés d’avoir accès à leurs informations en tout temps, sur n’importe quel appareil. Ils offrent aussi des solutions qui peuvent s’adapter facilement aux besoins des entreprises, ce qui peut être très pertinent pour les entreprises en croissance ou les entreprises saisonnières.

Exemple

Une entreprise en évènementiel peut donc ajuster son forfait lors de la saison haute pour ajouter plus d’employés et le réduire en saison basse. Ainsi, l’organisation peut réduire ses coûts d’opération et assurer sa pérennité. Les gestionnaires ont aussi facilement accès au logiciel, peu importe s’ils sont sur la route.

6. Accélérer la croissance de l’entreprise

Automatiser la gestion de la paie dans son entreprise permet de faire évoluer ses processus facilement au gré de la croissance des activités. Il devient ainsi plus facile d’ajouter des employés aux cycles de paie et de générer les différentes déclarations fiscales nécessaires à la gestion de l’entreprise.

Exemple

Une chaîne de commerces de détail qui ouvre de nouveaux magasins peut facilement intégrer les nouveaux employés dans le système de paie existant, sans avoir à recruter un nouveau gestionnaire RH pour chaque magasin.

7. Faire le suivi des dossiers employé plus facilement

Puisque toutes les données des employés sont centralisées à un seul et même endroit, il devient plus facile de faire le suivi et la gestion des RH dans son équipe. Ainsi, les gestionnaires peuvent se concentrer sur d’autres tâches encore plus importantes comme la formation ou le recrutement.

Exemple

Un restaurant avec un fort taux de roulement des employés peut avoir rapidement accès aux informations des anciens employés lorsque vient le temps d’envoyer les feuillets pour les impôts.

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8. Améliorer la sécurité des données

Les logiciels de gestion de la paie sécurisent les informations confidentielles et protègent l’entreprise contre le vol de données ou les fuites de données accidentelles.

Exemple

Dans une résidence de personnes âgées, les informations salariales et personnelles des employés sont protégées et sont accessibles seulement pour le personnel autorisé.

Les enjeux courants de l’automatisation de la paie et comment les surmonter

1. Configuration initiale et courbe d’apprentissage

La mise en place du logiciel peut être complexe et nécessiter du temps pour que les équipes s’y adaptent. Les employés doivent suivre des formations supplémentaires afin de mettre leurs connaissances à jour.

Solution : Accompagner le déploiement du nouveau logiciel en offrant des formations à l’interne et s’assurer que la solution choisie offre du soutien technique au besoin.

2. Gestion des erreurs de configuration

Une mauvaise configuration initiale ou de mauvais changements peuvent entraîner des erreurs de paie ou de conformité. Ces situations peuvent être complexes à régler et créer de la frustration ou des retards dans le paiement des salaires.

Solution : Faire valider les paramètres par un expert de la paie ou un consultant du fournisseur avant de lancer le système.

3. Intégration avec les systèmes en place

Le logiciel de paie choisi peut ne pas être compatible avec les outils RH ou les logiciels de suivi et de pointage de temps déjà en place dans l’entreprise.

Solution : Choisir un logiciel qui offre des API ou qui est compatible avec les systèmes en place.

4. Résistance au changement des membres de l’équipe

Les employés peuvent craindre la nouveauté ou perdre leurs repères avec le nouveau système. Cela peut parfois entraîner une perte de motivation ou générer du mécontentement dans l’équipe.

Solution : Impliquer les employés dès le début, expliquer les bénéfices concrets et offrir un accompagnement humain.

5. Mise à jour continue des données fiscales et légales

Le non-respect des lois en place peut entraîner des conséquences légales pour l’entreprise.

Solution : S’assurer que la solution d’automatisation de la paie soit mise à jour automatiquement selon les règlements en vigueur.

6. Suivi des absences et des congés

Un mauvais suivi des absences et des congés des employés peut engendrer des erreurs dans les fiches de paie.

Solution : Intégrer un logiciel de suivi du temps et des absences comme Agendrix à son logiciel de paie.

7. Sécurité des données

Les informations confidentielles peuvent être mises à risque en cas de fuite ou de piratage.

Solution : Choisir un logiciel qui se conforme à des normes de sécurité strictes.

Intégration avec les systèmes de gestion du temps et de la paie : un duo gagnant

Il est essentiel que votre outil d’automatisation de la paie puisse s’intégrer à votre logiciel de gestion du temps afin de simplifier vos tâches de gestion du personnel.

Prenez donc le temps de bien rechercher les différents logiciels offerts afin d’en choisir un qui convient à vos besoins.

Si vous utilisez le logiciel de gestion des horaires Agendrix, les logiciels de paie suivants peuvent être intégrés :

• EmployeurD;
• Nethris;
• QuickBooks;
• Acomba;
• Sage 50;
• Ceridian Powerpay;
• BeLocum;
• Hopem;
• Lightspeed;
• ADP Workforce Now®;
• Azur;
• Payworks.

Adopter l’automatisation de la paie

L’automatisation de la paie est un levier de performance essentiel pour toute entreprise souhaitant simplifier la gestion de ses ressources humaines tout en assurant sa conformité légale.

C’est bien plus qu’un gain de productivité : c’est un outil stratégique qui favorise la croissance, la conformité, la satisfaction du personnel et la sécurité. Dans tous les secteurs, des petites aux grandes entreprises, elle permet de gérer efficacement le capital humain, un des piliers les plus importants pour le succès d’une organisation.