Gérez les changements de plages horaires comme un pro : 5 erreurs fréquentes et comment les éviter

En plus de permettre à vos salariés de gérer leurs obligations personnelles, les changements de plages horaires offrent une solution efficace pour pallier les absences imprévues et assurer la continuité des opérations.

Mais s’ils sont orchestrés de façon mal organisée, ces échanges peuvent entraîner des trous dans le planning, des conflits entre les membres de l’équipe et même compromettre la qualité du service client. Ils peuvent aussi considérablement augmenter la charge de travail et nuire au bien-être des salariés.

Votre rôle en tant que manager est de vous assurer de mettre en place toutes les conditions pour contribuer à leur bon fonctionnement.

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Les changements de plages horaires prennent différentes formes

Il existe différents types d’échanges de plages de travail, notamment :

L’échange entre deux salariés : deux salariés s’entendent pour échanger une plage de travail de façon ponctuelle.

🏄‍♀️ Marie prend la plage horaire du jeudi soir de Jonathan, et Jonathan prend celui de Marie, le dimanche matin.

Le don de plage horaire (sans retour) : un salarié cède une plage horaire sans demander de retour, souvent pour se libérer.

🏄‍♀️ Émile ne peut pas travailler vendredi et demande à Chantal de le remplacer, sans reprendre une autre plage de travail en échange.

L’ajout d’une plage horaire : un salarié propose de prendre une plage de travail supplémentaire qui a été affiché comme disponible à la dernière minute.

🏄‍♀️ Vincent prend une plage horaire supplémentaire samedi soir pour remplacer une collaboratrice malade.

La plage horaire ouverte à combler : une plage horaire est créée en cas de besoin, sans être assignée à un salarié. Elle est visible au planning et disponible pour que les salariés admissibles puissent se l’assigner eux-mêmes, si nécessaire.

🏄‍♀️ Farrah est infirmière dans une clinique qui affiche des plages de travail ouvertes de fin de semaine, elle peut choisir de postuler si l’un de ceux-ci devient disponible.

L’échange entre postes : deux salarié aux compétences compatibles échangent leurs plages horaires, même s’ils occupent des postes différents.

🏄‍♀️ Jason est normalement préposé au service mais a reçu la formation nécessaire pour être caissier. William peut aussi travailler à différents postes. Ils échangent donc une plage horaire de caissier et de préposé au service.

Pourquoi permettre les changements de plages horaires ?

Permettre les changements de plages de travail est une étape clé pour les managers qui souhaitent offrir des plannings flexibles. Lorsqu’ils sont bien encadrés, ces échanges peuvent devenir un véritable levier de performance pour votre société.

Vous hésitez encore à les mettre en place ? Découvrez pourquoi de plus en plus de managers choisissent d’implanter cette pratique.

Comblez les absences de dernière minute plus facilement

Lorsqu’un salarié ne peut pas se présenter au travail, la possibilité d’échanger sa plage de travail augmente les chances qu’il soit couvert à temps, sans que vous ayez à intervenir en urgence. Cela réduit donc les absences de dernière minute.

Maximisez vos ressources

Une plage horaire échangée reste une plage horaire travaillée par un de vos salariés, plutôt que d’être absorbée par un manager ou par le reste de l’équipe. Cela assure une utilisation optimale des ressources disponibles.

Responsabilisez vos salariés

En confiant une part de la gestion des plannings aux salariés, ils deviennent plus proactifs et responsables de leur présence au travail. Cela allège votre charge de manager et favorise la responsabilisation de chacun.

Contribuez à la motivation de votre équipe

Offrir des plannings plus flexibles donne aux salariés l’opportunité de mieux jongler avec le travail et les obligations personnelles. Cela renforce leur niveau d’engagement, leur motivation et leur satisfaction au travail.

Augmentez la rétention du personnel

Un planning qui s’adapte à la réalité des salariés est un facteur de rétention important, surtout dans les secteurs à haut roulement. Cela fidélise votre équipe.

Favorisez la cohésion d’équipe

La possibilité d’échanger des plages horaires favorise l’entraide et l’esprit d’équipe lorsqu’un salarié tombe malade ou doit s’absenter pour une obligation familiale. Cela améliore le climat de travail.

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5 erreurs fréquentes de changement de plages horaires

Les échanges de plages de travail ne posent pas problème en soi : ce sont plus souvent des erreurs de gestion qui rendent le tout désordonné. Voici 5 erreurs fréquentes que font les managers et comment les éviter facilement.

Ne pas mettre en place des règles claires

L’ambiguïté est l’ennemi de l’organisation. Il n’y a rien de pire que des responsabilités ou des consignes floues. Sans règles claires, vous laissez place à la confusion parmi vos salariés et risquez que des échanges non autorisés prennent place, notamment.

❌ Deux salariés qui travaillent comme réceptionniste dans un hôtel échangent leur plage horaire sans en informer leur manager. Résultat : ni l’un ni l’autre ne se présente et la manager doit combler l’absence en urgence.

✅ Pour éviter ce genre de situation, élaborez une politique écrite détaillant différentes règles concernant les changements de plages de travail : les délais requis, les responsabilités de chacun, la procédure d’approbation, les exceptions s’il y a lieu, etc.

9 exemples de règles équitables pour les changements de plages horaires

Prévenez les conflits avec des règles qui sont à la fois équitables et claires. Voici quelques exemples :

1. Limiter les échanges de dernière minute
   Ex. : Les échanges doivent être faits au moins 24 h à l’avance, sauf en cas d’urgence approuvée ou d’absence non planifiée.
2. Respecter un nombre maximum d’échanges par mois
   Ex. : Un salarié ne peut pas échanger plus de 5 plages de travail par mois, pour éviter les excès.
3. Exiger la réciprocité dans les échanges fréquents
   Ex. : Si deux salariés échangent souvent ensemble, les échanges doivent être justes (ce n’est pas toujours le même qui prend les « bonnes » plages horaires).
4. Interdire les échanges sur des plages de travail critiques
   Ex. : Aucun échange permis pour les soirs de fin de semaine ou les périodes de pointe comme le temps des Fêtes, sauf si autorisation spéciale.
5. Permettre des échanges de plages horaires qui ont la même durée
   Ex. : Une plage horaire de 8 h ne peut pas être échangée contre une plage horaire de 4 h, sauf exception (pour éviter les heures supplémentaires).
6. Refuser les échanges qui déséquilibrent l’équipe
   Ex. : Un serveur senior ne peut pas échanger avec un junior si cela a des répercussions sur la qualité du service.
7. Créer une règle « pas d’échange pour éviter une tâche »
   Ex. : Si quelqu’un échange toujours les plages de travail de ménage ou de fermeture, le manager peut refuser l’échange.
8. Prioriser l’équité sur l’ancienneté
   Ex. : Les échanges ne sont pas automatiques pour les anciens salariés s’ils nuisent à une répartition juste des plages horaires.
9. Exiger un équilibre de types de plages de travail
   Ex. : Chaque salarié doit garder une proportion équitable de plages horaires de jour, de soir, et de fin de semaine.

Certains de ces exemples vous parlent peut-être plus et d’autres moins, selon votre industrie et votre réalité d’entreprise. Inspirez-vous en pour créer des règles qui auront du sens pour votre équipe !

Ne pas bien s’outiller pour gérer les changements de plages horaires

Les échanges de plages de travail nécessitent une certaine logistique. Si vous ne mettez pas à disposition un cadre pour les gérer, vous et vos salariés aurez du mal à garder le cap. Erreurs de communication. Plages horaires non couvertes. Deux salariés présents pour la même plage de travail. Alouette !

❌ Un manager de restaurant qui utilise les messages textes pour gérer les échanges voit deux barmans se présenter pour la même plage horaire du midi. Résultat : des tensions qui auraient pu facilement être évitées se font sentir dans l’équipe.

✅ Adoptez un outil numérique spécialisé pour centraliser la gestion des changements de plages de travail, incluant le planning de travail, les disponibilités des salariés et les communications. Vous assurerez ainsi une gestion transparente et documentée des échanges de plages horaires.

Ignorer les impacts possibles sur la paie et la conformité légale

Les échanges de plages horaires peuvent avoir un impact direct sur la paie et la conformité de votre société. Qu’il s’agisse d’heures supplémentaires non planifiées ou de manquements involontaires à certaines lois du travail en tant que manager, les coûts peuvent être élevés.

❌ Un technicien de pharmacie prend une plages horaire ouverte, mais l’ajustement de ses heures de travail n’est pas pris en compte. Il dépasse les heures prévues et ses heures supplémentaires ne sont pas rémunérées adéquatement à temps double. Résultat : il porte plainte aux normes du travail.

✅ Si vous utilisez un logiciel qui permet de faire les échanges de plages de travail à même le planning de travail et qui est intégré au système de paie, respecter les réglementations locales deviendra un jeu d’enfant. Vous pourrez facilement identifier les heures supplémentaires et créer des règles pour éviter de dépasser certains seuils.

Négliger la communication

Des communications claires font bon ménage avec les échanges de plages horaires. Si les messages ne sont transmis qu’en partie, de façon aléatoire ou pas du tout, vos salariés pourraient être mécontents. Ils pourraient même développer un sentiment d’injustice si certains membres de l’équipe semblent avoir reçu des informations privilégiées.

❌ Une plage de travail à combler dans une maison de retraite est communiqué à l’équipe par SMS. Lors de l’envoi, la manager oublie d’ajouter 3 salariés dans les destinataires. Résultat : une préposée apprend trop tard qu’elle aurait pu prendre la plage horaire. Frustrée, elle estime que la direction favorise ses collaborateurs.

✅ Informer l’équipe des règles, annoncer les changements de plannings, partager les plages horaires ouvertes ou gérer les remplacements de dernière minute… peu importe la situation, une bonne communication est essentielle pour que les échanges de plages de travail fonctionnent bien.

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Laisser les changements de plages horaires sans supervision

La flexibilité ne doit pas se faire au détriment de la structure. La dernière chose que vous souhaitez est que des salariés non qualifiés ou avec une formation insuffisante se présentent pour une plage de travail achalandée.

❌ Dans un restaurant, un cuisinier échange sa plage horaire du jeudi soir (réputé comme achalandé), avec un collaborateur qui a moins d’expérience et qui n’est pas aussi efficace, compromettant ainsi la qualité et la rapidité de préparation des repas.

✅ Mettez en place un système d’approbation où les managers valident les échanges en s’assurant de la compatibilité des compétences. Un logiciel de gestion des plannings peut vous permettre d’automatiser cette tâche, en ne permettant qu’aux salariés avec les compétences nécessaires d’échanger ou de postuler sur les plages de travail.

Votre checklist pour bien gérer les changements de plages de travail

Voici une checklist de 10 points pour faciliter la mise en place des changements de plages horaires au sein de votre équipe.

• Écrivez vos règles d’échange noir sur blanc : Rédigez des règles précises : qui peut échanger avec qui (en fonction des rôles ou postes occupés, de la formation reçue, etc.), comment transmettre les demandes et comment celles-ci doivent être approuvées. Lorsque vous écrivez les règles, rappelez-vous que plus c’est clair et détaillé, moins il y a de probabilité d’incompréhension et de problèmes.
• Présentez ces règles à votre équipe : Prenez 10 minutes en réunion pour les expliquer, puis affichez-les près du planning ou dans votre logiciel de gestion des plannings. Ou encore, publiez un message dans l’outil de communication de l’équipe.

• Limitez les changements de dernière minute : Fixez une limite, par exemple toute demande doit être faite au moins 48 h à l’avance, sauf en cas d’urgence.
• Exigez (ou non) l’approbation d’un manager : Est-ce que pour votre société, aucun échange ne devrait avoir lieu sans validation ? Ou êtes-vous à l’aise de laisser les salariés échanger les plages horaires sans l’approbation des managers dans certains cas ?
• Utilisez un outil qui centralise tout : Oubliez les SMS et Facebook, équipez-vous d’un logiciel de gestion des plannings. Gérez les échanges facilement, en évitant les oublis et les erreurs, tout en conservant un historique.

• Configurez les permissions dans l’outil : Assurez-vous que les salariés qui échangent occupent des postes compatibles. Pas question qu’un commis prenne une plage horaire de caissier, à moins qu’il n’ait reçu la formation nécessaire. Laissez vos salariés proposer des échanges, mais conservez le dernier mot pour les approuver si vous le souhaitez.
• Surveillez les plannings pour éviter les heures supplémentaires involontaires : Un échange peut vite faire dépasser le seuil de temps plein sans que vous le vouliez. Assurez-vous que les échanges ne déclenchent pas accidentellement des heures supplémentaires non planifiées. Un logiciel de gestion des plannings peut vous notifier si un salarié dépasse le nombre d’heures souhaitées, ou si son planning compte des heures supplémentaires.
• Maintenez toujours votre planning à jour : Dès qu’un échange est accepté, ajustez le planning et avisez vos salariés. Si vous utilisez un logiciel de gestion des plannings, le tout se fera automatiquement.
• Conservez une trace des changements : Analysez qui change souvent ses plages de travail (et pourquoi). Vous recevez trop de demandes du même salarié ? C’est peut-être un signe de surcharge, ou peut-être que vous ne prenez pas en compte ses disponibilités lors de la création du planning.
• Responsabilisez l’équipe : Rappelez aux salariés qu’en acceptant un changement de plage de travail, ils en deviennent pleinement responsables, même en cas d’imprévu.

Pour que la flexibilité profite à tous

Les échanges de plages de travail peuvent permettre d’offrir de la flexibilité et accroître l’engagement au sein de votre équipe. Mais pour en tirer tous les bénéfices, ils doivent être encadrés par des règles claires, des outils appropriés et une communication constante.

Prenez un moment pour réfléchir à vos pratiques actuelles. Vos salariés peuvent-ils échanger leurs plages horaires facilement, mais de façon sécuritaire ? Est-ce que les règles sont connues et respectées ? Mettre en place des solutions adaptées vous évitera bien des casse-têtes.

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