Heures supplémentaires et fiscalité : ce que les entreprises canadiennes doivent savoir

Avec la réglementation sur les heures supplémentaires qui varie selon les provinces canadiennes, de nombreuses entreprises peinent à rester conformes et à éviter des erreurs coûteuses.

Ce guide regroupe tout ce que vous devez savoir sur la rémunération des heures supplémentaires au Canada : des exigences légales aux implications fiscales, en passant par des outils pour simplifier le suivi du temps et la gestion de la paie pour votre entreprise.

Quelle est la définition des heures supplémentaires?

Travailler en heures supplémentaires signifie travailler au-delà de ses heures de travail habituelles.

Selon les normes du travail fédérales du Canada, la durée standard du travail est la suivante :

• 8 heures par jour (toute période de 24 heures consécutives)
• 40 heures par semaine (la période allant de minuit le samedi à minuit le samedi suivant)

Pourquoi les employés font-ils des heures supplémentaires?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles votre entreprise pourrait avoir besoin que ses employés fassent des heures supplémentaires :

• Pour respecter des délais serrés, notamment pendant les périodes de forte activité ou pour des projets urgents;
• En cas d’augmentation imprévue de la demande, comme lors des saisons achalandées, des lancements de produits ou d’événements spéciaux;
• Pour remplacer un employé absent, afin d’assurer la continuité des opérations sans interruption;
• Pour maintenir un niveau de productivité en attendant de recruter du personnel supplémentaire, notamment en période de pénurie de main-d’œuvre ou lorsque les effectifs sont limités.

Qu’est-ce qui fait varier la rémunération des heures supplémentaires?

Les règles encadrant les heures supplémentaires peuvent différer selon la province, le secteur d’activité et la manière dont le travail est organisé (horaires, types de contrats, etc.). En tant qu’employeur, vous êtes responsable de connaître et d’appliquer les règles propres à votre secteur et à votre province.

Selon la province

Chaque province et territoire possède ses propres lois du travail encadrant les heures supplémentaires, notamment quant aux conditions de leur application, leur mode de calcul et la rémunération exigée.

Par exemple, en Ontario, la rémunération des heures supplémentaires s’applique après 44 heures de travail par semaine, tandis qu’en Colombie-Britannique, elle s’applique après 8 heures par jour ou 40 heures par semaine.

Selon le type d’emploi

Les employés permanents à temps plein sont souvent les plus susceptibles d’avoir droit à une rémunération pour les heures supplémentaires, tandis que les employés à temps partiel et les travailleurs contractuels peuvent être soumis à des règles différentes.

Selon l’industrie

Certains secteurs, comme l’agriculture, le transport ou certains postes de gestion, peuvent être entièrement exemptés des règles standards en matière d’heures supplémentaires.

Selon les conventions collectives

Les employés couverts par des conventions collectives ou d’autres contrats spécifiques peuvent être soumis à des conditions particulières en matière d’heures supplémentaires.

6 risques liés à une mauvaise gestion des heures supplémentaires

Des erreurs dans le suivi des heures de travail et le paiement correct des heures supplémentaires peuvent avoir plusieurs conséquences négatives pour votre entreprise.

1. Répercussions légales

• Problèmes de conformité : Le non-respect des lois du travail en matière d’heures supplémentaires peut entraîner des recours juridiques, notamment des plaintes de la part des employés ou des vérifications par les autorités du travail.
• Amendes et sanctions : Les entreprises peuvent être passibles d’amendes et de sanctions pour non-conformité aux lois du travail, ce qui peut engendrer des coûts importants et nuire à leur réputation.

2. Conséquences financières

• Paiement rétroactif des salaires : Si un employé a été sous-payé, l’entreprise peut être tenue de verser un rappel de salaire, incluant les heures supplémentaires non payées. Ces montants peuvent s’accumuler et devenir significatifs.
• Augmentation des coûts de main-d’œuvre : Le fait de trop payer des employés ou de devoir corriger des erreurs peut mobiliser des ressources et du temps supplémentaires, ce qui entraîne une hausse des coûts opérationnels. Cela inclut notamment les heures supplémentaires du personnel RH pour gérer les corrections et les vérifications.

3. Impacts au niveau des ressources humaines

• Moral des employés : Une mauvaise gestion de la rémunération peut entraîner une baisse du moral et de la confiance des employés. Ces derniers peuvent se sentir sous-estimés ou exploités, ce qui peut mener à un désengagement ou à un taux de roulement plus élevé.
• Difficultés de recrutement : Une mauvaise réputation en matière de traitement des employés peut compliquer l’attraction de talents qualifiés. Les candidats potentiels se renseignent souvent sur la culture d’entreprise, et des avis négatifs peuvent dissuader les candidatures.

4. Atteinte à l’image de l’entreprise

• Perception négative du public : Une mauvaise gestion du paiement des heures supplémentaires peut entraîner des avis défavorables et un bouche-à-oreille négatif, nuisant à la réputation de votre entreprise au sein de la communauté et du secteur.
• Plaidoyer des employés et dénonciations : Des employés insatisfaits peuvent exprimer publiquement leur mécontentement ou signaler des infractions aux autorités du travail, ce qui peut aggraver la situation et attirer davantage l’attention des instances de régulation.

5. Impacts sur le fonctionnement de l’entreprise

• Hausse du taux de roulement : Des erreurs fréquentes dans la paie peuvent entraîner un taux de roulement plus élevé, générant des coûts supplémentaires liés au recrutement, à l’intégration et à la formation de nouveaux employés.
• Perturbation du flux de travail : Lorsque les employés sont insatisfaits de leur rémunération, cela peut entraîner une baisse de productivité, de l’absentéisme et un manque de collaboration, perturbant ainsi le bon fonctionnement des opérations de l’entreprise.

6. Conséquences stratégiques

• Perte d’avantage concurrentiel : Une entreprise ayant des difficultés à satisfaire ses employés en raison de problèmes de rémunération peut peiner à attirer et retenir les talents, ce qui peut freiner sa croissance et limiter son potentiel d’innovation.
• Consommation de temps et de ressources : Corriger les erreurs de paie mobilise du temps et des ressources qui pourraient être consacrés à des initiatives stratégiques, ce qui nuit à l’efficacité et à la performance globale de l’entreprise.

Besoin de suivre les heures de travail?

Vos salariés pointent, et Agendrix remplit automatiquement leurs feuilles de présence.

Découvrez Agendrix

Quelle est la meilleure façon de suivre les heures supplémentaires?

Utiliser un logiciel de suivi du temps comme Agendrix permet de simplifier et de fiabiliser le suivi des heures supplémentaires, tout en réduisant la charge administrative et en facilitant le respect des lois du travail.

Agendrix permet de suivre automatiquement les heures de travail des employés, en signalant les heures supplémentaires dès que les seuils sont atteints.

Cela élimine les calculs manuels et réduit le risque d’erreurs lors de la préparation des feuilles de temps pour la paie. Grâce à Agendrix, vous pouvez facilement voir combien d’heures régulières et d’heures supplémentaires chaque employé a effectuées, ce qui rend la préparation de la paie plus efficace et transparente.

Fonctionnalités clés d’Agendrix pour le suivi des heures de travail et la préparation des feuilles de temps

• Calcul automatique des heures supplémentaires : Les heures supplémentaires sont calculées automatiquement en fonction des seuils quotidiens ou hebdomadaires, ce qui vous évite de devoir les suivre manuellement.
• Pointage mobile : Les employés peuvent pointer l’entrée et la sortie depuis leur téléphone, assurant un suivi précis du temps, même lorsqu’ils travaillent à distance ou hors site.
• Gestion des feuilles de temps : Examinez et approuvez facilement les heures des employés, avec une répartition claire des heures régulières et des heures supplémentaires pour la paie.
• Notifications et alertes : Recevez des alertes lorsque les employés approchent ou dépassent les seuils d’heures supplémentaires, ce qui vous permet de mieux gérer le temps de travail.
• Intégration à la paie : Exportez directement les feuilles de temps vers votre système de paie, réduisant ainsi le temps consacré à la saisie de données et limitant les erreurs.

Les heures supplémentaires sont-elles imposées davantage?

Non, la rémunération des heures supplémentaires n’est pas imposée à un taux plus élevé que le salaire régulier au Canada.

Cependant, lorsque vos employés effectuent des heures supplémentaires, cela augmente leur revenu annuel total, ce qui peut les faire passer dans une tranche d’imposition supérieure.

Cela signifie que, même si les gains liés aux heures supplémentaires sont imposés au même taux que le revenu régulier, une plus grande portion de leur revenu global pourrait être soumise à un taux marginal d’imposition plus élevé.

En tant qu’employeur, vous devrez effectuer les mêmes types de retenues — comme l’impôt fédéral et provincial sur le revenu, les cotisations au RPC (Régime de pensions du Canada) et les primes d’assurance-emploi — sur la rémunération régulière comme sur les heures supplémentaires.

Comment les heures supplémentaires sont-elles imposées?

La rémunération des heures supplémentaires de vos employés est imposée de la même manière que leur salaire régulier.

Lorsque vous versez des heures supplémentaires, vous êtes tenu de retenir les montants appropriés pour l’impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les primes d’assurance-emploi. Étant donné que le Canada applique un système d’imposition progressif, si les heures supplémentaires font passer vos employés dans une tranche de revenu plus élevée, ils pourraient devoir payer davantage d’impôts au total.

À la fin de l’année, lorsque vos employés produisent leur déclaration de revenus, tout montant retenu en excès pourrait donner lieu à un remboursement. À l’inverse, si les retenues ont été insuffisantes, ils pourraient devoir payer un montant supplémentaire. En tant qu’employeur, il est essentiel de bien comprendre comment calculer et retenir ces montants afin d’assurer la conformité.

Comment l’impôt sur les heures supplémentaires est-il calculé?

L’impôt sur les heures supplémentaires se calcule de la même manière que pour le salaire régulier de vos employés.

Voici un exemple de calcul de rémunération pour heures supplémentaires pour un employé travaillant dans une résidence pour aînés, ainsi qu’un exemple de la façon dont l’impôt pourrait être appliqué sur ces heures.

Informations sur l’employé :

• Taux horaire : 20,00 $
• Heures régulières travaillées : 40 heures (semaine normale)
• Heures supplémentaires travaillées : 10 heures (en une semaine)
• Taux des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier

Étapes de calcul :

1. Calcul du salaire régulier :

Salaire régulier = Taux horaire × Heures régulières travaillées

• Exemple : Salaire régulier = 20,00 $ × 40 heures = 800,00 $

2. Calcul du salaire pour les heures supplémentaires :

Salaire des heures supplémentaires = Taux horaire × Taux majoré × Heures supplémentaires

• Exemple : Salaire des heures supplémentaires = 20,00 $ × 1,5 × 10 heures = 300,00 $

3. Calcul du salaire total pour la semaine

Salaire total = Salaire régulier + Salaire des heures supplémentaires

• Exemple : Salaire total = 800,00 $ + 300,00 $ = 1 100,00 $

Calcul de l’impôt sur les heures supplémentaires

En supposant que le revenu total de l’employé le place dans une tranche d’imposition où le taux d’imposition global est de 25 % (ce taux peut varier selon les circonstances individuelles, y compris les déductions et les autres sources de revenus) :

4. Calcul des retenues d’impôt :

Retenue d’impôt = Salaire total × Taux d’imposition

• Exemple : Retenue d’impôt = 1 100,00 $ × 0,25 = 275,00 $

En résumé :

• Salaire régulier : 800,00 $
• Salaire pour heures supplémentaires : 300,00 $
• Salaire total pour la semaine : 1 100,00 $
• Retenue d’impôt estimée : 275,00 $

Dans cet exemple, l’employé recevrait environ 825,00 $ après les retenues d’impôt, calculé comme suit :

Salaire net = Salaire total − Retenue d’impôt

• Exemple : Salaire net = 1 100,00 $ − 275,00 $ = 825,00 $

Règles provinciales sur les heures supplémentaires : seuils et taux de rémunération

Vous trouverez ci-dessous les seuils d’heures supplémentaires et les taux de rémunération pour chaque province et territoire du Canada. Il est important de toujours se référer aux normes du travail locales pour obtenir l’information la plus précise et à jour, car les lois du travail peuvent évoluer.

Heures supplémentaires en Alberta

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 8 heures par jour ou 44 heures par semaine
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier de l’employé

Heures supplémentaires en Colombie-Britannique

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier pour les 4 premières heures au-delà de 8 heures dans une journée, et 2 fois le taux horaire régulier pour toute heure travaillée au-delà de 12 heures dans une journée.

Heures supplémentaires au Manitoba

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires au Nouveau-Brunswick

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 44 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires à Terre-Neuve-et-Labrador

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires à Territoires du Nord-Ouest

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires en Nouvelle-Écosse

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 48 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires au Nunavut

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires en Ontario

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 44 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires à l’île du Prince-Édouard

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 48 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires au Québec

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires en Saskatchewan

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.

Heures supplémentaires au Yukon

• Seuil d’heures supplémentaires : Plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine.
• Taux de rémunération des heures supplémentaires : 1,5 fois le taux horaire régulier.