Absence injustifiée : quoi faire quand un employé ne rentre pas

Un samedi matin, dans une épicerie de quartier à Sherbrooke. L’ouverture est dans vingt minutes et l’une de vos caissières n’est pas là. Aucun texto, aucun appel, rien. C’est une absence injustifiée, et ce que vous ferez dans l’heure qui suit compte plus que l’absence elle-même.

Dans les commerces de détail, un employé à temps plein s’est absenté en moyenne près de 11 jours en 2025 (Statistique Canada, 2026). Sur une équipe de dix personnes, ça fait plus de 100 quarts à combler sur un an.

La plupart de ces absences se voient venir, ou sont au moins annoncées. Celle qui est injustifiée, non. Elle arrive juste au moment où le quart commence. La bonne nouvelle, c’est que ça se gère par étapes : ce n’est pas une catastrophe. Suivez les étapes ci-dessous dans l’ordre. Vous garderez votre commerce ouvert, votre équipe protégée et vous aurez en main tous les faits dont vous aurez besoin plus tard.

Les 15 premières minutes : est-ce vraiment une absence injustifiée?

Avant de conclure, éliminez les explications simples. Souvent, ce qui ressemble à une absence injustifiée s’explique très bien dès qu’on vérifie.

À l’heure prévue, laissez passer la période de grâce inscrite dans votre politique, soit une dizaine ou une quinzaine de minutes en général. Servez-vous de ce délai pour vérifier, plutôt que pour vous inquiéter. Faites le tour des canaux où votre équipe communique :

• L’application de gestion d’horaires ou de messagerie, où un « je vais être en retard » ou un « malade ce matin » attend peut-être, non lu.
• Votre cellulaire de travail et vos textos.
• Le groupe de discussion de l’équipe.
• Enfin, vérifiez si le quart a été échangé ou donné à quelqu’un d’autre sans qu’on vous prévienne.

Avec une application de gestion des présences, vous pouvez même voir si la personne a pointé à un endroit inattendu : une entrée arrière, une autre succursale, etc.

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Voici un exemple du temps que ça peut sauver. Marie-Hélène tient un café à Trois-Rivières. Son barista d’ouverture n’est pas là, alors elle se met à téléphoner à gauche et à droite. En fait, il avait écrit dans le groupe de l’équipe à 5 h 50 qu’il avait été malade toute la nuit. Le problème, c’est que Marie-Hélène ne pense jamais à consulter le groupe avant d’ouvrir. L’absence était bien réelle, mais ce n’était pas un no call no show, et deux minutes de vérification lui auraient évité de jouer aux devinettes.

Distinguez ensuite le retard de la vraie absence injustifiée. Un employé pris dans le trafic qui vous écrit « j’arrive dans dix minutes » est en retard. Une absence injustifiée, c’est aucun contact et personne au poste. Le quart doit être comblé dans les deux cas, mais votre réaction n’est pas la même.

Ensuite, faites une seule tentative de contact, gardez le tout simple :

« Salut Antoine, tu commences à 9 h aujourd’hui. Tout est correct? »

Ce message est utile pour deux raisons. Il réveille parfois quelqu’un qui n’a pas entendu son réveil sonner et la personne rentre dans l’heure. Et si le problème se répète plus tard, il montre que vous avez donné une chance à l’employé de s’expliquer.

Pour vous y retrouver :

Combler le quart, vite

Une fois l’absence confirmée, le combler le quart passe avant tout le reste. Pendant quelques minutes, vous n’avez qu’une seule chose à faire : trouver un remplaçant. Et la rapidité à laquelle vous arriverez à faire le tout dépend de vos outils.

Sans application d’horaire, vous êtes au téléphone. Ça veut dire faire défiler vos contacts et appeler ou texter vos employés un par un, en espérant que quelqu’un réponde. Le problème, c’est que vous appelez presque à l’aveugle. Vous risquez de joindre la personne qui a fait la fermeture à minuit, celle qui approche déjà de ses 40 heures, ou celle qui a posé congé aujourd’hui il y a trois semaines. Chaque mauvais appel vous coûte des minutes que vous n’avez pas. Et en plus, ça agace votre équipe.

Si le téléphone reste votre solution, rendez-la moins pénible avant d’en avoir besoin. Tenez à jour une liste de disponibilités dans un fichier partagé, sachez sur quelles trois ou quatre personnes vous pouvez compter pour un remplacement dernière minute et quand vous écrivez au groupe, soyez précis. « Quart de caissière à combler aujourd’hui, 9 h à 14 h, succursale de Sherbrooke, premier arrivé premier servi » donne de meilleurs résultats qu’un vague « quelqu’un de dispo? ».

Avec une application de gestion d’horaires, tout ça se résume à un seul geste. Vous publiez le quart à combler et seules les personnes qui peuvent vraiment le prendre reçoivent la notification : même poste, même succursale, aucun conflit d’horaire, aucun congé approuvé. Un employé tape pour le réclamer, vous approuvez, puis c’est réglé, souvent en moins de temps nécessaire que pour composer un numéro. Un bon logiciel de gestion des horaires vous signale aussi qui approche son seuil de temps supplémentaire. Cela évite de combler un remplacement aujourd’hui et de vous retrouver avec des heures supplémentaires à payer demain.

Prenons un rush du souper du vendredi soir. Dans un restaurant de Québec, un serveur est absent à 16 h 45. Daniel, le gestionnaire, publie le quart de 17 h dans l’application. Deux serveurs qualifiés reçoivent la notification. L’un est déjà en route vers le centre-ville et réclame le quart à 16 h 53. La section est couverte avant même que le premier client s’assoie.

Personne ne répond quand vous cherchez un remplaçant? Ne forcez rien. Réorganisez avec les gens déjà en place : un employé polyvalent passe à la caisse, une pause se décale, le manque se répartit sur ceux qui sont là. Ajustez la journée, pas toute la semaine. Et évitez le temps supplémentaire imposé. Oui, ça règle le moment présent, mais ça épuise l’équipe et les gens épuisés finissent eux aussi par s’absenter.

Documenter tant que c’est frais

Cinq minutes de notes aujourd’hui, c’est une heure de perdue à tenter de vous rappeler des détails que vous vous épargnez plus tard. Écrivez pendant que tout est clair dans votre tête, pas la semaine prochaine, quand « un moment en matinée » sera votre meilleur souvenir.

Notez cinq choses :

• La date et l’heure de début prévue du quart.
• Vos tentatives pour joindre la personne, s’il y en a eu et par quel moyen.
• Sa réponse, s’il y en a eu une et ce que la personne disait.
• La façon dont le quart a été comblé.
• Les effets à noter : une ouverture retardée, un collègue resté plus longtemps.

Restez factuel et neutre, comme si on relisait vos notes à voix haute en réunion. Laissez tomber les commentaires. Pas de « encore une fois », pas de « ça lui ressemble bien ». Pas de soupir déguisé en phrase.

Une note bien rédigée ressemble à ceci :

Sam. 8 août. Antoine, horaire planifié 9 h, caisse. Pas de texto ni d’appel. Texté à 9 h 12, aucune réponse. Emma prend le quart à 9 h 20 via un quart à combler. Ouverture en sous-effectif, 15 minutes de retard.

Gardez toutes vos notes au même endroit, pour ne pas avoir à fouiller dans vos textos et vos notes Post-it des mois plus tard. Rattachez chaque cas à votre politique de gestion des absences, pour que tout le monde soit traité de la même façon. C’est cette constance qui vous protège, vous, mais aussi les collègues qui ont pris le relais, et l’employé lui-même s’il s’avère qu’une vraie raison expliquait l’absence.

La discussion d’après : être curieux plutôt qu’accusateur

Cette discussion a lieu durant le prochain quart de la personne, en privé. Elle ne se fait jamais par texto ni devant des clients. Si vous la prenez votre employé par surprise, vous obtiendrez de la défensive, ce qui ne mène nulle part.

Ouvrez la conversation avec une vraie question :

« Salut, tu n’étais pas là samedi et je n’arrivais pas à te joindre. Qu’est-ce qui s’est passé? »

Puis écoutez. Derrière une absence injustifiée, il peut y avoir une batterie de cellulaire à plat, une urgence familiale, de la confusion dans l’horaire, ou un problème à la maison sur lequel vous pouvez peut-être aider. Il est aussi possible qu’il n’y ait aucune bonne raison. La seule façon de le savoir, c’est de demander et non de de commencer par un avertissement.

La suite de la conversation dépend de la réponse.

Un cas isolé avec une bonne raison? Réglez le problème et passez à autre chose. Disons qu’Annabelle préposée aux bénéficiaires à Gatineau, a raté un quart parce que la garderie de son enfant a fermé sans prévenir. C’est une discussion reliée à l’horaire, nul besoin de monter un dossier disciplinaire. Reconnaissez la situation, montrez-lui comment vous prévenir rapidement la prochaine fois et si c’est possible, ajoutez un peu de flexibilité à ses prochains quarts. D’ailleurs, d’autres parents de votre équipe pourraient vivre la même chose. C’est une bonne occasion de clarifier les règles avec tout le monde pour ce genre de situation.

Une raison douteuse, ou une récidive? Nommez les choses clairement :

« C’est la deuxième fois ce mois-ci et les deux fois, le quart est resté à découvert jusqu’à ce que je trouve un remplaçant. Appelle-moi avant ton quart quand tu ne peux pas rentrer. Et voici ce qui arrive si ça continue. »

Restez clair, calme et précis sur la prochaine étape. Dans les deux cas, terminez la discussion pour que la personne reparte en sachant exactement ce que vous attendez. C’est le même réflexe qu’avec les retards répétés ou les congés de dernière minute : appuyez-vous sur la façon dont vous gérez déjà les retards.

Quand l’absence devient une habitude

Une habitude, ça ne se voit que si vous suivez les événements. Avec chaque incident noté au même endroit, « il me semble qu’Antoine fait ça souvent » devient « Antoine en est à trois absences sans justificatif depuis juin ». Devant une décision qui touche l’emploi de quelqu’un, les faits comptent plus que les ressentis.

À partir de là, suivez les étapes progressives que votre politique prévoit déjà, en les appliquant de la même façon chaque fois :

1. Une discussion documentée après la première absence injustifiée.
2. Un avertissement écrit si ça se reproduit.
3. Un dernier avertissement, puis le congédiement si le comportement continue, dans le respect de votre politique et des normes du travail applicables.

Le piège, ici, c’est le deux poids, deux mesures. Si vous fermez les yeux pour votre employé le plus performant, mais que vous sévissez contre la dernière recrue pour la même faute, vous transformez un processus équitable en décision injuste. Qui plus est, vous vous exposez si la décision est un jour contestée. Appliquez les mêmes règles et les mêmes étapes pour tout le monde. Comme les règles d’absence et de congédiement varient d’une province à l’autre, vérifiez les vôtres avant d’en arriver là. Cet article donne des repères généraux, pas un avis juridique.

Mettre les chances de votre côté pour la prochaine fois

Vous n’éviterez pas toutes les absences injustifiées. Mais vous pouvez les rendre plus rares et plus faciles à prendre en charge lorsqu’elles arrivent.

💡 Quelques trucs qui aident vraiment :

• Mettez votre politique d’absences par écrit et faites-la lire à toute l’équipe. Celle-ci ne sert à rien tant que l’équipe ne sait pas ce qui compte comme une absence injustifiée, comment signaler une absence et ce qui arrive si on ne le fait pas. Intégrez cette lecture à l’accueil et intégration de chaque nouvelle personne.
• Prévoyez un plan B de base pour vos quarts occupés. Un poste sur appel et sur base volontaire les vendredis soirs ou pour l’ouverture du dimanche vous donne l’esprit tranquille. Gardez-le sur base volontaire et en rotation, pour que ça reste équitable.
• Activez les rappels de quart. Bien des absences injustifiées ne sont que des quarts oubliés. Un rappel automatique le soir d’avant et le matin même, dans votre application d’horaire, rattrape les oublis de bonne foi.
• Facilitez le signalement d’une absence. Si prévenir d’une absence rime avec un appel gênant à un patron qui va soupirer, certains ne le feront tout simplement pas. Mettez à disposition un canal clair et un outil de communication d’équipe qui vous joint vite permet vous aviser rapidement.
• Cherchez le problème dans l’horaire, pas seulement de la personne. S’il y a des absents à répétition pour le même quart d’ouverture du dimanche, le problème, c’est peut-être le quart en soi. Bien des problèmes d’horaire, comme un préavis trop court ou une quart dont personne ne veut, se corrigent dès qu’on les repère.
• Remarquez les gens qui sont toujours là. Une fiabilité qu’on tient pour acquise finit par s’user en silence. Un simple merci à la personne qui a dépanné ne coûte rien et rapporte beaucoup de bonne volonté.

Combler d’abord, juger ensuite

Aucun gestionnaire n’échappe à l’absence sans justificatif. Tout se joue dans votre réaction : comblez sans paniquer, questionnez avant de juger, gardez un plan B sous la main. Non, vous n’empêcherez pas chaque absence. Mais vous pouvez faire de la prochaine une affaire de cinq minutes plutôt que de tout votre avant-midi.

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