Points clés
- La gestion des notes de frais est maintenant disponible dans Agendrix. Les collaborateurs soumettent leurs demandes directement depuis l’appli mobile.
- Agendrix lit le justificatif et remplit le formulaire automatiquement. Les salariés confirment les détails, sélectionnent un type de dépense et soumettent en un seul geste.
- Les managers révisent et approuvent depuis une liste centralisée. Les montants approuvés s’exportent vers la paie aux côtés des heures et des primes.
- Les types de notes de frais sont entièrement personnalisables. Agendrix suggère les types les plus courants pour démarrer, et vous configurez ce qui correspond à votre équipe.
Jusqu’ici, rembourser un collaborateur pour un repas professionnel, un déplacement ou une commande de fournitures nécessitait un formulaire papier, un SMS, ou un document qui n’était pas vraiment conçu pour ça. C’est désormais chose du passé.
Suivi des notes de frais pour les équipes en horaires décalés : un petit problème qui s’accumule vite
Lorsqu’un collaborateur engage une dépense professionnelle, le temps joue déjà contre vous. Entre deux postes, il n’a pas le temps de remplir un formulaire, alors il vous envoie une photo du justificatif par SMS et passe à autre chose. Vous avez l’intention de l’enregistrer.
La paie arrive, et vous voilà à chercher dans vos messages, un Excel vieux de deux semaines et des souvenirs flous de qui vous a soumis quoi. Vous n’arrivez pas à rassembler tous les détails nécessaires en cas d’audit. Pour les équipes en horaires décalés, c’est plus qu’un simple justificatif manquant : cela devient un problème qui se répète à chaque période de paie.
La gestion des notes de frais, depuis l’application que vous utilisez déjà
La gestion des notes de frais est un nouveau module complémentaire disponible pour tous les clients d’Agendrix. Les collaborateurs soumettent leurs demandes de remboursement directement dans l’application qu’ils utilisent déjà pour leurs plannings, leurs feuilles de présence et les communications d’équipe. Agendrix fait le travail pour eux : l’application lit le justificatif et remplit automatiquement la demande. Les managers valident, approuvent et exportent les remboursements vers la paie sans avoir à changer d’outil.
Le module est accessible depuis le menu de gauche de votre compte Agendrix.
Pour les collaborateurs
- Photo du justificatif, sans formulaire à remplir. Les collaborateurs appuient sur l’icône de plus (+) dans l’application mobile, photographient leur justificatif et le formulaire se remplit automatiquement (montant, date et nom du commerçant).
- Validation des informations et envoi. Ils confirment les informations saisies, sélectionnent le type de note de frais (kilométrage, repas professionnel, fournitures, et plus), ajoutent une note au besoin et soumettent la demande.
- Suivi du statut de la demande. Une fois soumise, ils peuvent suivre l’avancement de leur demande : soumise, approuvée, remboursée ou archivée.
Pour les managers
- Une seule liste pour toutes les demandes. Chaque note de frais en attente apparaît dans une vue centralisée, triée par date. Ouvrez n’importe quelle demande pour consulter le justificatif et les détails avant d’agir.
- Validation en un clic. Approuvez ou refusez rapidement. Les collaborateurs sont notifiés automatiquement.
- Marquez comme remboursé. Une fois le remboursement effectué, marquez la demande comme payée pour clore le dossier des deux côtés.
- Exportez vers la paie via nos intégrations. Les notes de frais approuvées peuvent être intégrées à votre export de préparation de la paie aux côtés des heures et des primes, via les intégrations de paie existantes.
- Conservez pour référence et vérifications. Que ce soit pour vos bilans de fin d’année ou les contrôles externes, toutes les demandes sont enregistrées et accessibles dans une application qui respecte les plus hautes normes du secteur en matière de sécurité et de confidentialité des données.
Personnalisé selon les besoins de votre équipe
Agendrix suggère les types de notes de frais les plus courants pour vous aider à démarrer (repas professionnels, déplacements, kilométrage, fournitures, et plus). Ensuite, vous configurez ce qui correspond à votre organisation : activez ou créez uniquement les types utilisés par votre équipe, ajoutez des sous-types au sein d’un type, et ajustez selon vos besoins. Tout reste centralisé au même endroit, sans avoir à chercher dans vos e-mails, vos tableurs ou vos dossiers papier au moment de la paie.
Ce que ça change pour votre équipe
- Moins d’allers-retours : plus besoin de courir après les justificatifs ni de faire le suivi des remboursements par SMS.
- Plus de transparence : les membres de l’équipe savent exactement où en est leur demande à chaque étape.
- Moins d’oublis : les montants approuvés sont directement intégrés à votre export vers la paie, sans ressaisie.
- Pas de nouvel outil à apprendre : tout se passe dans l’application que votre équipe utilise déjà tous les jours.
Prêt à simplifier la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais est désormais disponible en module complémentaire pour tous les forfaits Agendrix. Vous la trouverez dans le menu de gauche de votre compte. Pour des instructions détaillées pour l’activer, consultez notre article du centre d’aide.
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