Gestion de personnel
9 min.

Comment améliorer votre gestion et le calcul des congés payés

Véronique Forest
Véronique Forest
août 24, 2023
Main qui tourne les éléments d'un boulier : casquette, lunettes de soleil, valise, livre, ballon, coeur, smiley

La gestion des congés payés peut parfois être compliquée, surtout pour les managers qui doivent gérer des équipes avec des plannings variables.

Congés payés, jours fériés, vacances, journées maladie, il existe une multitude de types de congés et il s’agit de votre responsabilité de vous assurer de respecter les différentes lois qui s’y rattachent.

Mais les congés payés ne sont pas seulement une obligation légale. Ils procurent aussi une multitude de bénéfices, autant pour les salariés que pour les managers.

En effet, lorsque les salariés prennent des congés, ils reviennent généralement au travail plus motivés et plus productifs. C’est aussi très bénéfique pour leur santé mentale et physique.

La prise de vacances permet aussi d’avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle en plus d’améliorer le bien-être des salariés. Vous avez donc tout à gagner d’encourager votre équipe à prendre des congés !

Dans cet article, vous apprendrez comment mieux gérer les congés dans votre entreprise et comment calculer le nombre de congés auxquels a droit chacun de vos salariés. Bonne lecture !

Quelle est la différence entre les congés payés, les vacances et les jours fériés ?

Démêlons un peu les types de congés dont bénéficient généralement les salariés d’une entreprise.

Tous vos salariés ont droit à des congés payés qui peuvent prendre la forme de vacances, de congés maladie ou même de jours fériés. En effet, un congé payé est simplement une période pendant laquelle un salarié est autorisé à s’absenter du travail et reçoit quand même son salaire.

Les vacances sont donc des congés payés. Les salariés ont accès à un certain nombre de jours de vacances par année selon leur contrat de travail.

Les jours fériés, quant à eux, sont des journées spécifiques pendant l’année telles que des jours de fête religieuse, civile ou nationale où les entreprises cessent généralement leurs activités. Les salariés qui doivent quand même travailler pendant ces journées peuvent recevoir une compensation salariale en conséquence selon les lois en vigueur.

Vos salariés peuvent aussi prendre des jours de congé maladie dont le nombre est déterminé par les lois en place ou par le contrat de travail. Les congés maladie sont généralement payés, mais peuvent aussi être aux frais du travailleur selon le cas.

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Les congés payés à travers le monde

Le nombre de congés payés auxquels ont droit les travailleurs varie grandement dans le monde. Ainsi, chaque pays peut fixer le nombre de jours de congé payé minimal à offrir à ses salariés.

Par exemple, au Canada, les salariés doivent minimalement avoir 10 jours de congés par an en plus de 8 jours de jours fériés. En comparaison, en France, les salariés bénéficient de 25 jours de congés payés. Aux États-Unis, il n’y a pas de nombre minimum de congés payés à offrir.

Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, plusieurs managers décident toutefois d’offrir plus que le minimum prévu par la loi. Par exemple, de nombreuses entreprises canadiennes ont décidé d’offrir 3 voire 4 semaines de vacances à leurs salariés dès leur embauche. Cette pratique leur permet de recruter et de fidéliser leurs salariés beaucoup plus facilement.

Est-ce que les salariés à temps partiel ont droit à des congés payés ?

Au Québec, les salariés à temps partiel ont le droit d’avoir des congés payés au même titre que les salariés à temps complet, peu importe la nature de leur contrat de travail.

En tant que manager, vous devez cependant vous assurer que l’attribution des jours de congés demeure équitable au sein de votre équipe. Pour ce faire, vous devez mettre en place des règles qui définissent comment les jours de congés sont approuvés et partager votre politique avec vos salariés.

Comment améliorer la gestion des congés ?

La gestion des congés est similaire à la gestion des absences dans une entreprise. Il s’agit donc d’une tâche très importante qui doit être réalisée avec rigueur.

Pour vous aider à améliorer le planning des congés du personnel, voici quelques astuces.

1. Soyez transparent et proactif

Avez-vous une politique de vacances au sein de votre entreprise ? Une politique de vacances est un outil RH important pour les salariés : elle leur permet de savoir et comprendre comment la prise de vacances fonctionne dans l’entreprise.

Elle permet d’expliquer clairement aux membres de votre équipe comment vous fonctionnez lors de l’approbation des demandes de congés : par ancienneté, premier arrivé premier servi, par situation familiale, etc. Elle met aussi au clair s’il y a certaines périodes de l’année où vous ne pouvez pas accepter de congés tel que le temps des fêtes ou les vacances d’été.

En tant que manager, il est de votre responsabilité de faire en sorte que vos salariés aient accès facilement à toute l’information concernant leurs congés. Trop souvent, les salariés ne sont même pas en mesure de savoir combien de jours de vacances ils ont accumulés. Faites en sorte que cette information soit accessible pour eux.

Prenez le temps de donner une formation adéquate afin que vos salariés comprennent leurs droits, sachent comment la prise de congés fonctionne et comprennent l’importance de ces périodes de repos.

Si vous êtes manager dans une entreprise qui embauche beaucoup de jeunes telle qu’une épicerie ou un commerce au détail, il est primordial de former vos salariés puisqu’il peut s’agir d’une première expérience de travail pour eux.

Par exemple, lors de l’onboarding d’un nouveau salarié, prenez le temps de lui expliquer comment consulter sa banque de vacances, comment faire pour demander un congé et même comment justifier une absence. Ainsi, le temps venu, il sera en mesure de faire les démarches administratives par lui-même.

N’hésitez pas à faire des rappels lorsque le temps des vacances arrive afin que vos salariés fassent leur demande le plus tôt possible.

2. Assurez-vous que vos salariés prennent leurs congés

Prendre des congés est nécessaire pour le bien-être de vos salariés. Si vous voulez qu’ils soient productifs et heureux au travail, il est primordial que ceux-ci prennent des congés régulièrement.

Pour y arriver, vous pouvez d’abord donner l’exemple et prendre des congés régulièrement vous-même. Vous pouvez aussi rappeler à vos salariés le nombre de jours de congés qu’il leur reste et les encourager à les prendre.

Certaines entreprises, comme les entreprises en construction, décident aussi de fermer leurs portes pendant certaines périodes de l’année. Il s’agit d’une bonne solution pour s’assurer que toute l’équipe puisse avoir un moment de répit.

N’oubliez pas que vos salariés à temps partiel ont aussi droit à des jours de congés payés !

3. Utilisez un logiciel de gestion de salariés

La meilleure façon d’améliorer votre gestion des congés est de vous munir d’un logiciel de gestion de salariés. Celui-ci permet d’automatiser plusieurs aspects de votre gestion, notamment les demandes de congés, leur approbation et la publication de la politique de congé de l’entreprise.

Par exemple, en utilisant un logiciel de gestion de salariés, vous recevrez une notification dès qu’un salarié fera une nouvelle demande de congé. Vos salariés pourront vous laisser une note explicative et vous pourrez faire de même lors de l’approbation ou le refus du congé.

Le salarié recevra ensuite une notification pour la confirmation de sa demande. Les jours de congé approuvés se retrouveront directement dans le planificateur de planning. Vous serez donc certain de ne pas les oublier le temps venu.

La plupart des logiciels de gestion de salariés permettent aussi au personnel de votre entreprise d’avoir accès rapidement à leur banque de congé. Cela leur permet de savoir en un coup d’œil combien de jours de vacances ou de congés maladie il leur reste.

Comment calculer les congés payés ?

En France

Les congés payés font partie de la rémunération globale de vos salariés. Lorsque ceux-ci prennent des congés, ils perçoivent une indemnité qui est calculée selon leur rémunération brute.

Le calcul des congés payés prend en considération :

  • Le salaire de base;
  • Les heures supplémentaires;
  • Le salaire lié à du travail effectif (comme un congé parental ou un arrêt de travail, par exemple);
  • L’indemnité de congé des années précédentes;
  • Certaines primes, commissions et indemnités.

L’indemnité de congé peut être calculée de 2 façons :

  1. Le montant est égal à 1/10e de la rémunération brute du salarié pendant la période de référence;
  2. Le montant de l’indemnité est égal à la rémunération qu’aurait perçue le salarié s’il avait continué de travailler.

Le montant le plus avantageux est versé au salarié pendant ses congés. Pour le calcul, vous devez prendre en compte le planning réel du mois (méthode la plus reconnue et utilisée), le nombre moyen de jours ouvrables ou le nombre réel de jours ouvrables.

Par exemple, un salarié touche un salaire de 24 000 € par an, ou 2 000 € par mois. Il souhaite prendre 2 semaines de vacances, soit 10 jours ouvrés.

Avec la première méthode, le salarié reçoit une rémunération de 2 400 € pendant ses 25 jours de congés annuels. Son indemnité de congé correspond à 1/10 de son salaire annuel (24 000 ÷ 10 = 2 400). Pour 10 jours de vacances, il recevra 960 € (2 400 x (10 ÷ 25) = 960).

Avec la deuxième méthode, le salaire du salarié est maintenu. Son indemnité de congé correspond donc à son salaire pour 70 heures de travail, soit 7 heures par jour pendant 10 jours ouvrés. Pour trouver son salaire exact, il faut multiplier le salaire mensuel du salarié par la proportion équivalente aux heures non travaillées en prenant en compte le nombre de jours de travail qui correspond au planning réel du mois.

Par exemple, si le mois en cours a un total de 21 jours ouvrés, le calcul sera le suivant : 2 000 x [70 ÷ (7×21)] = 952,38 €. Le salarié recevra donc une rémunération de 952,38 €.

Au final, le montant reçu par le salarié sera celui qui est le plus avantageux, soit 960 €.

Les jours fériés

Les jours fériés doivent être rémunérés de la même façon qu’un jour de travail normal qu’ils soient travaillés ou chômés. Le salarié doit recevoir son salaire habituel pendant les jours fériés s’il a accumulé une ancienneté d’au moins 3 mois.

Le 1er mai est le seul jour férié qui doit obligatoirement être une journée de repos.

Au Québec

Au Québec, les salariés ont droit à une indemnité de vacances qui varie selon l’année de référence utilisée par l’entreprise, le nombre d’années de service continu du salarié et le salaire brut gagné pendant l’année de référence.

L’année de référence s’échelonne généralement sur 12 mois et s’étend du 1er mai au 30 avril.

Le montant de l’indemnité de vacances est calculé à partir d’un pourcentage du salaire brut du salarié. Par exemple, un salarié qui accumule entre 1 et 3 ans de service continu recevra 4 % de son salaire brut pendant ses 2 semaines de vacances prévues par la loi. S’il cumule 3 ans et plus de service continu, il aura droit à 3 semaines de vacances qui correspondent à 6 % de son salaire brut.

Par exemple, un salarié cumule 2 ans de service. Il touche un salaire annuel de 50 000 $. Pendant ses 2 semaines de vacances annuelles, il recevra une indemnité de 2 000 $ (50 000 x 4% = 2 000 $).

Les jours fériés

Les salariés reçoivent aussi une indemnité pour les jours fériés. Elle doit être égale à 1/20 du salaire gagné par le salarié au cours des 4 semaines complètes de paie qui précèdent le congé. L’indemnité exclut les heures supplémentaires.

Par exemple, un salarié est payé 15 $ de l’heure. Il a gagné 1 200 $ au cours des 4 dernières semaines, son indemnité est donc de 60 $ (1 200 ÷ 20 = 60).

 


 

Pour vous aider à vous lancer dans la planification des congés des membres de votre équipe, n’hésitez pas à utiliser un modèle de planning de congés. Vous pouvez aussi vous servir d’un formulaire Word de demande de congé pour faire le suivi des demandes de vos salariés.

Bonne planification !

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