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Gestion de personnel

Onboarding RH : 4 communications clés avant le premier jour

Par Andrée-Anne Blais-Auclair 6 septembre 2022

Un onboarding RH réussi a le pouvoir de mobiliser les salariés avant même leur première journée.


L’onboarding débute bien avant l’entrée en poste. Ce processus doit être proactif, dès l’annonce d’embauche au candidat. En d’autres mots, en tant que manager, il faut interagir avec votre nouvelle recrue de manière régulière, jusqu’au moment de l’accueillir dans votre équipe pour sa première journée.

Saviez-vous qu’un grand nombre de candidats se désengagent d’un poste avant même d’avoir commencé, faute de communications entre l’embauche et l’arrivée?

Précisément, 63 % des responsables RH interrogés dans un sondage disent avoir fait face à cette situation.

Un onboarding réussi, ne l’oublions pas, réduit significativement le taux de roulement du personnel. Il améliorerait le taux de rétention de 82 %. Parmi les autres effets bénéfiques d’un onboarding bien géré : un engagement plus rapide et solide de la part des salariés, une plus grande motivation et une performance améliorée (70 % meilleure, selon Glassdoor).

Mais l'onboarding RH, c’est quoi exactement?

L’onboarding, c’est l’accueil et l’intégration des nouveaux employés dans une équipe de travail. Sont incluses dans ce concept toutes les étapes, de l’arrivée jusqu’à l’intégration complète dans l’équipe.

Quelles sont les conséquences d’un onboarding négligé?

Selon une enquête menée par le site Cadremploi, le tiers des démissions surviendraient suite à une mauvaise intégration. 65 % de ces démissions auraient lieu durant les 6 premiers mois suivant l’arrivée en poste.

La conséquence ultime d’un onboarding bâclé, vous l’aurez deviné, est donc le désengagement et la démission de salariés.

C’est pourquoi il serait dommage de prendre à la légère ce processus d’accueil et d’intégration. Ne pas communiquer avec son nouveau salarié avant son arrivée peut envoyer le message que l'organisation est mal organisée, voire qu’elle ne se soucie pas vraiment de lui.

Pour ne nommer que quelques uns des impacts négatifs d’un onboarding raté : 

Maintenir la communication avec le candidat du moment de l'embauche au premier jour de travail

L’onboarding s’entend généralement comme tout ce qui se déroule à l’arrivée d’un candidat dans son milieu de travail : l’accueil, l’accompagnement, le premier dîner d’équipe, la formation, etc.

Mais il s’agit d’encore plus que ça.

Les communications qui se déroulent entre l’embauche et l’arrivée officielle à l’emploi portent même un nom : pré-onboarding.

Le pré-onboarding permet aux managers de créer une relation avec la nouvelle recrue dès le départ. Il sert aussi à donner de l’importance au candidat, lui laissant savoir que son arrivée est très attendue et qu’il a sa place dans l’équipe.

Un autre objectif crucial du pré-onboarding est de maintenir l’intérêt du futur membre de l’équipe et de démontrer que l'organisation est bien organisée.

Le pré-onboarding en 4 communications

Il est impératif d’accorder une grande importance au processus d’accueil et intégration de vos nouveaux salariés. Néanmoins, je ne vous recommande pas non plus de les bombarder de communications inutiles ou lourdes, avant même qu’ils n’aient commencé à travailler pour vous.

C’est pourquoi je vous propose un exemple de pré-onboarding réussi en 4 communications ciblées et concises :

  1. Officialisation de l’embauche et envoi du contrat de travail
  2. Message de bienvenue du manager immédiat
  3. Rappel de la mission et des valeurs de l'organisation
  4. Présentation du déroulement de la première journée

1. Officialisez l’embauche

D’abord, envoyez un courriel au candidat pour lui rappeler qu’il a été embauché et revisitez les modalités de son embauche. Joignez par ailleurs son contrat de travail au besoin, afin de clarifier les conditions d’emploi, le salaire convenu, etc. À cet effet, en plus d’officialiser l’embauche, le contrat de travail permet de rassurer le nouveau salarié, surtout si la date d’entrée en poste est encore à quelques semaines.

Vous pouvez aussi choisir ce moment pour récolter quelques informations utiles à l’organisation et au suivi du dossier du personnel

💡Objectif ultime : rassurer le salarié et réitérer votre enthousiasme par rapport à son arrivée, ce qui est plus qu’opportun en période de pénurie de main d'oeuvre.

2. Souhaitez la bienvenue dans l’équipe et présentez l’équipe

Ensuite, envoyez à votre futur salarié un message de bienvenue, de sorte qu’il sache que sa place dans l’équipe est importante. Idée farfelue mais ô combien originale : incluez un mot de la part de l’équipe! Finalement, invitez le nouveau salarié à suivre l'organisation sur les réseaux sociaux. Ainsi, il pourra déjà s’imprégner de sa culture et sera au fait des nouvelles de l’organisation. Ajoutez-le aussi aux réseaux sociaux de votre société, où l’équipe échange au quotidien.

💡Objectif ultime : faire en sorte que le nouveau salarié ait hâte de rencontrer ses pairs et d’appartenir à l’équipe, au projet commun et à l'organisation.

3. Présentez les valeurs et la mission de l’entreprise

Une troisième communication fort pertinente est le rappel de la mission et des valeurs de l’entreprise. Préparez donc un courriel présentant la société, sa mission et ses valeurs centrales. Joignez à cette communication le guide du salarié, et invitez votre nouvelle embauche à le lire avant son arrivée.

L’importance du guide des salariés n’est pas à négliger : votre nouveau membre sera beaucoup plus à l’aise s’il a été informé d’avance du code vestimentaire, par exemple, ou des règles de vie. Informez-le de différents éléments qui lui permettront d’apprendre à connaître son futur environnement, ce qui favorisera son aisance et la rapidité d’adaptation.

💡Objectif ultime : favoriser une intégration rapide et aisée, de même qu’un sentiment d’appartenance. Par ailleurs, la fidélisation d’un salarié démarre avec une adéquation des valeurs et un sentiment d’appartenir à un projet qui le rejoint.

4. Expliquez le déroulement de la première journée

Finalement, envoyez un courriel décrivant le déroulement de la première journée ou même de la première semaine. Organisez un repas d’équipe, toujours dans l’optique de créer des relations et une synergie au sein de l’équipe de travail. Nous savons pertinemment que les équipes plus soudées sont plus performantes et plus résilientes.

43 % des salariés interrogés dans une étude considèrent que le premier jour de travail dans un nouvel emploi a semblé être désorganisé et confus.

Par conséquent, prenez le temps de bien préparer la première journée de travail. Vous pouvez même créer un planning détaillé et l’envoyer à tous les membres de votre équipe. Ainsi, chacun sait clairement de quoi sera faite cette journée ou semaine d’intégration.

💡Objectif ultime : montrer au nouvel arrivant que l'organisation a bien prévu son arrivée et qu’il est attendu. Pssst. N’oubliez pas d’inclure un repas d’équipe pour rendre la première journée spéciale et que tous apprennent à se connaître dans un contexte plus décontracté.

Conclusion

L’onboarding et le pré-onboarding sont des étapes qui ont le potentiel de complètement transformer l’expérience de vos nouveaux salariés. Le roulement de personnel étant extrêmement coûteux et énergivore, ne négligez surtout pas la préparation et le soin accordés à ces deux étapes. Vous y gagnerez temps, argent et performance.



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