Une procédure simple pour une gestion de base des feuilles de présence

La procédure qui suit, déjà utilisée par certaines organisations à l’intérieur même d’Agendrix, s’effectue principalement dans trois modules.

Planning

Lorsqu’il est question de feuille de présence, diverses situations inattendues peuvent se produire : le salarié est en retard, débute avant, termine plus tôt ou plus tard que ce qui a été planifié dans le logiciel de gestion des plannings Agendrix. Il peut même ne pas se présenter!

Si un salarié doit rapporter un changement à ses heures, voici un aperçu de comment cela se passe :

• Il accède à Mon horaire à partir de son smartphone ou son ordinateur et sélectionne le quart nécessitant modification.
• Selon le cas, le salarié laisse un commentaire pour spécifier l’heure réelle à laquelle il a commencé ou terminé son quart. Puisque chaque commentaire est horodaté, le manager sait l’heure exacte à laquelle le salarié a commenté.
• Le manager peut ensuite modifier directement le quart passé dans le Planificateur d’horaire pour réfléter le temps réel travaillé.
• Lorsque vient le moment de faire les feuilles de présence, le manager peut exporter différents types de rapports pour compiler les données d’Agendrix (voir plus bas).
• Il peut ensuite envoyer l’information au département de la paie qui traiteront l’information selon leurs besoins.

Point important à considérer avec cette procédure :
Soyez conscient que si vous apportez des changements aux heures des quarts existants avant de dupliquer, vous dupliquerez les quarts modifiés au lieu des quarts avec les heures de base. Il faudra donc porter une attention particulière avant de publier le prochain planning.

Rapports

Agendrix offre diverses options de génération de rapport. Celui qui vous sera le plus utile dans l’accomplissement de votre méthode est Heures à l’horaire.

Comme sa description le mentionne, Le rapport Heures à l’horaire est ventilé par heure de la journée. Cela permet de savoir, pour une période donnée, combien d’heures un salarié a faites de jour, de soir ou de nuit.

Il est donc simple de personnaliser un fichier Excel dans lequel on va copier/coller l’information recueillie dans le rapport Heures à l’horaire pour produire rapidement un rapport qui tient compte des bonus de soir et de nuit, jours fériés, congés de maladie, etc.

*Notez que notre équipe de support est disponible pour répondre à vos questions, en plus de vous offrir la possibilité de vous accompagner dans la personnalisation ou la création d’un modèle de fichier Excel organisant les données selon vos besoins.

Babillard

Pour s’assurer que le processus fonctionne adéquatement, vos salariés doivent être conscientisés et connaître l’importance de bien rapporter les informations nécessaires pour tenir vos plannings à jour. Il est important que les heures planifiées reflètent en tout temps la réalité des heures travaillées.

Le babillard est l’outil idéal pour expliquer à vos salariés comment vous souhaitez gérer les feuilles de présence dans votre organisation.

Exemple de politique dans le babillard :

Voici comment nous utilisons Agendrix pour compiler les heures travaillées réelles et faire la paie :

Lors de n’importe laquelle des situations suivantes :

• Vous vous présentez au travail en retard;
• Vous vous présentez au travail en avance;
• Vous terminez plus tôt​;
• Vous terminez plus tard.

Vous devez commenter le quart de travail en question et nous dire ce que doit être modifié et pourquoi (seulement s’il y a modification à faire).

Pour commenter un quart de travail, à partir de la section ​Mon horaire​, cliquez sur ce dernier et utilisez la section ​Commentaires.

Votre superviseur immédiat recevra une notification afin qu’il puisse faire les modifications.

Notez que le superviseur peut répondre à votre commentaire par une question.

Merci de votre collaboration et rigueur.

La direction

Trucs et astuces lors de la création de messages babillards

Quels sites peuvent voir ce message?

Pour ceux qui ont plusieurs sites dans leur organisation, sélectionnez le ou les sites qui utilisent les feuilles de présence. L’idée est de transmettre la politique seulement aux personnes qui doivent en tenir compte.

Quelles positions peuvent voir ce message?

Sélectionnez la ou les positions qui utilisent les feuilles de présence. L’idée est de transmettre la politique seulement aux personnes qui doivent en tenir compte.

Options du message

Cochez Nécessite confirmation pour qu’Agendrix suggère aux personnes qui voient le message de confirmer sa lecture. L’idée est de responsabiliser les salariés et éviter de répéter les consignes. Les salariés qui confirment la lecture sont généralement plus attentifs aux procédures et règles à suivre.