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Gestion d'entreprise

Comment créer une feuille de présence sur Excel?

Par Véronique Forest 24 août 2021

Voici une démarche simple à suivre pour faire une feuille de présence sur Excel en quelques instants pour faciliter le suivi des heures de travail.


Étape 1 : entrer les titres et les dates

Commencez par nommer chacune des colonnes dont vous aurez besoin. Écrivez les titres suivants dans la première cellule de chacune des colonnes de la première ligne : Date, Début de la plage horaire, Fin de la plage horaire, Temps de pause non payé, Heures totales.

Dans la première colonne, sous le titre « Date », entrez les dates qui correspondent à chaque jour de la semaine de paie à traiter. Puis, inscrivez le titre « Total » en bas de cette colonne.

Configuration d'une feuille de présence sur Excel

💡 Pour aller plus rapidement : Cliquez dans le coin inférieur droit d’une cellule contenant une date, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, puis faites glisser le curseur vers les cellules désirées pour créer une série logique de dates.

Étape 2 : personnaliser le format des cellules

Avant d’automatiser les calculs d’heures de travail, assurez-vous de personnaliser le format des cellules qui contiennent des heures. Pour ce faire, sélectionnez toutes les cellules avec des heures, cliquez sur « Personnalisée » dans le menu principal en haut, puis cliquez sur « Heures ».

Personnalisation du format des cellules d'une feuille de présence sur Excel

💡 Pour aller plus rapidement : Cliquez sur la première cellule à personnaliser, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, puis faites glisser le curseur vers les cellules que vous souhaitez sélectionner.

Étape 3 : automatiser les calculs

Afin d’automatiser les calculs des heures de travail de vos salariés, inscrivez la formule de calcul suivante sous le titre « Heures totales » : =(C2-B2-D2).

Cliquez ensuite dans le coin inférieur droit de la cellule, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, et faites glisser le curseur vers les cellules du bas pour appliquer la formule aux autres jours de la semaine.

Pour calculer le nombre total d’heures de travail de la semaine, inscrivez la formule de calcul suivante dans la cellule qui suit la dernière journée de la semaine : =SOMME(E2:E8), ou =SUM(E2:E8) dans la version anglaise d’Excel.

Ajout d'un calcul sur une feuille de présence sur Excel

Étape 4 : personnaliser l’apparence de votre feuille de présence

Pour rendre votre feuille de présence plus complète, personnalisez-là en ajoutant les informations nécessaires pour le traitement de la paie telles que le nom du salarié, son numéro d’employé, la date de période de paie, etc. Vous pouvez aussi modifier l’apparence de la feuille pour la rendre plus facile à lire.

Vous pourrez ensuite dupliquer votre modèle pour l’utiliser pour chacun de vos salariés.

Ajout d'information sur une feuille de présence sur Excel

Assurez-vous que votre modèle de feuille de présence Excel est complet et bien lisible, mais ne passez pas des heures à le personnaliser. Gardez-le tout simple.

Si vous utilisez un logiciel de planning de travail, sachez que la plupart proposent des outils dédiés à la gestion des feuilles de temps qui facilitent grandement la tâche des managers.

Pour gagner du temps et commencer à travailler plus rapidement, vous pouvez aussi télécharger notre modèle Excel gratuit de feuille de présence.

Comment suivre les feuilles de présence en ligne?

Il existe des outils spécifiquement conçus pour la gestion des feuilles de présence en ligne. Ces derniers permettent de comptabiliser les heures de travail des salariés et de créer automatiquement une feuille de présence complète afin de faciliter le traitement de la paie.

Certains logiciels de gestion des plannings offrent aussi la possibilité de suivre les feuilles de présence en ligne comme fonctionnalité complémentaire.

Pourquoi utiliser des feuilles de présence?

Les feuilles de présence sont nécessaires pour faire le suivi des heures de travail de vos salariés. Elles permettent d’éviter les erreurs dans le traitement de la paie et de valider si les heures de travail planifiées ont été respectées.

Comment calculer ses heures de travail?

Pour calculer les heures de travail de vos salariés, vous pouvez télécharger notre modèle gratuit de feuilles de présence.

Si vous souhaitez calculer vos propres heures de travail, vous pouvez utiliser notre calculatrice en ligne.


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