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Gestion d'entreprise

Gestion des feuilles de présence : Excel et Agendrix

Par Véronique Forest 26 janvier 2022

La gestion des feuilles de présence du personnel est un processus auquel aucune entreprise n'échappe.


Les salariés doivent remplir des feuilles de présence ou des feuilles de temps afin que leurs heures de travail soient répertoriées. Le responsable de la paie doit ensuite valider chacune des feuilles de présence, c’est-à-dire s’assurer que les heures pointées sont les bonnes, qu’il n’y a pas d’entrées de temps manquantes, que les heures supplémentaires sont bien comptabilisées, etc.

Les feuilles de présence doivent ensuite être envoyées à un service comptable afin que les salariés reçoivent leur paie. Toutes ces étapes sont indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise.

Pour faciliter la gestion des feuilles de présence, plusieurs entreprises se tournent vers des logiciels.

Comparons comment Excel et le logiciel de gestion de planning Agendrix peuvent aider à gérer les feuilles de présence des salariés.

Le pointage des heures de travail

Excel

Avec Excel, les salariés doivent écrire leurs heures de travail (arrivée, sortie, pauses) sur une feuille de papier ou dans un document Excel. Les managers doivent donc se fier à l’honnêteté des salariés pour comptabiliser leurs heures.

Les heures de chacun des salariés doivent ensuite être regroupées manuellement dans un seul document Excel.

Modèle de feuille de présence fait dans le logiciel Excel avec le nom des salariés dans la colonne à gauche et les dates sur la ligne en haut

Agendrix

Avec Agendrix, les salariés pointent leurs heures de travail directement dans le logiciel qui tient un registre des entrées et des sorties. Les managers peuvent utiliser l’appareil de leur choix pour le pointage des entrées de temps de leurs salariés : tablette, smartphone, ordinateur, téléphone fixe, etc.

Le logiciel permet de voir rapidement si les heures pointées concordent avec les heures qui ont été planifiées dans le planning. Les feuilles de présence sont accessibles en ligne, et peuvent être imprimées si nécessaire.

Il est même possible de recevoir une alerte lorsqu’un salarié ne pointe pas. Les managers peuvent aussi activer l’option du questionnaire COVID afin de s’assurer que leurs salariés ne sont pas malades.

Exemple du pointage d'une salariée dans le logiciel de gestion du personnel Agendrix

Lorsque les salariés pointent, ils peuvent aussi laisser des notes à l’attention de leur manager. Par exemple, ils peuvent mentionner qu’ils ont travaillé 30 minutes supplémentaires à la demande d’un autre superviseur. Cela facilite donc la gestion des irrégularités dans les feuilles de présence.

L’approbation des feuilles de présence

Excel

Avec Excel, les managers doivent vérifier chacune des entrées de temps manuellement. Ils doivent aussi vérifier si les heures pointées correspondent aux heures planifiées afin de faire le suivi de leur coût de main-d'œuvre.

Si une entrée de temps semble manquer, ils doivent communiquer par téléphone, email ou SMS avec les salariés concernés afin de valider le tout et s’assurer d’avoir les bonnes données pour gérer les paies.

Feuille de présence remplies avec les différents quarts de travail des salariés dans le logiciel Excel

Agendrix

Le logiciel Agendrix permet d'approuver automatiquement les entrées de temps qui respectent les critères des managers. Par exemple, si les heures pointées correspondent aux heures qui ont été planifiées dans le planning, les heures peuvent être préapprouvées automatiquement.

Les problèmes de pointage sont mis en évidence. Si un salarié n’a pas pointé ou a pointé avant ou après les heures planifiées, les managers devront approuver manuellement ces heures.

Le suivi du coût de main-d'œuvre se fait automatiquement dans le logiciel en fonction des heures planifiées.

Module de gestion des présences des salariés dans le logiciel de gestion du personnel Agendrix

L’exportation des feuilles de présence vers le système de paie

Excel

Avec Excel, il n'est pas possible d’automatiser l’exportation des feuilles de temps vers un système de paie. Les managers doivent donc télécharger manuellement un document Excel conforme au format requis dans le système de paie.

Agendrix

Avec Agendrix, une fois les feuilles de présence approuvées, les managers peuvent les exporter directement dans leur logiciel de paie en un clic. Agendrix offre des intégrations avec les logiciels de paie les plus populaires.

Sinon, il est aussi possible d’exporter les heures de travail dans un document Excel afin que les managers puissent envoyer le tout à leur comptable.

Ensemble des intégrations aux systèmes de paie du logiciel Agendrix : Acomba, Lightspeed, Hopem, Nethris, EmployeurD, Quickbooks.
Interface d'exportation des heures de travail des salariés vers la paie dans le logiciel Agendrix

Pourquoi choisir d’utiliser Excel?

Excel est une solution peu coûteuse et qui ne nécessite pas d’acheter du matériel supplémentaire puisque la plupart des entreprises utilisent déjà la suite Microsoft dans leurs activités quotidiennes.

Par contre, utiliser Excel pour gérer les feuilles de présence des salariés augmente le risque d’erreurs. Comme le logiciel n’est pas disponible en ligne, le partage et la protection des informations sont aussi plus difficiles. Assurer les suivis avec les salariés est aussi plus complexe.

💡 Excel est une bonne solution pour les petites équipes et pour les entreprises dont les salariés travaillent toujours aux mêmes heures.

Pourquoi choisir d’utiliser Agendrix?

Le logiciel de gestion de planning Agendrix est une solution plus dispendieuse qu’Excel. Cependant, il permet d’automatiser une multitude de processus et fait gagner énormément de temps aux managers.

En utilisant Agendrix, les paies des salariés sont moins sujettes aux erreurs. Cela contribue à améliorer la satisfaction et la confiance des salariés. Le logiciel est facile d’utilisation, et le service à la clientèle offre du support autant aux managers qu’aux salariés.

Interface de gestion des présences d'un salarié dans le logiciel Agendrix

💡 Le logiciel de gestion de planning Agendrix est une excellente solution pour les équipes de plus de 5 salariés et pour les entreprises qui doivent gérer des heures de travail variables (jour, soir, nuit, weekend, etc.).

La gestion des feuilles de présence de vos salariés est une tâche cruciale au bon déroulement des activités de votre entreprise. Vous devriez donc utiliser des outils performants qui répondent vraiment à vos besoins.

Logo d'Agendrix

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