Remédier à ses problèmes de gestion 

C’est dans sa pharmacie Accès Pharma à Saint-Romuald que la pharmacienne propriétaire Mélissa Béland a adopté Agendrix en 2018. À la fois gestionnaire et propriétaire, gérer sa pharmacie a toujours été tout un défi. Au quotidien, elle s’occupe simultanément du laboratoire, de la paperasse administrative ainsi que de la formation des employés.

Créer sans se casser la tête

Avant d’utiliser Agendrix, Mélissa devait manuellement créer les différents horaires de chaque poste de travail. Toutes différentes, les plages horaires nécessitaient une attention particulière. Le processus pour simplement créer l’horaire de la semaine était donc très long.

Au départ, j’y allais avec papier et crayon seulement puis après, je me suis mise à utiliser Excel. 

Bien que faire les horaires sur Excel soit déjà plus efficace que sur papier, plusieurs éléments manquaient de précision. C’est en discutant de la chose avec un collègue qui connaissait Agendrix qu’elle a décidé de l’essayer pour ensuite l’adopter de manière permanente.

Avec le logiciel, Mélissa trouve maintenant la création des horaires beaucoup plus efficace. Toute l’information pertinente est centralisée dans Agendrix même. Elle nous raconte d’ailleurs que sa fonctionnalité préférée est l’outil de récurrence, qui lui permet de ne pas avoir à recommencer à zéro la création des horaires chaque semaine.

Puisqu’elle aime aussi faire sa planification longtemps d’avance, elle peut simplement répéter la même formule pour les semaines à venir. Elle peut aussi s’assurer que ce n’est pas toujours les mêmes employés qui couvrent les quarts de soirs et de fin de semaine pour leur offrir un certain équilibre, chose qu’elle juge importante.

Changer ses habitudes

Pour les ajustements aux horaires, Mélissa avait recours aux bonnes vieilles méthodes, soit des mémos affichés sur un babillard et des courriels. Quand elle avait besoin d’une réponse immédiate, elle allait voir ses employés en personne.

Avec Agendrix, les échanges en personne peuvent enfin tourner autour d’autres sujets que les horaires. Pour les questions relatives à la gestion, elle demande simplement aux employés de communiquer avec elle à travers Agendrix. C’est plus efficace, et l’information est conservée et traitée à sa convenance.

Messenger, la messagerie d’Agendrix, permet d’échanger rapidement et même de voir si les employés ont pris connaissance des messages qui les concernent. C’est aussi simple pour les demandes de congé; les employés n’ont qu’à remplir le formulaire dans Agendrix, et Mélissa n’a qu’à approuver en quelques instants. Si des changements sont apportés à l’horaire, les personnes concernées reçoivent une notification. De cette façon, il n’y a aucun oubli, ni de l’employé, ni de l’employeur.

Laisser sa marque

C’est toutefois le poinçon qui est la réelle vedette pour Mélissa quant au bon déroulement des opérations de la pharmacie. Ses employés peuvent pointer leurs heures d’arrivée et de sortie à partir de leur propre cellulaire en temps réel et en quelques secondes. Fini les feuilles d’ajustement en papier avec des heures plus ou moins exactes.

Auparavant, Mélissa devait se fier à la bonne foi des gens pour leurs heures d’arrivée et de sortie. Maintenant, elle peut simplement se fier à Agendrix. 

Lorsque vient le temps de gérer la paie, Agendrix est compatible avec la plupart des logiciels populaires, dont Nethris, qu’elle utilise. Ainsi, elle n’a qu’à exporter le fichier, et le tour est joué.

La course contre le temps

Avec Agendrix, Mélissa peut dorénavant accomplir ses tâches trois fois plus rapidement. En ses mots, elle sent qu’elle maîtrise enfin l’art de la création d’horaires.


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