Événementiel

Plannings flexibles, management solide

Avec ses 22 salles pouvant accueillir de 10 à 1500 personnes, le Centre de congrès et d’expositions de Lévis est le quatrième plus grand établissement du genre de la province. L’Hôtel Four Points by Sheraton Lévis s’y rattache pour en faire un pied-à-terre idéal pour les voyageurs d’affaires.

Maggie Fournier, responsable des ressources humaines, nous relate l’aventure tumultueuse qu’était la gestion de près de 150 salariés travaillant pour la plupart à temps partiel.

Logo d'Agendrix
Avant / Après (par semaine)
Pour le Centre de congrès et d’expositions

Tâche
Ancienne méthode
Avec Agendrix
Créer le planning
3 heures
1 heure
Modifier le planning
2 heures
45 minutes
Envoyer le planning
2 h 30
45 minutes
Total
7 h 30
2 h 30


Le défi des horaires variables

Les sociétés du secteur événementiel doivent tenir compte d’une contrainte de gestion bien unique : la main-d’oeuvre requise dépend entièrement de l’importance des événements planifiés.

Pour éviter les excédents d’effectifs en période creuse, il est donc essentiel de faire l’embauche de personnes qui désirent avoir un horaire variable. C’est ce que le Centre des congrès et d’expositions de Lévis fait : 70 % des salariés qui y travaillent sont à temps partiel.

Ce besoin de flexibilité vient avec plusieurs défis, dont la gestion des disponibilités irrégulières. En effet, les salariés travaillant à temps partiel ont souvent un deuxième emploi ou d’autres préoccupations telles que les études. Résultat? Les horaires sont difficiles à construire à l’avance, et il y a beaucoup de va-et-vient entre salariés et managers.

Audience d'une conférence d'affaire
Hors d'oeuvres

Excel, solution de gestion désuète

Comme beaucoup d’autres avant eux, les managers du Centre avaient décidé de faire de la feuille Excel leur outil de gestion d’horaires. Dans une colonne, on avait le nom des salariés; dans l’autre, les disponibilités. L’horaire était ensuite construit pièce par pièce tel un puzzle, selon les besoins en personnel. Si la formule se voulait en principe bien simple, la première version de l’horaire prenait à elle seule plus de trois heures à construire.

Excel n’est vraiment pas adapté aux horaires, toute l’information est collée, donc c’est facile de faire des erreurs, d’écrire quelque chose dans la mauvaise ligne.

Puis, en cours de semaine, les diverses demandes des salariés arrivaient. Deux, et parfois même trois versions de l’horaire devaient être créées pour rendre compte des changements, sans parler des erreurs. Sans compter la distribution des horaires, ce processus pouvait prendre près de 8 heures par semaine.

Vue crépusculaire de l'Hôtel et Centre de congrès et d’expositions de Lévis

Des communications qui demandent du temps

Appels téléphoniques, courriels, textos, post-its, paroles. Sans manière homogène de communiquer leurs demandes, les salariés faisaient chacun à leur façon, ce qui donnait nécessairement lieu à des oublis ou à des erreurs.

Les superviseurs, eux, étaient responsables de rejoindre les salariés touchés par tout changement à l’horaire. Il arrivait malheureusement que l’horaire pour une semaine donnée soit envoyé très tard, voire le jour d’avant. Les superviseurs avaient donc bien peu de temps pour communiquer les changements, que les salariés devaient ensuite confirmer à leur tour. L’incertitude régnait.

Qui dit satisfaction, dit bonne rétention

À la recherche d’une meilleure solution de gestion qu’Excel, les managers du Centre ont découvert Agendrix en 2016. Une démo plus tard, ils étaient prêts à lancer l’essai gratuit. C’est après une courte période d’adaptation que Maggie a constaté à quel point Agendrix allait révolutionner la gestion de la société

Aujourd’hui, la création de l’horaire du Centre n’est plus confiée à une seule et même personne; ce sont plutôt les superviseurs qui s’occupent de leurs départements respectifs. En plus de mieux comprendre les besoins de leur département, ils sont plus près de la réalité des salariés. C’est ainsi que la société a réussi à rendre sa gestion bien plus flexible sans compromettre ses activités. Et quand les salariés sont satisfaits, le roulement diminue.

Agendrix nous permet vraiment d'avoir une belle proximité avec nos salariés. Et quand on leur donne de la flexibilité, eux, ils sont tentés de nous donner de leur temps en retour.

De plus, comme les salariés ont toujours accès à l’horaire le plus à jour, il n’y a plus de confusion entre les différentes versions. L’absentéisme est réduit, et les salariés ne perdent plus de temps à se rendre au travail par accident.

Organisatrice de conférence s'adressant à l'audience
Conférencière sur fond pêche

Communication efficace, gestion efficace

« Mes salariés sont-ils au courant des changements? » Cette fameuse question qui hantait autrefois les managers du Centre n’a plus à être posée. Dès qu’un nouvel horaire ou qu’un message est publié avec Agendrix, les salariés concernés reçoivent une alerte. Les managers peuvent ensuite voir qui a pris connaissance de l’horaire ou des messages. Fini les appels de vérification et de confirmation interminables chaque semaine. Et fini l’incertitude.

Ce qu'on aime le plus, c’est qu’on peut voir les salariés qui ont vu leurs plages de travail et leurs messages. C'est rassurant pour nous.

Les demandes des salariés aussi sont maintenant gérées dans Agendrix. En plus de prévenir les oublis et les erreurs, les managers s’évitent des communications inutiles. Ils n’ont maintenant qu’à approuver ou décliner les demandes créées par les salariés après vérification. Sur approbation, l’horaire se met à jour automatiquement, et l’application avise les salariés concernés des changements.

Un bel atout à l’embauche

Comme Agendrix fait maintenant partie du quotidien de tous, Maggie prend toujours quelques minutes pour le présenter aux salariés nouvellement embauchés. Elle leur montre l’interface et leur explique comment le logiciel permet de gérer avec plus de flexibilité. Les salariés téléchargent ensuite simplement l’application et ont tout de suite accès à leur nouvel horaire sur leur téléphone.

Pour rassurer les gens moins habitués à l’informatique, je leur dis que même ma grand-mère serait capable d’utiliser Agendrix!


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