La gestion des plannings de travail alourdit votre quotidien ? Découvrez les 10 erreurs qui y nuisent et comment un simple logiciel peut venir à votre rescousse.
« Gérer les plannings de travail semble simple. » Voici une phrase qui n’a jamais été articulée par un manager qui a déjà touché de près ou de loin à ce mal nécessaire.
Plusieurs éléments peuvent compliquer la gestion des plannings : les absences, les malentendus, en plus des imprévus… le tout multiplié par le nombre de salariés que vous gérez. Tous ces ingrédients font partie de la recette gagnante pour un flop.
En effet, beaucoup de managers commettent sans le savoir des erreurs qui leur coûtent temps, énergie et crédibilité auprès de leur équipe. Heureusement, avec les bons outils et quelques ajustements, il est possible d’éviter ces pièges.
Voici 10 erreurs fréquentes de gestion des plannings et nos conseils pratiques pour les éviter.
Pourquoi éviter les erreurs de gestion des plannings est essentiel
🚀 Améliorez la satisfaction et la fidélité de vos salariés.
« Agendrix responsabilise nos salariés. Ils gèrent eux-mêmes leurs disponibilités, ce qui réduit les malentendus et améliore leur engagement. » — Étienne, Bar Renard
💰 Réduisez les coûts liés au roulement de personnel et aux erreurs de planification.
« Grâce à Agendrix, nous avons réduit le roulement : les salariés apprécient d’avoir un planning clair et de pouvoir facilement demander des changements. » — Brahim, Hôtel St Paul
⏳ Gagnez du temps dans votre management quotidien.
« Avec Agendrix, je passe de 7 heures à 3 heures pour créer les plannings chaque semaine. Un énorme gain de temps ! » — Martine, Les Enfants Terribles (restaurant)
📈 Optimisez l’efficacité et la productivité de l’équipe.
« Tout est centralisé et transparent. Les communications sont plus rapides et tout le monde sait quoi faire, ce qui améliore la productivité globale. » — Diane, BMR (commerce de détail)
Les erreurs de gestion de plannings : 2 grandes catégories
Pour mieux comprendre les défis de la gestion des plannings, il est utile de distinguer deux types d’erreurs : les erreurs de base, souvent liées aux outils ou à l’organisation quotidienne, et les erreurs stratégiques, qui relèvent plutôt de la vision globale et de l’implication de l’équipe. Voici comment les reconnaître… et les corriger.
Exemples d’erreurs de base de gestion de plannings
Ces erreurs sont les plus fréquentes. Elles surviennent dans la planification quotidienne : un oubli de disponibilité, un planning mal communiqué, un remplacement désorganisé. Ce sont des détails qui finissent par coûter cher si on ne les prend pas en charge rapidement.
1. Négliger les disponibilités des salariés
Dans un restaurant, un serveur étudiant est prévu au planning un jeudi soir, alors qu’il avait indiqué ne pas être disponible en raison d’un examen universitaire. Résultat : en son absence, le service est ralenti et les clients insatisfaits.
👉 Solution : Centraliser tout ce qui se rattache aux plannings, incluant les disponibilités, dans un logiciel de gestion des plannings. Celles-ci peuvent ensuite être mises à jour par les salariés selon leurs contraintes personnelles.
2. Utiliser des outils désuets comme Excel ou le papier
Une boutique de vêtements utilise encore un planning de travail papier affiché en arrière-boutique. Lors d’un changement de dernière minute, plusieurs salariés ne voient pas la mise à jour et deux caissiers ne se présentent pas, forçant la fermeture anticipée de la boutique.
👉 Solution : La gestion des plannings sur une plateforme dédiée, centralisée et synchronisée permet à tous d’accéder à la version la plus récente du planning en tout temps.
3. Sous-estimer les périodes d’achalandage
Durant sa campagne de vaccination contre la grippe, une pharmacie connaît une forte période d’achalandage. Faute d’avoir prévu le tout, il manque de personnel sur le plancher pour répondre à la hausse de clientèle. Le service est ralenti, ce qui génère de multiples plaintes.
👉 Solution : Analyser l’historique d’achalandage pour certaines périodes de l’année permet d’ajuster les effectifs en conséquence et d’éviter les mauvaises surprises. Mais pour ce faire, encore faut-il avoir facilement accès à cet historique.
4. Omettre de communiquer efficacement les plannings
Le manager d’un centre d’appel envoie le planning de travail pour la semaine à venir à la dernière minute par courriel. Résultat : plusieurs agents ne savent pas qu’un changement a été apporté à certaines de leurs plages comme ils n’ont pas consulté leurs courriels, provoquant des manques importants en période d’appels critiques.
👉 Solution : Publier les plannings dans un logiciel qui envoie des notifications automatiques à toute l’équipe permet d’assurer une bonne communication. Le manager peut aussi voir qui a consulté la dernière version du planning, ce qui aide à prévenir les malentendus.
5. Gérer les congés et remplacements de façon désorganisée
Une préposée aux bénéficiaires demande verbalement un congé à son manager, qui oublie de l’inscrire. Le jour venu, personne n’est sur place pour la remplacer durant sa plage horaire, mettant en péril la qualité des soins offerts aux résidents.
👉 Solution : Centraliser toutes les demandes de congé, les absences et les remplacements dans un logiciel de gestion des plannings.
Exemples d’erreurs stratégiques de gestion de plannings
Ces erreurs concernent la façon dont vous impliquez votre équipe, analysez vos besoins ou anticipez les imprévus. Ce sont souvent les plus insidieuses, mais aussi celles dont la correction a le plus d’impact sur le moral des troupes et la qualité du service offert.
6. Ne pas anticiper les absences de dernière minute
Une réceptionniste dans un hôtel est tombée malade le matin même de sa plage. Aucun plan B n’est prévu, ce qui oblige un manager à improviser une solution d’urgence : il doit remplacer le salarié et n’a pas de temps pour ses propres tâches de management.
👉 Solution : Mettre en place un système d’échange de plages rapide et visible pour toute l’équipe.
7. Ne pas impliquer les salariés dans la création des plannings
Dans une clinique de soins à domicile, les plannings sont établis sans consulter les membres de l’équipe. Les infirmières, frustrées de ne jamais avoir leurs préférences respectées, commencent à chercher d’autres emplois offrant plus de flexibilité.
👉 Solution : Permettre aux salariés d’identifier leurs disponibilités, d’échanger des plages horaires de travail et de postuler sur des plages ouvertes.
8. Répéter les mêmes erreurs de planification
Chaque samedi, un restaurant se retrouve à court de serveurs sur la terrasse dès que la météo s’annonce clémente. Pourtant, aucune modification proactive n’est faite de la part du manager pour corriger le tout. Le personnel est dépassé et les clients mécontents.
👉 Solution : Corriger la gestion des plannings en prévoyant plus de personnel pour certaines journées plus imprévisibles, avec du personnel de garde disponible au besoin.
9. Ignorer les préférences des salariés
Un salarié dans une quincaillerie préfère travailler le matin, ce qui lui permet de suivre des cours en soirée. Pourtant, il est systématiquement planifié qu’il travaille de 13 h à 21 h plusieurs jours par semaine. Frustré, il quitte son emploi.
👉 Solution : Prendre en compte les préférences liées aux plannings pour améliorer la satisfaction des salariés et la rétention de personnel.
10. Ne pas faire de suivi après la publication du planning
Dans une résidence pour aînés, le planning est publié puis envoyé par texto, mais aucune validation n’a lieu pour s’assurer que toute l’équipe l’a bien reçu et validé. Une erreur de plage horaire passe inaperçue, ce qui cause une surcharge pour une équipe déjà limitée.
👉 Solution : Valider que tous les membres de l’équipe ont vu et compris leur planning, et ajuster au besoin.
Changer sa gestion des plannings, ça commence par vous
Éviter ces 10 erreurs transforme votre gestion d’équipe en véritable levier d’engagement et d’efficacité. Maintenant que vous avez les solutions, vous pouvez continuer à gérer vos plannings comme avant… ou passer à une gestion simple, fluide et performante. 🚀
Avec une solution adaptée comme Agendrix, la création des plannings devient non seulement plus simple, mais aussi plus stratégique pour votre entreprise. Et vos salariés vous en remercieront.
Bonus : les 5 habitudes gagnantes des managers qui réussissent leur gestion des plannings
Éviter les erreurs, c’est bien. Mais adopter des habitudes gagnantes, c’est encore mieux. 😉
Voici les pratiques des managers qui se démarquent par une planification des plannings qui est fluide, humaine et efficace.
1. Ils planifient à l’avance, sans tout couler dans le béton.
Ils prévoient les plannings en avance, tout en gardant la flexibilité nécessaire pour s’ajuster aux imprévus.
2. Ils misent sur la transparence.
Ils s’assurent que chaque membre de l’équipe connaît son planning et sait où aller chercher l’information supplémentaire au besoin.
3. Ils consultent leur équipe.
Les préférences, les contraintes et les idées de leurs salariés sont prises en compte en tout temps.
4. Ils exploitent les données.
Grâce aux rapports de présence et d’achalandage, ils ajustent les effectifs de manière proactive.
5. Ils utilisent les bons outils.
Ils automatisent les tâches répétitives avec un logiciel de gestion des plannings, pour mieux se concentrer sur un management humain.
✅ Prêt à adopter ces habitudes ? Un outil comme Agendrix vous y aidera à chaque étape.
Comment améliorer la gestion des plannings en entreprise ?
Améliorer la gestion des plannings passe d’abord par la centralisation de l’information. Un logiciel de création des plannings permet de créer, modifier et partager les plannings de manière fluide, tout en tenant compte des disponibilités, des contraintes contractuelles et des besoins opérationnels.
Un bon outil facilite également la communication instantanée avec les salariés en cas de changement, réduisant ainsi les risques de malentendus.
Il est aussi essentiel que la solution choisie s’adapte à la réalité spécifique de votre équipe, qu’il s’agisse de travailleurs à plannings fixes, variables ou de garde.
Pourquoi les erreurs de création des plannings coûtent-elles cher ?
Chaque erreur de planification peut entraîner :
- Des absences ou des retards dus à un manque de clarté
- Une surcharge de travail pour les collaborateurs
- Le départ de salariés insatisfaits
- Une baisse de productivité ou de revenus
- Du temps perdu à corriger les erreurs
Les prévenir est donc essentiel.
Quel outil utiliser pour éviter les erreurs de gestion des plannings ?
Un logiciel de gestion des plannings comme Agendrix est l’allié parfait pour éviter les erreurs courantes.
Grâce à Agendrix, vous pouvez :
- Créer des plannings optimisés en fonction des disponibilités et des préférences.
- Gérer facilement les remplacements en envoyant des offres de plages horaires aux salariés disponibles.
- Suivre en temps réel les présences, les absences et les heures travaillées.
- Automatiser les notifications de changements, évitant ainsi les oublis et la confusion.
En plus d’améliorer l’organisation interne, une telle solution contribue à renforcer la satisfaction et la fidélisation de vos salariés.
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