Le dossier du personnel représente un atout pour les gestionnaires en regroupant un ensemble de documents qui permettent la bonne gestion et le suivi des employés dans une entreprise.
Le dossier du personnel facilite la recherche d’informations et simplifie plusieurs tâches de gestion du personnel. On l’utilise pour suivre la progression des employés, notamment, et pour regrouper toutes les informations les concernant.
Pourquoi tenir des dossiers du personnel?
Bien que ce ne soit pas obligatoire, tenir un dossier pour chaque employé est fort utile et facilite grandement la recherche d'informations.
Par le passé, j’avais un employeur à qui j’ai demandé s’il me restait des congés dans ma banque de jours mobiles. Il m’avait renvoyé la question, supposant que j’aurais dû détenir cette information. En d’autres termes, il n’avait pas prévu de méthode pour consigner ce genre d’informations… Et moi non plus! Oups.
La tenue du dossier du personnel simplifie certaines tâches reliées à la gestion des RH, tout en rendant accessibles les informations pertinentes pour les employés. Effectivement, un employé pourrait demander de revoir une évaluation passée ou le bilan de ses absences, et c’est son droit.
Le dossier du personnel est utile à plusieurs étapes :
Lors de l’onboarding : Il permet de mieux connaître vos nouveaux collaborateurs au moment de l'onboarding, aussi appelé accueil et intégration.
Lors de l’offboarding : Au moment du départ d'un employé, communément appelé offboarding, il permet de retrouver diverses informations essentielles telles que la date d’embauche et le temps que l’employé a passé à l’emploi de l’entreprise, les clauses particulières incluses dans le contrat de travail, le salaire, etc.
Lors des évaluations de performance : Il permet de voir facilement la progression des performances des salariés et d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur ce qui a été accompli depuis la plus récente évaluation de rendement.
Lors des augmentations de salaire : Il permet de réviser les augmentations salariales en regard de ce qui a été octroyé lors des dernières révisions de salaire.
Lors du choix des formations : Il permet de voir les formations reçues par les employés à ce jour.
Uniformiser les dossiers du personnel
Créer et suivre des dossiers du personnel n’est pas compliqué, tant et aussi longtemps que la tâche est systématisée et uniformisée au sein de l’entreprise.
L’idéal est donc d’établir quelles informations sont contenues dans les dossiers des employés et dans quel ordre elles sont disposées. De cette façon, toute personne qui consulte le dossier d’un employé sait à quoi s’attendre en termes de contenu et sait où trouver ce qu’elle cherche.
Suivre et alimenter les dossiers du personnel
Il est impératif de créer les dossiers au moment de l’embauche et de les entretenir au fur et à mesure, sans quoi des oublis vous guettent. C’est donc dire que dès qu’il y a une absence, une évaluation ou un changement relatif à l’horaire ou au salaire, l’information doit être automatiquement consignée dans le dossier.
Par ailleurs, il est souhaitable qu’un seul dossier ne soit créé pour chaque employé afin d’éviter des dossiers incomplets ou des informations incomplètes et différentes d’un département à l’autre. Par exemple, ne créez pas un dossier pour un salarié qui appartient à votre département, indépendamment de celui créé par les ressources humaines.
Qui dit dossier du personnel dit aussi souci de confidentialité, puisque les dossiers contiennent certaines informations sensibles qui ne doivent pas être divulguées au grand public. Limitez donc l’accès aux dossiers du personnel aux personnes qui en ont réellement besoin.
20 éléments utiles à consigner dans le dossier de l’employé
Voici 20 éléments clés à consigner dans le dossier de l’employé.
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Coordonnées
- Numéro de téléphone et/courriel
- NAS
- Contacts en cas d’urgence
- Position/poste au sein de l’entreprise
- Salaire et historique de la rémunération
- Contrat de travail
- Entente concernant l’horaire de travail et ses mises à jour
- CV
- Une copie des références
- Une copie du diplôme
- Formations et certifications
- Évaluations de rendement signées de l’employeur et de l’employé
- Suivi des absences si vous ne détenez pas d’autre moyen de suivre les absences
- Arrêts pour maladie, maternité, accident de travail, etc.
- Historique disciplinaire : avis, sanctions, etc.
- Rapports d’incident
- Lettre de démission ou de cessation d’emploi
Un modèle de formulaire d’informations personnelles de l’employé à télécharger
Certains logiciels de gestion du personnel permettent la confection et la tenue des dossiers du personnel à même l’application. Dans la fonctionnalité Dossier du personnel d'Agendrix par exemple, il est possible de répertorier plusieurs informations personnelles des équipiers, de même que de faire le suivi des absences, des congés et des vacances des employés.
Si vous souhaitez créer manuellement des dossiers du personnel, voici un modèle de formulaire d'informations personnelles de l'employé à télécharger gratuitement.
