Affaires

Gérez les demandes de congé comme un pro

Par Samuel Roy 10 juillet 2019

Avez-vous déjà oublié de considérer la demande de congé d'un employé lors de la création de votre horaire? Si vous avez répondu non, ne lisez pas ce qui suit!


Par contre, si vous admettez qu'il y a place à l'amélioration dans votre façon de communiquer vos horaires , cette série d'articles pourrait vous être bénéfique. Vous allez comprendre les effets négatifs provoqués par de simples lacunes dans les communications entourant la gestion des horaires.

Le cas adressé ici est celui des demandes de congé.

Voici l'histoire vécue de Pierre, le petit ami de ma fille aînée

Un souper de famille s'organise pour la fête de ma fille aînée. J'invite mes deux filles, leurs petits amis (Pierre et Marc), et ma mère.

Pierre travaille comme serveur dans un restaurant les week-ends. Deux semaines avant le souper, Pierre arrive au travail et demande congé au responsable des horaires.

Le temps passe et Pierre n'a pas de nouvelle. Il assume que son congé n'est pas accepté. L'horaire en format Excel est affiché sans modification.

Le jour du souper en question, en après-midi, Pierre nous informe qu'il se joindra à nous aussitôt que son quart se termine, mais qu'il ne sera pas du souper n'ayant pas eu de nouvelle à propos de sa demande.

  1. 18h15 : Pierre se change et met son uniforme.
  2. 18h30 : Pierre quitte pour le travail. Notez que Pierre travaille dans un restaurant se trouvant à 25 minutes de chez lui.
  3. 19h00 : À son arrivée, il constate qu'il avait été rayé du tableau Excel de l'horaire affiché dans la salle des employés et remplacé par un autre employé. Il interrompt le gérant sur le plancher et discute avec lui. Ce dernier confirme que Pierre ne travaille pas ce soir-là. Il a omis de lui confirmer. Pierre n'a pas eu l'occasion de voir la modification sur l'horaire papier puisqu'il ne travaille pas en semaine.
  4. 19h20 : Il quitte le restaurant et se met en route vers sa demeure.
  5. 19h50 : Il passe se changer chez lui.
  6. 20h20 : Pierre se joint à nous.

À son arrivée, Pierre nous a partagé sa déception. Il a fait une heure de route pour absolument rien et a manqué le souper de fête de sa petite amie. Il y a un malaise évident…

Maintenant, comment ça se passe si le restaurateur utilise Agendrix pour gérer la demande de congé?

  1. Pierre aurait fait une demande de congé directement par Internet, à partir de son appareil mobile ou son navigateur web, avant même que l’horaire ne soit conçu par le gérant.
  2. Quand il fait une demande de congé, il choisit la date de début et de fin, puis justifie sa demande en écrivant :"Je souhaite être en congé pour le souper de fête de ma petite amie. Ce souper est important pour moi."
  3. Du même coup, instantanément, une notification est envoyée au responsable des horaires pour l'avertir d'une nouvelle demande de congé.
  4. Trois choix s’offrent au responsable des horaires : accepter, refuser ou lancer une conversation pour expliquer son point de vue ou changer quelque chose à la demande. Dans la demande reçue de Pierre, le gérant voit aussi, dans la même interface, l’historique des demandes passées. Ainsi, il peut visualiser les congés en attente des autres serveurs pour la même période.
  5. Ensuite, il accepte en un simple clic. Le gérant n’a plus rien à faire, c’est terminé pour lui et le congé est transposé dans l'interface du planificateur d'horaires.
  6. Une notification est envoyée automatiquement à Pierre qui apprend la bonne nouvelle.

Notez que le responsable des horaires n'a pas à partager ses informations personnelles (adresse courriel, profil Facebook, ou numéro de téléphone personnel) avec les employés. Ces derniers reçoivent des communications en provenance d’Agendrix et non en provenance du numéro de téléphone, du courriel ou du compte Facebook du responsable. Les superviseurs d’horaires utilisant Agendrix conservent donc leurs informations privées!

Le scénario revu et corrigé :

  • Pierre participe au souper de fête.
  • Pas de malaise pour Pierre.
  • Pas d’interruption du gérant en période de pointe un vendredi soir.

Les erreurs de communications causent beaucoup de perte de temps et biens des désagréments. Une grande majorité de ces inconvénients peuvent être évités avec l'utilisation de la technologie adéquate. La bonne nouvelle est qu'il n'est jamais trop tard pour améliorer vos systèmes en place.


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