Affaires

3 manières d'économiser à l’aide d’un logiciel de gestion d'horaires

Par Samuel Roy 29 juillet 2019

Bien que la technologie ait évoluée, les gestionnaires d'entreprises utilisent les mêmes outils depuis 20 ans (crayons et Excel) pour gérer leurs horaires.


Ces outils inadéquats rendent la planification et la communication lourdes et complexes. Heureusement, il existe des outils conçus spécifiquement pour mieux gérer cette tâche fastidieuse. Voici comment ces outils peuvent vous faire économiser temps et argent.

1. Éliminer les oublis et pertes de temps

Une demande de congé écrite sur le coin d’une table, un employé qui envoie ses nouvelles disponibilités par courriel, de nombreux appels pour trouver un remplaçant à la dernière minute... Ces tâches sont simplifiées avec un logiciel de gestion d’horaires de travail.

Centraliser les informations essentielles de ses employés

Plusieurs facteurs liés aux employés impactent la gestion des horaires de travail. Les plus importants sont les suivants:

  • le nombre d’heures souhaitées;
  • les disponibilités;
  • les congés;
  • les taux horaires.

Avec ces informations centralisées dans l’horaire, la prise de décisions est améliorée et accélérée, ce qui permet d’économiser du temps chaque semaine.

Laisser les employés faire une part du travail

Contrairement à la méthode papier ou à l’utilisation d’Excel, les logiciels de gestion des horaires en ligne accordent une plus grande liberté aux employés afin qu’ils envoient eux-mêmes leurs contraintes dans le logiciel. Dans plusieurs logiciels, les employés ont la possibilité d’envoyer leurs demandes de congés et changements de disponibilités. Certains offrent même la possibilité aux employés de s’échanger des quarts entre eux. Le degré de liberté étant accordé aux employés est souvent configurable selon le désir du gestionnaire.

Rejoindre plus rapidement ses employés

De nos jours, la vaste majorité des gens utilisent quotidiennement un téléphone ou une tablette pour se connecter à leur compte Facebook, leurs courriels et leurs messages textes. En utilisant un logiciel de gestion des horaires, les employés peuvent accéder de partout et en tout temps à la version la plus à jour de l’horaire. Plusieurs applications offrent même un module de communication instantanée entre employés et gestionnaires similaire à Facebook Messenger.

2. Diminuer les coûts de main-d’oeuvre

Un budget de main-d’oeuvre est vite dépassé. Un trop grand nombre d’employés planifiés au même moment, des heures supplémentaires imprévues ou des plages horaires transférées à un employé à salaire plus élevé représente des scénarios courants qui peuvent être évités.

Optimiser les horaires avec une meilleure précision

Le secret des économies est dans l’optimisation. Celle-ci est possible à l’aide d’une plus grande précision dans la planification. C’est pourquoi planifier des horaires à l’aide de divers affichages telle qu’une vue qui présente l’horaire par jour est plus optimal. Une telle vue permet de valider et ajuster la quantité d’employés nécessaire pour chaque moment de la journée dans chaque département.

Connaître l’impact de ses décisions avant de les prendre

Savoir à l’avance les répercussions de chaque option permet de prendre de meilleures décisions. Par exemple, avec Excel, il n’est pas évident de savoir si un employé est planifié plus que son nombre d’heures maximal souhaité par semaine. Un bon logiciel de gestion d’horaires simule les impacts possibles et faire ressortir les anomalies.

Garder à l’oeil son budget de coûts de main-d’oeuvre

Trop peu de gestionnaires calculent leurs coûts de main-d’oeuvre réel par employé et par département. Plusieurs logiciels font ces calculs automatiquement. Certains vont même jusqu’à vous présenter si vos objectifs sont respectés ou non directement dans le planificateur d’horaires.

3. Réduire le taux de roulement des employés

Le non respect des contraintes des employés est l’un des principaux facteurs de démission du personnel et d’un taux de roulement élevé. Un outil d’aide à la décision conçu pour la gestion de personnel est l’une des clés pour simplifier la gestion des contraintes et augmenter la rétention du personnel.

Prendre en compte les heures souhaitées de ses employés

Les employés à temps partiel et ceux à temps plein souhaitent généralement obtenir un nombre minimum d’heures chaque semaine sans toutefois dépasser un nombre d’heures maximal. Certains logiciels affichent des indicateurs qui aident les gestionnaires à évaluer si l’horaire planifié respecte ou non les heures souhaitées des employés.

Valider les plages horaires à conflits

La centralisation des disponibilités et congés des employés dans l’horaire permet non seulement de prévenir les oublis, mais évite également les conflits d’horaires et les frustrations. Un logiciel de gestion d’horaires empêche ces erreurs de gestion qui causent souvent plusieurs problèmes.

Pourquoi ne pas essayer un logiciel de gestion d’horaires?

Si vous êtes intéressés par ces façons d’économiser, vous devriez essayer un logiciel de gestion d’horaires.

 

Bonne gestion d’horaires!


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