Commerce de détail

L’Aubainerie est une chaîne de magasins de vêtements établie au Québec. Elle compte 59 points de vente aux quatre coins de la province et plus de 2600 salariés.

Ouverts de jour et parfois de soir, sept jours sur sept, les magasins L’Aubainerie emploient du personnel à temps plein et à temps partiel de tous les âges. Audrey, la propriétaire, gère les plannings d’une succursale et supervise à distance les managers de ses deux autres succursales.

Des défis propres au commerce de détail

Pour Audrey, le management des plannings de ses 3 magasins L’Aubainerie a longtemps été complexe. La principale cause? Un logiciel de management de plannings qui laissait à désirer. Les lacunes ne touchaient pas que la facilité d’utilisation; l’équipe de support du logiciel mettait souvent quelques jours à répondre à la moindre question d’Audrey.

Sans structure pour recueillir les demandes de congés, les contraintes et les disponibilités des salariés, la création des plannings était difficile. Audrey et ses managers n’avaient pas d’endroit facile d’accès où conserver l’ensemble des requêtes de leurs salariés. Ils étaient donc aux prises avec une tonne de petites notes éparpillées qui favorisaient les oublis et les erreurs.

La vérification des plannings, quant à elle, donnait lieu à un échange de courriels sans fin. Chaque changement nécessitait qu’un nouveau fichier soit envoyé à Audrey, vérifié, puis validé. Les erreurs occasionnaient beaucoup de va-et-vient.

Communiquer par les moyens du bord

Sans manière homogène de communiquer avec leurs salariés, les managers faisaient chacun à leur façon, passant des messages Facebook aux appels téléphoniques. En plus d’être gourmandes en temps, ces communications informelles ne garantissaient pas que la dernière version du planning se rende à temps.

La méthode privilégiée pour diffuser le planning a longtemps été d’en laisser une copie papier sur la table de la cuisine. Chaque changement au planning apportait alors son lot de problèmes : les managers n’avaient aucun moyen de savoir si les salariés avaient pris connaissance des dernières modifications ni même de leur planning de la semaine. Ils étaient ainsi contraints de contacter chacun des salariés concernés.

Des feuilles de présence qui font perdre du temps

Avec l’ancien logiciel de pointage, remplir manuellement les nombreuses feuilles de présence était un processus interminable pour Audrey. Les gérants des deux autres succursales lui communiquaient les heures de travail des salariés à coup d’appels téléphoniques. Cette façon de faire entraînait aussi des erreurs de retranscription qui pouvaient ensuite se retrouver dans la paie et irriter les salariés.

Centraliser pour mieux gérer

Depuis qu’elle a adopté Agendrix, Audrey peut consulter et modifier les plannings de ses trois succursales comme bon lui semble. Nul besoin d’attendre que ses gérants lui partagent les fichiers par courriel; tous les plannings sont en ligne et à jour.

Si jamais elle rencontre un problème, Audrey sait qu’elle peut toujours contacter Agendrix pour recevoir de l’aide par chat ou par téléphone en quelques minutes seulement.

Avec Agendrix, j’aurais pu donner la tâche du planning à ma gérante de succursale, mais c’est tellement facile et plaisant que je me la réserve!

Audrey crée aujourd’hui ses plannings hebdomadaires en à peine 45 minutes. Un rien de temps par rapport aux 3 heures qui lui étaient auparavant nécessaires. Les petites notes disparates sont aussi chose du passé : toutes les disponibilités et les contraintes des salariés sont gérées et centralisées dans l’application. Les risques d’oublis et le temps de management des plannings sont donc réduits.

Les remplacements sont également plus faciles à gérer. Lorsque les salariés font une demande à partir de l’application, les managers en sont alertés, puis approuvent ou refusent tout simplement. Les changements se font ensuite automatiquement dans le planning, et les salariés concernés reçoivent une notification.

La bonne manière de communiquer

Depuis la mise en place d’Agendrix, le planning est diffusé en ligne; les salariés peuvent toujours y accéder à partir d’un ordinateur ou de leur téléphone mobile. Autant les jeunes que les moins jeunes ont adopté Agendrix très rapidement et apprécient de pouvoir consulter leur planning n’importe où et n’importe quand. D’ailleurs, comme le planning est mis à jour instantanément dès que les managers le modifient, contacter les salariés un à un n’est plus nécessaire.

Plus besoin de gérer plein d’outils pour partager de l’information, annoncer des changements de planning, etc. Tout se fait dans l’application.

Pour communiquer, Audrey utilise aujourd’hui Messenger, l’outil de clavardage d’Agendrix. Plus besoin de passer par Facebook ou de perdre plusieurs heures par semaine au téléphone pour les suivis et les rappels. Quant aux messages d’intérêt général, le fil d’actualité virtuel a remplacé le babillard traditionnel. Toutes les communications sont donc centralisées dans l’application.

La fonctionnalité de confirmation de lecture permet même à Audrey de voir quels salariés ont consulté leur planning et pris connaissance des messages. Pouvoir vérifier si ses salariés ont reçu l’information à temps la rassure.

La paie simple comme bonjour

Quand un salarié pointe sur une tablette à l’aide d’Agendrix, ses heures d’entrée, de pause et de sortie sont envoyées directement dans sa feuille de présence. Le temps venu, Audrey y jette brièvement un coup d’oeil, puis l’exporte simplement vers la paie. Plus besoin de passer des heures à vérifier et contrevérifier chaque entrée de temps; le logiciel lui montre les différences entre les heures pointées et celles prévues au planning. Adieu les pertes de temps et les erreurs de retranscription.