La COVID-19 a drastiquement changé nos sociétés. Et le retour à la « normale » ne se fera pas d’un coup. Les entreprises devront adapter leurs façons de faire en attendant que les scientifiques trouvent un vaccin.
Face à cette réalité, les entreprises doivent établir des mesures préventives pour protéger leurs employés et leur clientèle. Et surtout, elles doivent informer les gens de ces mesures pour minimiser les répercussions possibles. Les gestionnaires doivent aussi adapter leurs méthodes de gestion du personnel. Dans une situation si exceptionnelle, la flexibilité et la compréhension sont de mises. Même si le déconfinement se fera progressivement, vaut mieux s’y préparer dès maintenant.
Voici donc un guide très concret pour vous aider à vous adapter au contexte du coronavirus dans votre milieu de travail.
Communiquer, communiquer, communiquer
Se tenir informé de l’évolution de la situation est indispensable. Elle progresse rapidement et peut parfois être difficile à suivre. Toutefois, c’est à vous d’être en communication constante avec vos employés pour qu’ils puissent rapidement s’adapter aux nouvelles mesures de prévention mises en place. Établissez donc des façons rapides de les contacter.
Aussitôt que vous aurez décidé des mesures préventives nécessaires avec votre équipe, il sera primordial de rassurer votre clientèle. Expliquez-leur l’ensemble des changements apportés pour leur santé et leur sécurité. Imprimez les mesures mises en place et affichez-les à un endroit visible dans votre milieu de travail.
Faites de votre mieux pour rassurer les gens et diminuer les impacts de la situation sur vos activités.
Soyez hyper proactif ; n’attendez pas que vos clients vous contactent pour vous poser des questions. Si possible, envoyez un courriel qui leur explique la situation. Partagez l’information sur tous vos médias sociaux.
Informez-les si vos heures d’ouverture sont affectées par les événements. Appelez vos clients directement s’il le faut.
Démontrez à votre clientèle que vous ne prenez pas la situation à la légère et que vous appliquez les mesures émises par l’Organisation mondiale de la Santé et le Gouvernement du Canada.
Mesures concrètes pour votre entreprise
Voici une série de mesures préventives concrètes à prendre pour se protéger contre le coronavirus. Ces mesures de prévention des infections vous aideront certainement à prévenir le virus dans votre environnement de travail. En favorisant des pratiques saines, vous choisissez de mettre la santé et la sécurité de vos employés et de vos clients en priorité.
1. Respecter la distanciation sociale
En attendant qu’un vaccin soit testé et approuvé, il faudra maintenir une certaine distance physique entre nous. Établissez dès aujourd’hui un plan qui prend en compte cette nouvelle réalité. Soyez créatif afin de vous assurer que cette mesure soit respectée. Par exemple, mettez des marques sur le plancher pour vous assurer que vos clients restent assez loin les uns des autres ou limitez le nombre de clients dans votre commerce.
2. Renforcer le port du masque
Fournissez des masques à vos employés. Créez une formation pour leur expliquer comment l’utiliser de la bonne façon.
3. Mettre des employés à des endroits stratégiques pour diriger vos clients
Il devrait avoir un employé à l’entrée de votre commerce. Il pourra encourager les clients à se laver les mains avant d’entrer et leur poser des questions afin d’être certain qu’ils n’ont pas de symptômes. Si votre budget vous le permet, engagez plutôt un gardien de sécurité. Votre magasin est très grand? Demandez à certains de vos employés d’orienter les clients à l’intérieur et de les aider à respecter les consignes en vigueur.
4. Encourager le lavage de mains
Incitez vos employés et vos clients à se laver les mains avec du savon et de l’eau tiède pendant au moins 20 secondes. Affichez les meilleures pratiques de lavage de mains aux endroits appropriés. Si vous pouvez le faire, mettez des stations de lavage des mains à plusieurs endroits sur votre lieu de travail.
5. Offrir du désinfectant pour les mains
Mettez à la disposition de vos employés et de vos clients du désinfectant pour les mains. Surtout si ceux-ci n’ont pas toujours accès à de l’eau et du savon.
6. Augmenter la fréquence de l’entretien ménager
Pour les prochains mois, nettoyez les surfaces plus souvent. Ne négligez pas les espaces fréquemment touchés : ordinateurs, claviers, souris, comptoir de réception et étagères, tout doit y passer. Impliquez vos employés dans ces tâches. C’est la responsabilité de tous de maintenir un environnement de travail sain.
7. Désinfectez l’aire de travail des personnes qui présentent des symptômes
Si une personne présente des symptômes s’apparentant au rhume ou à la grippe dans votre milieu de travail, désinfectez de fond en comble son espace personnel. Suivez les consignes du gouvernement pour gérer sa présence au travail.
8. Désinfectez le lieu de travail si un de vos employés est atteint de la COVID-19
Avisez vos clients et vos employés si un membre de votre équipe est atteint du coronavirus et qu’il a travaillé peu avant son diagnostic. Fermez les portes de votre commerce ou de votre lieu de travail le temps de désinfecter l’endroit pour éviter la propagation.
9. Distribuer des boîtes de mouchoirs
Mettez à disposition de vos employés des boîtes de mouchoirs. Assurez-vous d’en avoir en réserve. Les poubelles pourraient se remplir plus rapidement, donc n’oubliez pas de les sortir plus fréquemment.
10. Retirer les objets non essentiels que les gens pourraient toucher
Retirez les livres et magazines mis à la disposition des employés et des clients dans les salles communes. Libérez les espaces le plus possible pour faciliter une circulation fluide. Tout doit être désencombrés pour limiter la quantité d’objets à désinfecter et faciliter les déplacements. Mettez de côté les menus ou les dépliants promotionnels. Affichez votre menu sur un tableau, imprimez-en que vous recyclerez après chaque utilisation. Soyez créatifs.
11. S’assurer d’avoir un bon système de ventilation
Assurez-vous d’avoir un bon système de ventilation. Ouvrez les fenêtres pour faire circuler l’air davantage si vous le pouvez. Si vous possédez un purificateur d’air, c’est le bon moment de l’utiliser.
12. Encouragez les communications virtuelles
Favorisez les communications par courriel, par messagerie ou par message texte afin d’éviter les contacts non nécessaires. La technologie est plus accessible que jamais ; servez-vous-en.
13. Favoriser le télétravail
Encouragez vos employés à faire du télétravail si votre domaine d’activité le permet. Le but ici est de limiter le plus possible la quantité de gens dans un même espace de travail. Vous diminuerez ainsi les risques de contracter le virus pour vos employés.
14. Éviter de serrer les mains
Évitez les contacts autant que possible. Les poignées de mains contribuent grandement à la propagation de virus. Saluez les gens de la main ou en hochant la tête.
15. Limiter les réunions en personne
Favorisez les réunions par visioconférence. Les employés pourront poursuivre leur travail sans risque.
16. Encourager les visiteurs à adopter des mesures d’hygiène supplémentaires
Toutes les entreprises ne peuvent pas restreindre l’accès aux visiteurs, mais vous pouvez les encourager à adopter de bonnes habitudes d’hygiène. Mettez à leur disposition des moyens de se laver les mains dès leur arrivée dans votre milieu de travail.
17. Éduquer vos employés sur les bonnes pratiques à adopter
Si vous voulez que vos employés adoptent de bonnes mesures d’hygiène, donnez-leur tous les outils nécessaires. Rencontrez-les afin de les informer. Discutez des mesures préventives et assurez-vous qu’ils les appliquent de façon adéquate.
18. Encourager ces bonnes pratiques à l’extérieur du travail
Les bonnes pratiques à adopter dans le milieu de travail sont également valables dans le quotidien. Encouragez vos employés à les pratiquer à la maison.
Gestion des absences
La question des absences au travail est complexe. On a donc décidé de vous fournir des lignes directrices pour vous outiller à prendre de meilleures décisions.
Plusieurs raisons peuvent motiver l’absence d’un employé. Que ce soit en déplacement ou au travail, il pourrait avoir peur de contracter le virus. Vos employés peuvent devoir s’occuper d’un proche malade. Ils peuvent avoir été en contact avec un malade et être obligés de se placer en quarantaine. Ils peuvent même être infectés par la COVID-19, ou vouloir se retirer de façon préventive en raison de leur état de santé. Bref, comment devez-vous gérer ces nombreuses absences?
En plus des mesures obligées par la loi, voici des exemples de bonnes pratiques en matière de gestion de personnel.
Soyez compréhensif et permissif
Comme la situation est exceptionnelle, vos employés vont probablement vous demander des congés ou devoir s’absenter à la dernière minute. Soyez aussi compréhensif que possible. Les parents avec des enfants d’âge scolaire pourront avoir beaucoup de contraintes pour se présenter au travail.
Si une baisse d’achalandage affecte votre industrie, veillez à répartir les heures équitablement entre les employés.
Restez en contact avec eux et tenez-les au courant des impacts de la situation sur leur milieu de travail. Toutefois, veillez à respecter le nombre d’heures maximum demandées par chaque personne. Il n’est pas souhaitable que certains s’épuisent trop pour compenser les absences de leurs collègues.
Soyez flexible
Afin de pouvoir accommoder tous les changements d’horaire provoqués par les événements, il faudra être plus flexible que jamais. Vous et vos gestionnaires devrez être réactifs et prêts à trouver des solutions.
Les échanges de quarts entre collègues vont probablement être plus fréquents. Vous devrez aussi peut-être trouver un moyen d’assurer un service continu avec moins d’effectifs. Restez à l’affût des mesures mises en place par le gouvernement et instruisez-vous sur vos responsabilités en tant qu’employeur.
Préparez-vous
Par-dessus tout, vous devez préparer un plan d’action. Avec votre équipe, adaptez-vous rapidement et établissez une série de procédures efficaces pour contrôler les impacts sur votre milieu de travail. Communiquer rapidement ces mesures auprès de votre clientèle.
Cette situation est un parfait moment pour faire preuve de leadership.
Il n’est pas le temps de mettre des gens à la porte ou d’agir différemment avec vos employés. À vrai dire, soyez plus flexible et alerte qu’à l’habitude. Il vous faudra être résilient et patient. Vos actions envers vos employés et vos clients seront cruciales au courant des prochains mois.
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