Points clés
- La gestion des dépenses est maintenant disponible dans Agendrix. Les employés soumettent leurs demandes directement depuis l’application mobile.
- Agendrix lit le reçu et remplit le formulaire automatiquement. Les employés confirment les détails, sélectionnent un type de dépense et soumettent en un seul geste.
- Les gestionnaires révisent et approuvent depuis une liste centralisée. Les montants approuvés s’exportent vers la paie aux côtés des heures et des primes.
- Les types de dépenses sont entièrement personnalisables. Agendrix suggère les types les plus courants pour démarrer, et vous configurez ce qui correspond à votre équipe.
Jusqu’à maintenant, rembourser un employé pour un repas d’affaires, un déplacement professionnel ou une commande de fournitures nécessitait soit un formulaire papier, un échange par texto, ou un document qui n’était pas vraiment conçu pour ça. C’est maintenant chose du passé.
Suivi des dépenses pour les employés à horaires variables : un petit problème qui s’accumule vite
Quand un employé engage une dépense au travail, le temps joue déjà contre vous. Entre deux quarts, il n’a pas le temps de remplir un formulaire, alors il vous envoie une photo du reçu par message texte et passe à autre chose. Vous avez l’intention de l’enregistrer.
La paie arrive, et vous voilà à fouiller entre vos messages, un Excel vieux de deux semaines et des souvenirs flous de qui vous a soumis quoi. Vous n’arrivez pas à rassembler tous les détails nécessaires en cas d’audit. Pour les équipes à horaires variables, c’est plus qu’un simple reçu manquant : ça devient un problème qui se répète à chaque période de paie.
La gestion des dépenses, depuis l’app que vous utilisez déjà
La gestion des dépenses est un nouveau module complémentaire disponible pour tous les clients d’Agendrix. Les employés soumettent leurs demandes de remboursement directement dans l’application qu’ils utilisent déjà pour leurs horaires, leurs feuilles de temps et les communications d’équipe. Agendrix fait le travail pour eux : l’app lit le reçu et remplit automatiquement la demande. Les gestionnaires révisent, approuvent et exportent les remboursements vers la paie sans avoir à changer d’outil.
Le module est accessible depuis le menu de gauche de votre compte Agendrix.
Pour les employés
- Photo du reçu, sans formulaire à remplir. Les employés cliquent sur l’icône de plus (+) dans l’application mobile, photographient leur reçu et le formulaire se remplit automatiquement (montant, date et nom du commerçant).
- Validation des informations et envoi. Ils confirment les informations saisies, sélectionnent le type de dépense (kilométrage, repas d’affaires, fournitures, et plus), ajoutent une note au besoin et soumettent la dépense.
- Suivi de l’état de la demande. Une fois soumise, ils peuvent suivre l’évolution de leur demande : soumise, approuvée, remboursée ou archivée.
Pour les gestionnaires
- Une seule liste pour toutes les demandes. Chaque dépense en attente apparaît dans une vue centralisée, triée par date. Ouvrez n’importe quelle demande pour consulter le reçu et les détails avant d’agir.
- Approbation en un clic. Approuvez ou refusez rapidement. Les employés sont notifiés automatiquement.
- Marquez comme remboursé. Une fois le remboursement effectué, marquez la demande comme payée pour clore le dossier des deux côtés.
- Exportez vers la paie via nos intégrations. Les dépenses approuvées peuvent être intégrées à votre export de préparation de la paie aux côtés des heures et des primes, via les intégrations de paie existantes.
- Conservez pour référence et vérifications. Que ce soit pour vos rapports de fin d’année ou les audits externes, toutes les demandes sont enregistrées et accessibles dans une application qui respecte les plus hautes normes de l’industrie en matière de sécurité et de confidentialité des données.
Personnalisé selon les besoins de votre équipe
Agendrix suggère les types de dépenses les plus courantes pour vous aider à démarrer (repas d’affaires, déplacements professionnels, kilométrage, fournitures, et plus). Ensuite, vous configurez ce qui correspond à votre réalité : activez ou créez uniquement les types utilisés par votre équipe, ajoutez des sous-types à l’intérieur d’un type, et ajustez selon vos besoins. Tout reste centralisé au même endroit, sans avoir à fouiller dans vos courriels, vos fichiers Excel ou vos dossiers papier au moment de la paie.
Ce que ça change pour votre équipe
- Moins de va et vient : plus besoin de courir après les reçus ni de faire le suivi des remboursements par message texte.
- Plus de transparence : les membres de l’équipe savent exactement où en est leur demande à chaque étape.
- Moins d’oublis : les montants approuvés sont directement intégrés à votre export vers la paie, sans ressaisie.
- Pas de nouvel outil à apprendre : tout se passe dans l’application que votre équipe utilise déjà tous les jours.
Prêt à simplifier la gestion des dépenses?
La gestion des dépenses est maintenant disponible en module complémentaire pour tous les forfaits Agendrix. Vous la trouverez dans le menu de gauche de votre compte. Pour des instructions étape par étape pour l’activer, consultez notre article du centre d’aide.
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