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6 façons gratuites de gérer vos horaires de travail en ligne

Par Samuel Roy 26 juillet 2019

Si vous utilisez encore le crayon ou Word pour créer vos horaires et que vous les communiquez par papier, sachez qu’il existe de meilleures façons de faire.


Voici des outils gratuits qui facilitent à la fois la création et la communication des horaires de travail.

1. Google Agenda

Vous pouvez utiliser Google Agenda pour planifier et coordonner les horaires de travail de vos employés. Il suffit de créer un nouveau calendrier et d’y ajouter des événements (les plages horaires de vos employés). Pour chaque événement, assurez-vous d’inclure l’adresse courriel de votre employé afin qu’il y soit participant. Vous pouvez ensuite inviter chacun de vos employés à s’abonner au calendrier pour qu’ils aient accès à l’horaire complet sans que vous ayez à le communiquer chaque fois. Cet outil gratuit est moins approprié si vous gérez plus de 5 employés.

2. Excel avec Facebook Messenger

Vous pouvez utiliser Excel pour créer vos horaires et Facebook pour les partager à vos employés. Bien que non optimale, cette façon de faire gratuite est plutôt répandue puisque la vaste majorité des employés sont familiers avec Facebook. Il ne suffit que d’avoir un minimum de connaissances avec Excel pour personnaliser l’affichage, puis de partager la dernière version de l’horaire chaque fois qu’elle est créée ou modifiée.

3. Google Sheets

Google Sheets est un chiffrier en ligne similaire à Excel créé par Google. Contrairement à Excel, vous n’avez pas à sauvegarder chaque fois qu’une modification est effectuée; les changements sont sauvegardés automatiquement et le document est accessible par son URL. Plusieurs gestionnaires peuvent y collaborer simultanément. Une fois l’horaire créé, vous pouvez inviter vos employés à ce fichier en mode « vue seulement ». Pour accéder à Google Sheets, il vous faut d’abord créer un compte Gmail.

4. Excel avec Dropbox

Dropbox est un outil qui synchronise les fichiers d’un appareil à un autre et sauvegarde le tout en ligne. Dans Dropbox, vous pouvez partager un fichier (votre horaire) par courriel à vos employés. Ceux-ci peuvent ensuite y accéder en allant sur leur courriel ou en utilisant la même URL partagée.

5. Excel avec WhatsApp

Similaire à Facebook Messenger, WhatsApp est un outil de communication qui permet d’échanger des messages sans avoir à payer pour les SMS. Pour y accéder, chaque employé doit avoir un cellulaire. Vous pouvez ensuite envoyer rapidement l’horaire sous forme de lien, de document ou de photo.

6. Application gratuite de gestion d’horaires

Il existe des versions gratuites de logiciel de gestion d’horaires. Vous n’avez qu’à googler « logiciel gratuit gestion horaire » pour en trouver. Certaines solutions comme celle d’Agendrix incluent plusieurs fonctionnalités de leur plan payant, ce qui les rend attrayantes tout en restant gratuites.

Tout ce qui est gratuit contient ses limites. Aucune solution gratuite ne permet adéquatement de gérer l’ensemble des communications qu’engendrent la gestion des horaires et les contraintes des employés. Si vous devez gérer des horaires toutes les semaines, il est sans doute préférable de vous munir d’une solution d’horaires plus complète qui vous fera gagner du temps.


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